Cashflow optimieren – Tipps für Selbstständige und Freelancer

Cashflow oder Cash Flow – beides gängige Schreibweisen – ist eine Bilanzkennzahl, aber auch eine wichtige Kennzahl für das tägliche Geschäft. Sie beschreibt den Geldzu- und -abfluss der selbstständigen Tätigkeit in einem bestimmten Zeitraum. Er lässt sich einfach für jeden beliebigen Zeitraum berechnen. Er gibt Aufschluss über Selbstfinanzierungskraft, also die Kapazität, sich aus eigener Kraft zu finanzieren, ohne Zugriff auf Fremdmittel. Der Cashflow berücksichtigt nur zahlungswirksame Vorgänge, ist also ein realistischer Spiegel der Ertrags- und Finanzkraft, die aus der unternehmerischen Tätigkeit resultiert.

Der Cashflow kann negativ oder positiv sein. Ein positiver Cashflow bedeutet, dass ein Selbstständiger die laufenden Kosten aus seinen Umsätzen begleichen und beispielsweise Investitionen tätigen oder Schulden tilgen kann. Bei einem negativen Cashflow sind die Ausgaben höher als die Einnahmen. Dadurch kann ein Liquiditätsengpass entstehen, der existenzbedrohend werden kann. Mit den nachfolgenden Tipps können Freelancer und Selbstständige ihren Cashflow verbessern und teilweise zusätzlich ihren Verwaltungsaufwand reduzieren.

Lastschriftverfahren einführen

Normalerweise verschicken Selbstständige Rechnungen an ihre Kunden und müssen dann auf die Aktion in Form der Bezahlung warten. Der Kunde muss aktiv werden, was manchmal länger dauern kann. Mit der sogenannten „Pull“-Zahlung lässt sich die Wartezeit kontrollieren. Wenn es möglich ist, sollten Selbstständige auf das Lastschriftverfahren umstellen und das Geld vom Kundenkonto selbst einziehen. Die Ausfallrate dabei ist sehr gering, das Geld kommt zum vereinbarten Zeitpunkt aufs Konto und der Verwaltungsaufwand verringert sich ebenfalls.

Mit einem Geschäftskonto für Freiberufler und Selbstständige wird die Übersicht besonders einfach. Dann vermischen sich die privaten nicht mit den geschäftlichen Buchungen.

Rechnungen übersichtlich gestalten

Manchmal sind Rechnungen sehr unübersichtlich. Als Kunde ist das sicher jedem schon passiert, dass eine Rechnung erst auf den zweiten Blick verständlich war. Deshalb ist es wichtig, bei der Rechnungsgestaltung die Kundenperspektive einzunehmen und die folgenden Punkte zu beachten:

  • Genau die Leistung angeben
  • Ansprechpartner mit Kontaktdaten in die Rechnung einfügen
  • Kontoverbindung leicht auffindbar platzieren
  • Alle Angaben für die spätere Zahlungszuordnung gut sichtbar darstellen, eventuell einen Hinweis einfügen, was auf der Überweisung anzugeben ist.
  • Zahlungsziel genau definieren und angeben

Es ist sinnvoll, die ausgehenden Rechnungen darauf zu prüfen, wie verständlich sie sind. Hat der Kunde nur wenig Aufwand, erfolgt die Bezahlung meist schneller, was den Cashflow erhöht.

Zahlungsfähigkeit des Kunden sicherstellen

Insbesondere wenn es um einen größeren Auftrag geht, ist es für Freelancer sinnvoll, die Bonität des Kunden zu prüfen oder prüfen zu lassen. Das ist gängige Praxis und ein wirksamer Schutz vor Zahlungsfällen. Dadurch ist es nur in Ausnahmefällen wirklich notwendig, einen Inkassodienst einzuschalten. Das reduziert die Kosten und erhöht den Cashflow.

Kundeninformationen regelmäßig aktualisieren

Aktuelle Kundendaten sind eine wichtige Maßnahme, um den Cashflow zu verbessern. Denn die Rechnungen kommen dann sicher beim Unternehmen und beim richtigen Ansprechpartner an. Dadurch verkürzen sich Reaktionszeiten und die gesamte Kommunikation verbessert sich. Dafür eignen sich beispielsweise regelmäßige Kundenbefragungen, bei denen Freiberufler auch gleichzeitig die Kundenzufriedenheit abfragen können. Gleichzeitig ist es dann möglich weitere Kooperationen anzufragen oder um Feedback zu den Leistungen zu bieten. Das hat den weiteren Vorteil, dass die Kunden authentisches Feedback geben.

