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In der modernen Geschäftswelt sind Warenwirtschaftssysteme (auch: WWS oder WaWi) längst nicht mehr ausschließlich bei großen Konzernen zu finden. Auch für Start-ups und KMU ist die Nutzung dieser computergestützten Verfahren mit vielen Vorteilen verbunden. Sie ermöglichen eine transparente, unkomplizierte und zentrale Abbildung von Geschäftsprozessen und Warenströmen. Ein gutes Warenwirtschaftssystem ist daher für viele Unternehmen ein grundlegender Erfolgsfaktor.

Welche Funktionen bietet das Warenwirtschaftssystem?

Die Digitalisierung und der demografische Wandel stellt Unternehmen vor große Herausforderungen. Es ist daher unverzichtbar, Geschäftsprozesse kontinuierlich zu optimieren und an veränderte Anforderungen anzupassen. Mit einem softwarebasierten Warenwirtschaftssystem lassen sich Material- und Warenströme transparent abbilden und problemlos verwalten. Es erleichtert den Überblick und bildet die Grundlage für die Optimierung von Unternehmensprozessen. Langfristig kann es somit zur Steigerung des Umsatzes beitragen.

Welche Funktionen integriert sind, hängt wesentlich von den individuellen Anforderungen eines Unternehmens ab. Folgende Basisfunktionen sind in der Regel vorhanden:

• Stammdatenverwaltung
• Einkauf
• Verkauf
• Lagerverwaltung

Zusätzlich sind weitere Features wie Onlinebanking oder Zeiterfassung integrierbar und mittels diverser Schnittstellen lassen sich zudem Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme, Onlineshops, Kassensysteme und mehr anschließen.

Vorteile für den Unternehmenserfolg

Schnelle Veränderungen des Marktes erfordern es, dass Unternehmen Unternehmensprozesse regelmäßig optimieren. Mit einem Warenwirtschaftssystem lassen sich Kernabläufe steuern, manuelle Prozesse automatisieren und Ressourcen einsparen. Die zentrale Erfassung aller relevanten Unternehmensprozesse in einem System ist mit entscheidenden Vorteilen verbunden.

Datenauswertung erleichtert Prozessoptimierung

Aufgrund der zentralen Erfassung der Daten ist es einfach, das Sortiment besser an die Kundenwünsche anzupassen und bestimmte Arbeitsprozesse zu optimieren. Durch die genaue Abbildung wird eine schnelle Datenauswertung ermöglicht, die als grundlegende Entscheidungshilfe dient. Von der Belegerstellung über die Lagerhaltung bis zu Buchungen über ein angeschlossenes Kassensystem kann das Warenwirtschaftssystem dazu beitragen, Unternehmensprozesse entscheidend zu optimieren.

Effizienz & Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse

Die manuelle Kontrolle der Warenbestände und die händische Erstellung von Lieferscheinen sind zeitraubende Maßnahmen. Mittels WWS lassen sich alle Unternehmensbereiche verknüpfen. Dies bietet den Vorteil, dass durch die zentrale Erfassung aller relevanten Informationen Vorgänge effizienter ablaufen. Effizienz ist daher ein entscheidender Faktor, da sie schnellere Reaktionen ermöglicht und eine hohe Zeitersparnis begünstigt. Arbeitsprozesse lassen sich entsprechend anpassen und effizienter gestalten.

Transparenz für besseren Überblick

Die Verwaltung aller wesentlichen Unternehmensprozesse in einem System ermöglicht den Unternehmen einen besseren Überblick. Alle relevanten Daten sind im Detail tagesaktuell erfasst und lassen sich transparent darstellen. Da sich Warenbestände und Arbeitsprozesse somit schnell überblicken lassen, ist zu jeder Zeit ein schnelles und planvolles Agieren möglich. Sogar Warenbestände in unterschiedlichen Lagern sind daher ohne großen Zeitaufwand problemlos koordinierbar. Engpässe sind vermeidbar, da sich alle Warenbestände im Blick behalten lassen und die Verfügbarkeit von Artikeln ist mit einem Klick einsehbar.

Grundlage für Unternehmenswachstum

Die hohe Transparenz ist in Verbindung mit verbesserter Effizienz ein wichtiger Aspekt für das Wachstum eines Unternehmens. Optimierte Prozesse sparen Zeit und setzen wichtige Ressourcen frei, die sich anschließend anderweitig einsetzen lassen und zur Steigerung des Umsatzes beitragen können.

Unterschiede zwischen Warenwirtschaft & ERP-Systemen

Die Einführung eines Warenwirtschaftssystems ist für Unternehmen mit eindeutigen Vorteilen verbunden und kann somit maßgeblich den Unternehmenserfolg beeinflussen. Häufig werden die Begriffe Warenwirtschaftssystem und ERP-System (Enterprise Resource Planning) synonym verwendet und in der Tat sind die Abgrenzungen nicht klar definiert. Im Wesentlichen lässt sich sagen, dass sich die Systeme in erster Linie hinsichtlich des Funktionsumfangs unterscheiden. Ein WWS ist in erster Linie auf die Erfassung und Steuerung von Warenströmen und die Lagerhaltung ausgelegt, während ein ERP-System einen größeren Funktionsumfang bietet und die gesamte Ressourcenplanung eines Unternehmens umfasst. Welches System die beste Wahl ist, hängt grundsätzlich von den individuellen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens ab.