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Dokumentenmanagement in Unternehmen – Lösungen der paperless group

In Unternehmen und Büros fallen täglich unzählige Dokumente und Akten an. Das stellt einige Ansprüche an die Lagerung solcher Unterlagen. Da ein schneller Zugriff auf Dokumente sowie die lückenlose Nachvollziehbarkeit eine wichtige Grundlagen für eine erfolgreiche Geschäftstätigkeit und Rechtssicherheit sind, sollten alle Akten und Dokumente stets sicher und leicht zugänglich gelagert werden. In der Praxis fehlt jedoch oft der Platz für eine optimale Lagerung.

Dokumenten Management Systeme

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich daher für ein Dokumenten Management System (DMS). Ein DMS ermöglicht einem Unternehmen Dokumente, Zahlen, Abbildungen, Grafiken, Formulare zu digitalisieren und mit anderen digitale Daten einfach und übersichtlich zu speichern. Mit einer vollständigen Übersicht über die digitalen, für das Unternehmen wichtigen Daten gewährleistet die Dokumenten Management Software, dass diese Daten leicht überwacht, bearbeitet und verwaltet werden können. Außerdem haben Benutzer mit einem DMS-Zugang zu verschiedenen Dokumentenfassungen und können diese einsehen und aktualisieren. Die Vorteile, Akten in digitalisierter Form im Rahmen intelligenter DMS Lösungen optimiert zu verwalten, liegen auf der Hand:

  • höhere Zugriffsgeschwindigkeit auf alle Dokumente
  • schnelle Recherche
  • kurze Abwicklungsdauer
  • keine Fehlablagen
  • kein Dokumentenverlust
  • keine Transportwege
  • Nachvollziehbarkeit von Änderungen an Dokumenten durch automatisierte Versionierung

Cloud-basierte Dokumentenablage

Digital archivieren lassen sich unternehmensrelevante Dokumente jeglicher Art: auch Personalakten, Briefe und Mails sind in elektronischer Form schneller und transparenter verfügbar. Das Unternehmen Paperless-Solutions GmbH bietet neben der im unternehmensinternen Lösung, mit einem externen DMS-Hosting außerdem die Möglichkeit, die Software, welche in einer Cloud installiert wurde, zu mieten, anstatt sie kaufen zu müssen und damit die Ressourcen des eigenen Unternehmens zu schonen. Die mit der Software bearbeiteten Daten werden ebenfalls in der Cloud gespeichert. Dieser Cloud-Dienst hat noch einen großen Vorteil: Die Dateien sind ohne größeren Aufwand mobil verfügbar. Statt wie bisher Daten mit einem USB-Stick oder per E-Mail zu verteilen, greift man einfach mit dem Web-Browser auf die in der Cloud gespeicherten Dateien zu. So sind alle Daten stets verfügbar – wann und wo man möchte. Auf diese Weise lassen sich unternehmensweit Dokumente gezielt und effizient bearbeiten. Prozessabläufe im Unternehmen selbst bleiben transparent und können stets lückenlos nachvollzogen werden.

Die gespeicherten Dokumente können von jedem berechtigten Mitarbeiter jederzeit spontan recherchiert, bearbeitet, geprüft und verteilt werden. Über mobile ECM geht das sogar von unterwegs aus. Das erspart nicht nur das Drucken und manuelle Archivieren von Belegen, sondern auch die Suche nach irgendwo abgehefteten Kopien. Außerdem kann selbst nach Jahrzehnten noch in jedem Dokument geblättert werden. Und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist wird es anschließend einfach gelöscht.

Der Betrieb des Servers läuft über das Hochsicherheitsrechenzentrum der paperless group. Der Zugriff auf die Dokumente erfolgt stets zugangsgeschützt und unter Verwendung eines eigenen Sicherheitszertifikates. Als Standard-Browser werden beispielsweise der Internet Explorer und Firefox unterstützt. Das ermöglicht den Anwendern eine intuitive und leichte Bedienung ohne einen unnötig hohen Schulungsaufwand.

Dokumenten Management Systeme spielen in der heutigen, zunehmend flexiblen und mobilen Arbeitswelt eine immer wichtigere Rolle. Sie können Unternehmen helfen, moderne Arbeitsformen zu fördern und alltägliche Arbeitsprozesse nachhaltig zu optimieren. Die Ablage und Suche von Dokumenten ist für Menschen zeitaufwendig, für einen Computer aber überhaupt kein Problem. Überall dort, wo Dokumente und Informationen in Stückzahlen abgelegt werden müssen und bei Bedarf schnell verfügbar sein sollen, lohnt sich die Investition in ein Dokumenten Management System. Cloud-basierte Lösungen bieten zudem den Vorteil, dass von überall auf der Welt auf diese Daten zugegriffen werden kann. Dank ausreichend schneller Server und einer exakten, automatischen Texterkennung können so selbst große Mengen an Dokumenten ohne Aufwand erfasst und so abgelegt werden, dass eine spätere Suche schnell zum gewünschten Dokument führt.

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