Umsätze durch Werbeaktionen erhöhen

Eine sehr einfach Möglichkeit, die Umsätze zu erhöhen, ist eine Preiserhöhung. Doch die kommt bei vielen Kunden nicht gut an. Insbesondere im B2C-Bereich lassen sich mit Marketingaktionen neue Anreize schaffen. Beispiele dafür sind:

  • Kurzfristige Aktionen mit guten Rabatten wie 2für1-Aktionen
  • Saisonale Rabatte
  • Rabatt bei Sofortzahlung oder Lastschrifteinzug

Die eigenen Kosten reduzieren

Die Einnahmen zu steigern ist eine Möglichkeit, den Cashflow zu erhöhen. Die Senkung der Ausgaben eine weitere. Dazu ist es gar nicht notwendig, Mitarbeiter zu entlassen. Besser ist es, die Ausgaben genauer unter die Lupe zu nehmen und zu überlegen, wo Einsparungen möglich sind. Das kann durch die Wahl eines günstigeren Anbieters bei Telekommunikation, Internet oder Strom sein. Aber auch Abonnements, die keiner mehr nutzt, oder Versicherungen bieten Einsparpotenziale. Ebenso kann es sich lohnen, bei den Lieferanten nach Rabatten zu fragen, beispielsweise bei einer höheren Bestellmenge.

Debitorenmanagement verbessern

Ein gutes Debitorenmanagement sorgt für kürzere Laufzeiten von der Lieferung bis zu Bezahlung durch den Kunden. Kurze Zahlungsziele sorgen für einen besseren Cashflow. Effiziente Prozesse und eine optimales Mahnwesen tragen dazu bei, die Zeit zu verkürzen, bis der Kunde bezahlt. Dabei ist zu beachten, dass hier persönliche Gespräche mit dem Kunden und eine gute Beratung sehr hilfreich sind.

Anlagevermögen regelmäßig überprüfen

Nicht betriebsnotwendiges Anlagevermögen bindet viel Kapital. Dessen Veräußerung verbessert den Cashflow. Das können Grundstücke und Gebäude, aber auch Maschinen oder Teile des Fuhrparks sein. Seltener genutzte Maschinen lassen sich für einen kurzen Zeitraum auch günstig leasen, wenn sie beispielsweise nur wenige Monate im Jahr im Einsatz sind.

Absprachen mit den Lieferanten treffen

Durch längere Zahlungsziele mit den Lieferanten lässt sich der Cashflow erhöhen. Es kann auch hilfreich sein, die Lieferanten in Prozesse zu integrieren. Gegebenenfalls kann ein Lieferantenwechsel oder eine Einkaufskooperation vorteilhaft sein. Dabei ist auf die Vertragsgestaltung zu achten, damit sich der Cashflow auch tatsächlich positiv entwickelt.

Factoring

Factoring ist eine weitere Möglichkeit, den Cashflow zu erhöhen. Damit ist ein bestimmtes Vorgehen gemeint, um die Zahlung offener Rechnungen zu beschleunigen. Die Forderungen gegenüber einem Kunden gehen an ein Finanzdienstleistungs- oder Kreditinstitut über. Das Unternehmen zahlt den Rechnungsbetrag abzüglich eines bestimmten Prozentsatzes. Verbleibt das Risiko für einen Zahlungsausfall beim Unternehmen, ist von unechtem Factoring die Rede. Geht das Risiko an den Finanzdienstleister über, handelt es sich um echtes Factoring.

Durch den Verkauf der Forderung an einen externen Dienstleister, verfügen Freelancer und Selbstständige sehr schnell über Liquidität. Denn die Dienstleister zahlen einen bestimmten Prozentsatz sofort aus und den Restbetrag, nachdem der Kunde bezahlt hat. Ein leistungsfähiger Factoringpartner übernimmt nicht nur das Forderungsausfallrisiko, sondern häufig auch das gesamte Debitorenmanagement, was das Mahnwesen optimiert.

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