ERP-Systeme – sie bilden die Grundpfeiler des laufenden Geschäftsbetriebs

Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist eine Software, die Unternehmen dabei hilft, ihre Kernprozesse auf integrierte und automatisierte Weise zu verwalten. Es umfasst in der Regel Module für Buchhaltung, Personalwesen, Bestandsmanagement, Lieferkettenmanagement, Kundenbeziehungsmanagement und mehr.

Das Ziel eines ERP-Systems ist es, eine einheitliche Sicht auf die Geschäftsabläufe zu bieten und die Prozesse in den verschiedenen Abteilungen zu optimieren. Es kann auch Daten und Analysen in Echtzeit bereitstellen, die den Entscheidungsträgern helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen. ERP-Systeme werden oft von großen Unternehmen eingesetzt, aber es gibt auch Optionen für kleine und mittlere Unternehmen.

Durch die Ausweitung der Märkte und Kunden weltweit ist die Anforderung an die Unternehmen enorm gestiegen. Aufgrund der zunehmenden Globalisierung bzw. der Unternehmensorganisation und -prozesse musste ein Umdenken erfolgen. Mit einmal war es nicht mehr möglich, die anfallenden Aufgaben und den gestiegenen Daten- und Informationsaustausch allein durch die herkömmlichen Verfahren zu bewältigen. Was folgte war die langsame Annäherung an die IT-Systeme. Diese entsprachen den Anforderungen der Unternehmen und realisierten eine Optimierung der Prozessaktivitäten inner- und außerhalb der Organisation.

Hohe Kosten erschwerten die Einführung der ERP-Systeme

Das Problem war, dass die Informationssysteme (IS) mit hohen Einführungskosten verbunden waren und sich aus diesem Grund nur schwer etablieren konnten. Durch den weltweiten Wettbewerb waren jedoch viele Unternehmen dazu gezwungen, ein ERP-System einzusetzen, das es ermöglichte, die Prozessaktivitäten zu optimieren und den Unternehmenserfolg zu steigern. Allerdings war der Einsatz von ERP-Software mit hohen Kosten verbunden. So kostete vor rund 10 Jahren eine ERP-Implementierung, abhängig von der Unternehmensgröße, zwischen 2 Mio. und 100 Mio. US-Dollar (umgerechnet rund 1.65 Mio. und 8.5 Mio. Euro) dazu kamen laut einer Studie von CEO Publishing jährliche Kosten von 1,20 Mio. US-Dollar für Wartungs- und Anpassungskosten hinzu – ohne Lizenzkosten.

Bis heute haben sich die Preise stark verändert. Doch es gibt keinen Marktpreis für die ERP-Systeme. In der Studie „ERP in der Praxis“ zeigt eine Auswertung sehr deutlich, dass sämtliche Kostenpositionen bei den ERP-Systemen stark schwanken. Zum Teil lässt sich das durch die sehr unterschiedlichen Anforderungen und Randbedingungen der einzelnen Projekte erklären. Dazu zählen bspw. die unterschiedlichen Installationsgrößen (Anzahl der Arbeitsplätze, die mit ERP ausgestattet werden) oder der implementierte Leistungsumfang. Unter Vorbehalt wurde im vergangenen Jahr auf der Basis der Angaben der Studienteilnehmer die Investition für ein umfassenderes ERP-Projekt grob mit rund 4.600 Euro je Arbeitsplatz angesetzt. Hier ist jedoch die Hardware-Installation nicht inbegriffen.

ERP-Systeme sie werden für die Industrie 4.0 immer wichtiger

Moderne Unternehmen sind heute sehr komplex, was der Grund dafür ist, dass die Unternehmer sich bei der Wahrnehmung ihrer Planungs- und Steuerungsaufgaben durch ein ERP-System unterstützen lassen. Besonders in Hinblick auf die Wettbewerbsfähigkeit stellt die Geschwindigkeit einen immer wichtigeren Faktor dar, mit der die Informationen bereitgestellt werden. Dies ist nur zu erreichen, indem eine intelligente Software und leistungsfähige Hardware zum Einsatz kommt. Aus der heutigen Entscheidungspraxis ist das ERP-System aufgrund seiner Fähigkeiten, das Unternehmen zeitnah in seiner Gesamtheit abzubilden nicht mehr wegzudenken.

