Elektronisches Fahrtenbuch – die 1% Regelung umgehen

Selbstständige, die einen Firmenwagen besitzen, der ebenfalls für private Zwecke genutzt wird, müssen das Fahrzeug versteuern. Dies gilt ebenfalls für Dienstwagen im Flottenmanagement. Um den zu versteuernden Betrag zu ermitteln, ist es hilfreich, ein Fahrtenbuch zu führen oder die Ein-Prozent-Regelung anzuwenden.

Die Dienstwagensteuer: 2023 wird es teurer

Bereits seit Monaten gab es Streit um das Dienstwagenprivileg. Jetzt steht fest, dass der Dienstwagen 2023 mit größter Wahrscheinlichkeit teurer wird. Auch wenn es nicht zur Abschaffung des Dienstwagenprivilegs kommt, so gilt die Erhöhung der Pauschalversteuerung von einem Prozent auf 1,5 Prozent als festgesetzt.

Durch die private Nutzung des Dienstwagens entsteht ein geldwerter Vorteil durch Angestellte oder Selbstständige. Auf diese werden vom Staat Steuern erhoben. Der Halter des Fahrzeugs – der Selbstständige, Freelancer oder Unternehmer mit Flottenmanagement – hat zwei Möglichkeiten, diesen Vorteil zu versteuern. Bei der Standardmethode handelt es sich um die pauschale Versteuerung. Dabei handelt es sich um eine unkomplizierte Methode, denn es wird lediglich ein Prozent des Listenpreises zugrunde gelegt. Doch je nach Fahrzeugmodell kann dies teuer sein und im Jahr 2023 wahrscheinlich noch teurer. Denn die Anzeichen mehren sich, dass die Bundesregierung plant die Pauschale von einem Prozent auf 1,5 Prozent zu erhöhen. Umso mehr lohnt es sich, in Erwägung zu ziehen, ein elektronisches Fahrtenbuch in Erwägung zu ziehen.

Der geldwerte Vorteil bei privater Nutzung des Dienstwagens

Diejenigen die darauf verzichten ein Fahrtenbuch zu führen, sei es manuell oder elektronisch, die müssen sich darüber bewusst sein, dass die private Nutzung vom Finanzamt wie folgt pauschal berechnet wird:

Für jeden Monat fällt ein Prozent des Brutto-Listen-Neupreises des Fahrzeugs an – unabhängig davon, was für das Fahrzeug tatsächlich bezahlt wurde.

Alle Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte werden mit einem Aufschlag berechnet und bei diesem wird jeder Kilometer mit 0,03 Prozent des Listenpreises multipliziert.

Unternehmer können lediglich dann auf die Ein-Prozent-Regelung zurückgreifen, wenn der Firmenwagen zu mehr als 50 Prozent für geschäftliche Fahrten eingesetzt wird. Hinzu kommt extra Umsatzsteuer für die private Nutzung.

Der Umstieg auf das Fahrtenbuch

Ob ein Wechsel zu einem Fahrtenbuch hilft, Geld zu sparen, dass bedarf einer individuellen Beurteilung. Hier müssen unterschiedliche Faktoren in die Beurteilung einfließen. Doch wer zum Fahrtenbuch wechseln möchte, der kann dies lediglich zum 01. Januar oder im Laufe des Jahres bei einem Fahrzeugwechsel tun. Der Wechsel vom Papier-Fahrtenbuch zum elektronischen Fahrtenbuch ist zudem auch zum Jahreswechsel problemlos möglich.

Das bedeutet, jeder, der bisher die 1-Prozent-Regelung genutzt hat, aber im nächsten Geschäftsjahr Steuern sparen möchte, der hat jetzt zum Jahresanfang Gelegenheit dazu. Um sich zu entscheiden, ist ein Firmenwagenrechner hilfreich. Zudem gilt die Faustregel, je höher der Bruttolistenpreis und ein relativ geringer Anteil an Privatfahrten lohnt sich ein Fahrtenbuch.

Wer einen günstigen Wagen fährt und diesen häufig privat nutzt, für den lohnt sich eher die 1-Prozent-Regelung. Allerdings kann sich das mit der geplanten Erhöhung des Steuersatzes auf 1,5 Prozent ändern.

Das elektronische Fahrtenbuch – steuerliche Vorteile ausnutzen

Bislang wurden Fahrtenbücher mühsam per Hand geführt und es passiert häufiger, dass es versäumt wird, eine Fahrt einzutragen. Relevant ist die Vorlage beim Finanzamt zwar nur bei einer Steuerprüfung, aber dann müssen die Daten stimmen. Sollten Daten fehlen oder fehlerhaft sein, dann kann sich dies sehr schnell als Nachteil herausstellen.

Wer sich entscheidet, auf ein elektronisches Fahrtenbuch zuzugreifen, der findet hier einige Tipps für die richtige Auswahl:

Ein entscheidender Punkt ist, dass der Anbieter Rechtssicherheit nachweisen kann. Denn ein Fahrtenbuch, welches vom Finanzamt nicht akzeptiert wird, ist nicht hilfreich. Daher sollte genau recherchiert werden, damit der Anbieter in Sachen Rechtssicherheit über jeden Zweifel erhaben ist. Sollten Systeme in die engere Wahl fallen, dann sollten diese nach folgenden Kriterien überprüft werden:

• Wie ist es um die Nutzerfreundlichkeit bestellt? Ist es schnell einsetzbar?
• Ist das System rechtssicher und entspricht den Vorgaben des Finanzamtes?
• Welche Fahrtenbuchfunktionen sind enthalten?
• Werden nützliche Zusatzfunktionen geboten?
• Sind spezielle Funktionen in Sachen Fahrzeugortung (GPS) und Telematik notwendig?
• Ist es möglich, das System kostenlos zu testen?
• Bestehen Erfahrungsberichte anderer User?
• Wie hoch sind die jährlichen Kosten?
• Wird in absehbarer Zukunft ein Upgrade für das Fuhrparkmanagement benötigt?

Die Systeme, die den eigenen Anforderungen am ehesten Entsprechen, sollten gründlich getestet werden. Dabei muss sich zeigen, dass die Fahrtenaufzeichnung problemlos funktioniert, dass die Fahrten schnell und einfach als Dienstfahrt oder Privatfahrt bzw. als Fahrt zur Arbeit klassifiziert werden. Zudem sollte überprüft werden, ob es möglich ist, die Dokumente zu manipulieren.

Fazit: mit einem elektronischen Fahrtenbuch starten

Es steht außer Frage, dass das elektronische Fahrtenbuch dem handschriftlichen Überlegen ist. Denn es wird eine lückenlose Aufzeichnung von Fahrten gewährleistet, während es handschriftlich immer wieder zu Fehlern kommt. Die meisten der elektronischen Fahrtenbücher, die heute am Markt sind, haben in Tests mit „Sehr gut“ bis „Gut“ abgeschnitten. Im Wesentlichen unterscheiden sich die Systeme durch die Art der Aufzeichnung und den Umfang der Zusatzfunktionen. Was die monatlichen Kosten angeht, so halten sich die Systeme im Rahmen. Angesichts der möglichen Steuereinsparungen lohnt es sich, auf ein digitales Fahrtenbuch umzusteigen. Vor diesem Hintergrund sollte stets bedacht werden, dass die Funktionalität wichtiger ist als der Preis.