Geschäftsreisen im Wandel: Das bedeuten sie für Unternehmen

Gründe für Geschäftsreisen gibt es viele. Doch ob es um Vertrieb, Expansion oder die Pflege von Kontakten geht: Ein persönliches Treffen lässt sich nicht immer durch eine Video- oder Telefonkonferenz ersetzen. Schon gar nicht, wenn es um externe Geschäftskontakte geht. Obwohl sie in vielen Firmen zum Alltag gehören, bringt die Planung und Umsetzung von Geschäftsreisen wachsende Herausforderungen mit sich, von der Verwaltung über die Versteuerung bis hin zum Klimaschutz. Mittlerweile bringt allerdings eine Mischung aus Digitalisierung und Klimadebatten frischen Wind in bestehende Dienstreise-Konzepte.

Wie groß ist der Verwaltungsaufwand für Dienstreisen wirklich?

Müssen nur wenige Mitarbeiter der Firma regelmäßig oder unregelmäßig Dienstreisen antreten, fällt die Verwaltung einfach. Eine zusätzliche Erleichterung ist es, wenn die betroffenen Mitarbeiter eigene Dienstwagen oder Firmenkreditkarten haben. In diesem Fall werden anfallende Reisekosten einfach als Betriebsausgaben abgerechnet. Besonders bei großen Unternehmen, in denen viele Mitarbeiter mit ihren Privatfahrzeugen Dienstreisen antreten oder Reisekosten aus privater Kasse vorstrecken, wird der Verwaltungsaufwand oft aber zum Problem. Es fallen umständliche Korrekturschleifen an, während derer Mitarbeiter ungeduldig auf die Kostenerstattung warten. Das vermehrt nicht nur den Verwaltungsaufwand, sondern sorgt auch bei der Belegschaft für schlechte Stimmung.

So hält die Digitalisierung Einzug in die Dienstkostenabrechnung

Dabei sind für die Reisekostenabrechnung längst nicht mehr selbstgebastelte Vorlagen oder Excel-Tabellen nötig. Moderne Software-Lösungen für die Abrechnung von Reisekosten stellen eine wirtschaftliche und zeitsparende Alternative dar. Die Mitarbeiter können ihre Daten selbst schnell und einfach eingeben; die Bearbeitung kann sogar vollständig papierlos erfolgen. Dadurch lassen sich vorgestreckte Reisekosten schneller auszahlen und der Arbeitsaufwand der Verwaltungsabteilung verringert sich merklich.

Welche Rolle spielen Reisekosten in der Versteuerung?

Werden die Reisekosten vom Arbeitgeber übernommen, kann er sie als betriebliche Ausgaben absetzen und so seine zu zahlenden Steuern verringern – allerdings nicht in unbegrenzter Höhe und nicht für alle Leistungen während einer Reise. Unterschieden wird zum Beispiel zwischen Fahrtkosten und Übernachtungskosten. Außerdem wird die Höhe der ansetzbaren Kosten mit Pauschalen begrenzt. Beispielsweise werden pro gefahrenem Kilometer mit dem privaten Pkw pauschal 0,30 EUR angesetzt.

Wann bleiben Arbeitnehmer auf ihren Kosten sitzen?

Es gibt auch Arbeitgeber, die die Reisekosten ihrer Angestellten nicht übernehmen. Das kann zwar abschreckend bei der Akquise neuer Mitarbeiter wirken, ist gesetzlich allerdings durchaus erlaubt. In diesem Fall bleiben Arbeitnehmer aber nicht auf ihren Kosten sitzen. Sie können die Reisekosten in gleicher Weise in ihrer eigenen Steuererklärung absetzen. Hier sind allerdings eine gute Buchführung und das Aufbewahren von Belegen notwendig.

Dienstreisen und Umweltschutz: Was macht die Politik?

In Zeiten von CO2-Steuer und Klima-Debatten rücken auch Dienstreisen zunehmend in den Fokus. Die Politik muss sich mit dem Thema beschäftigen und tut das auch bereits seit einigen Jahren. Unter anderem ist eine Änderung bei der Besteuerung von konventionellen Dienstwagen schon seit einiger Zeit in der Diskussion. Die Bundesregierung selbst schließt sich aus der Debatte nicht aus: Die eigenen Dienstreisen erfolgen weitestgehend klimaneutral.

So tragen Unternehmen zu klimafreundlichen Dienstreisen bei

Durch die politischen Diskussionen wächst auch der Druck auf Unternehmer zunehmend. Viele haben verstanden, worum es geht und arbeiten bereits an neuen Konzepten. Angestellte machen sich immer öfter mit dem Zug auf den Weg zu Geschäftspartnern und vermeiden Flugreisen wann immer möglich. Einige Firmen eröffnen sogar neue Büros an verkehrsgünstigen Knotenpunkten, zum Beispiel in unmittelbarer Nähe eines Bahnhofs. So machen sie ihren Besuchern die Reise einfacher und ersparen ihnen eine Taxifahrt oder den Mietwagen.