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Digitalisieren – damit Dokumente auch in Zukunft sicher sind

Buchdorf – In Wirtschaft , Industrie und Verwaltung sammelt sich täglich tonnenweise bedrucktes Papier an. Akten, Unterlagen, Rechnungsbelege, Bilder, Bücher aber auch Röntgenbilder, CDs und DVDs sowie viele andere Datenträger stapeln sich in Büros und Archiven, blockieren wertvollen Raum und beanspruchen menschliche Arbeitskraft, um erfasst und systematisiert zu werden.

Moderne CRM und ERP-Systeme erfassen Daten heute digital und dank Electronic Data Interchange (EDI) können diese auch problemlos auf digitalem Weg zwischen verschiedenen Systemen ausgetauscht werden. Dadurch sind bei weitem nicht mehr so viele Papiere im Umlauf wie noch vor ein paar Jahren, jedoch sammelt sich am Ende eines Geschäftsjahres immer noch genügend Material an, das dann vielfach in Ablagen und Archiven unterkommt, bis die Archivierungsfrist abgelaufen ist.

In fast jedem Unternehmen blockieren aber auch noch zahlreiche Dokumente und analoge Datenträger aus zurückliegenden Jahren wertvolle Ressourcen.

Dokumente, Dokumente, Dokumente …wer trennt die Spreu vom Weizen?

Einiges davon ist sicher Grundlage für die tägliche Arbeit und muss auch nach Jahren noch griffbereit sein, während andere Unterlagen und Dokumente zwar nicht unmittelbar für den tägliche Gebrauch benötigt werden, jedoch zugänglich sein sollten, falls Rückfragen oder Überprüfungen seitens der Finanzbehörden den Zugriff erfordern oder es gilt, Geschäftsvorfälle zu rekapitulieren, um Nachfragen von Kunden und Mitarbeitern sachkundig zu beantworten. Vieles kann sicher auch entsorgt werden, ist jedoch von höchster Brisanz, so dass besondere Sicherheitsbestimmungen für die Vernichtung gelten.

Dank Digitalisierung wird die Dokumentenflut beherrschbar

Spätestens mit dem Wandel zur mobilen Kommunikationsgesellschaft, in der zunehmend Informationen über das Internet ausgetauscht und immer mehr Aktivitäten in die Cloud verlagert werden, sind Dokumente und Informationen in analoger Form zumeist wertlos. Es gilt also, diese Dokumente zu scannen und in digitale Formate zu wandeln. Das Digitalisieren von analogen Unterlagen ist der einzige und sinnvollste Weg, um analoge Dokumente platzsparend zu lagern, durchsuchbar zu machen und über das Internet oder netzinterne Verbindungen an verschiedenen Standorten zum Abruf bereitzustellen. Vor allem aber lassen sich digitalisierte Dokumente nicht nur sicher verwahren, sondern vor Alterung und Zerstörung bewahren. Möglich wird dies durch redundante Speicherung in unterschiedlichen Brandabschnitten.

Im Trend: Outsourcing von Dokumentenarchivierung

Da es sich beim Scannen und Digitalisieren von Dokumenten um zeit- und arbeitsintensive Prozesse handelt und nicht jedes Unternehmen über die erforderliche IT-Infrastruktur sowie die notwendigen Speicherkapazitäten verfügen, gehen Unternehmen zunehmend dazu über, externe Dienstleister heranzuziehen, die über die entsprechende Expertise in der Dokumentendigitalisierung verfügen und auch die notwendigen Archivierungsmöglichkeiten bieten können.

Zu den Marktführern auf dem Gebiet der Digitalisierung und Online Archivierung in Deutschland zählt das Burgdorfer Unternehmen Frankenraster GmbH. Der Spezialist bietet neben der sicheren und datenschutzkonformen Dokumentenlagerung und Digitalisierung ein umfangreiches Service-Portfolio. Dazu gehört unter anderem auch die Digitalisierung von Filmen, Büchern und Röntgenaufnahmen sowie die sichere Aktenvernichtung.

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