Nach Corona: Unternehmen wollen digitaler werden

Bereits im Dezember, als noch niemand Corona kannte, hieß es, dass für 93 Prozent der KMU 2020 ein schwieriges Jahr werden wird. So hieß es, dass etliche große Herausforderungen und eine abgeschwächte Nachfrage ihre Spuren hinterlassen werden. Für die restlichen 7 Prozent würde, so hieß es, 2020 zu einem Erfolgsjahr werden.

Der Unterschied zwischen beiden Gruppen sahen die Experten in vier wesentlichen Dingen: Organisation, Positionierung, Kommunikation und Systeme. Mit Letzteren sind vor allem die Lösungen zum Projektmanagement gemeint, mit der die einzelnen Projekte perfekt und umgesetzt werden können.

Doch es kam anders, als jeder dachte. Denn die wirtschaftlichen Folgen der Corona-Pandemie trifft die KMU härter als die größeren Unternehmen. Aber die Klein- und Mittelständischen Unternehmen können mit einem „Mehr“ an Flexibilität punkten, um die Prozesse schneller zu digitalisieren und neue Produkte zu entwickeln.

Der Unterschied zwischen den großen Unternehmen und KMUs

Insbesondere in Bezug auf die Liquidität zeigt sich der Unterschied zwischen den großen Unternehmen und den KMU. Laut der Umfrage, die von der Unternehmensberatung Bezan & Ortner Management Consulting durchgeführt wurde, reicht bei einem Drittel der Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern die Liquidität für maximal zwei Monate aus – bei 40 Prozent immerhin für einen Zeitraum von drei bis sechs Monate. Zwei Drittel der Unternehmen, die mehr als 500 Mitarbeiter beschäftigen, verfügen über liquide Mittel, die über sechs Monate hinaus reichen.

Des Weiteren zeigt die Studie, dass rund 50 Prozent der befragten Unternehmen einen Umsatzrückgang von bis zu 25 Prozent erwarten. Derzeit liegen die größten Ängste bei den Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern. Diese rechnen mit einer Umsatzeinbuße von rund 40 Prozent.

Die Studie zeigt auf, dass die Auswirkungen der Pandemie umso stärker ausfallen, desto kleiner die Unternehmen sind.

Die Krise bewältigen – diese Maßnahmen treffen die Unternehmen

Unter anderem erhebt die Studie die Maßnahmen, die ergriffen wurden, um die Krise zu bewältigen. Diese zeigt auf, dass zu den am häufigsten gesetzten Maßnahmen die Kurzarbeit (73 Prozent), die Kreditaufnahme (45 Prozent) sowie die Durchführung von Einsparungsprogrammen (45 Prozent) gehören, um der rückläufigen Auftragslage entgegenzuwirken.

Die Vertriebe werden neu ausgerichtet

Die befragten Unternehmen setzen überwiegend auf die strategische Neuausrichtung des Vertriebs (60 Prozent), um sich auf die Recovery-Phase vorzubereiten. Doch auch die Digitalisierung spielt eine wichtige Rolle. So gaben rund 60 Prozent der Befragten an, dass sie die Prozesse im eigenen Unternehmen digitalisieren.

Gleiche Zahlen bringt die McKinsey-Befragung zu Tage. In dieser rechnen 63 Prozent der KMU mit einem Umsatzrückgang im aktuellen Quartal. Wobei 77 Prozent nach wie vor positiv in die Zukunft blicken. An der McKinsey-Befragung nahmen Geschäftsführer und leitende Angestellte aus 522 Unternehmen aus allen Branchen zwischen dem 24. und 28. April teil.

KMU profitieren von der Digitalisierung

Die Klein- und Mittelgroßen Unternehmen, die bereits lange vor der Corona-Krise auf die digitale Transformation gesetzt haben, profitieren durch die eingespielten Prozess-, Kommunikations- und Analysestrukturen. Für die Unternehmen, die Corona-Hilfen in Anspruch nehmen möchten, bedeutet dies konkret einen großen Zeitvorteil und somit schnellere Liquidität. Denn durch die automatisierte Finanzbuchhaltung kann bspw. durch einen Steuerberater innerhalb von wenigen Stunden ein Antrag auf KfW-Corona-Hilfe abgewickelt werden. Liegen keine digitalisierten Prozesse vor, dann dauert dieser Vorgang in der Regel mehrere Tage und verursacht entsprechende Kosten.

Doch auch die Datentransparenz ist hilfreich für die Mittelbeschaffung, die eben durch die digitale Buchhaltung entsteht. Ein jeder Beleg ist über den Buchungssatz abrufbar und Budgetierungen sind fast schon auf Knopfdruck zu generieren und der Jahresabschluss 2019 ist mit wenigen Schritten per Knopfdruck zu erstellen. Eben dadurch ist es sogar möglich, andere Finanzierungen als KfW-Bundesmittel schnellstens zu nutzen, wie bspw. Soforthilfen regionaler Förderbanken.

Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich

Doch warum zögern noch immer viele KMU beim Kauf einer Projektmanagement-Software? Denn die Vorteile liegen auf der Hand und zudem hängt der Geschäftserfolg stark vom erfolgreichen Projektmanagement ab sowie dem Einsatz einer geeigneten PM-Software. Der Nutzen ist ganz klar: Transparenz im Projekt, flüssige Kommunikation im Projektteam, Überblick über die verfügbaren Unternehmensressourcen.

Es ist tatsächlich erstaunlich, dass noch immer rund 54 Prozent der Unternehmen Excel-Tabellen und Outlook für das Projektmanagement nutzen. Diese Zahl stammt aus der Capterra-Studie, von der die Nutzung der PM-Software in den KMU in Deutschland ausgewertet wurde. Auch wenn viele bereits sind, ihr Unternehmen zu digitalisieren, so zögern es viele noch immer hinaus und sparen damit am falschen Ende.

Denn in der Regel muss ein Projekt mit begrenzten Budget und zumeist einem vordefinierten Termin realisiert werden und außerdem werden in der Regel die Unternehmensressourcen in verschiedenen Projekten gleichzeitig eingesetzt. Ohne eine geeignete Software ist diese Herausforderung nicht effizient zu bewältigen. Darüber hinaus schont eine effiziente Software die Nerven der Projektbeteiligten, verhindert doppelte und dreifache Datenerfassungen und verhilft zu einer perfekten Kommunikation und effizienten Prozessen rund um die einzelnen Projekte.

Die Angst vor der Einführung einer PM-Software ist zumeist unbegründet. Denn zum einen lässt sich diese schnell einführen und ist gleichzeitig so flexibel, dass neue Unternehmensprozesse, neue Reports auch nach der Einführung noch angepasst werden können. Darüber hinaus wächst eine solche Software mit, lässt sich also erweitern, wenn die Projektumfänge zunehmen oder das Unternehmen wächst.