Unternehmer die auch 2018 auf der Gewinnerseite stehen wollen, die müssen ihr Geschäftsmodell digitalisieren, bevor die Mitwerber an einem vorbeiziehen. Diesen Tipp geben die ERP-Experten von abas-erp.com, jedem Unternehmer der seine Firmenabläufe in den kommenden Monaten effizienter gestalten wollen. Auch in der ERP-Branche steht man nicht still. Denn die Prozesse laufen immer mehr automatisch und durch das Internet of Things (IoT) etabliert sich immer verstärkter die Maschine-zu-Maschine-Kommunikation. Das bedeutet, dass das IoT oder die Industrie 4.0 für die ERP-Systeme immer mehr an Bedeutung gewinnt.

Kunden treiben zur Integration der Industrie 4.0-Anwendungen und Appisierung

Den Antrieb für die Weiterentwicklung der ERP-Systeme geben nach Angaben einer Studie des Fraunhofer-Instituts für Materialfluss und Logistik (IML) die Unternehmer und das mit 90 % sowie die allgemeine Marktentwicklung mit 75 %. Von rund 20 % der ERP-Anbieter werden die Systeme im Kontext laufender Forschungsvorhaben vorangetrieben. Die ERP-Hersteller rüsten im Bezug auf die Industrie 4.0 signifikant auf, damit die neuen Daten aus den operativen Produktionsebenen schlank und einfach verarbeitet und ausgewertet werden können. Ganz oben auf der Agenda steht auch die Entwicklung von Standardschnittstellen, Big Data, die Integration von MES-Funktionalitäten und die Supply Chain Management Funktionen. Von 41 % der Studienteilnehmer werden sogar schon die von Sensoren erfassten Daten in das ERP-System integriert.

Doch eine weit aus größere Rolle spielt das Thema Apps und Modularisierung. Von über 50 % der Befragten wird eine Modularisierung der Software angestrebt. Zudem entwickeln die ERP-Anbieter durch die Entwicklung von Apps für die unterschiedlichen Funktionsbereiche Plug-in Funktionen, die das mobile Arbeiten mit ERP-Systeme ermöglichen.

Kontinuierlich setzt sich der Trend, die bereits umfangreichen ERP-Systeme zu ganzheitlicheren Systemen weiterzuentwickeln fort. Über 60 % der ERP-Anbieter haben die Absicht, ihre Software um weitere Funktionen zu erweitern. IN diesem Kontext wird der Integration von MES und Shop Floor Funktionalitäten die größte Bedeutung beigemessen.

Der Nutzen der ERP-Systeme

Was bringen die ERP-Systeme einem Unternehmen? Eben diese Frage stellen sich Unternehmer und Entscheider, wenn es um die Funktionsweise der Systeme geht. Die Antwort darauf ist ebenso komplex wie das ERP-System selbst. Zum einen wird der Materialeinsatz sinnvoll geplant, wodurch eine Verschwendung vermieden wird. Die Materialkosten werden optimiert und das gilt auch für den Personaleinsatz. Vor allem in Hinblick auf den Kundenkontakt werden die IT und Kommunikationslösungen optimiert. Kurz gesagt bei vielen Aufgaben wird der Zeitaufwand für das Personal reduziert, so dass eine Konzentration auf die Kernkompetenzen gewährleistet ist. Hinzu kommt, dass die Industrie 4.0 immer weiter in die Unternehmen Einzug nimmt und damit auch moderne Informations-und Internettechnologien flächendeckend in der Produktion und Logistik zum Einsatz kommen.

Die ERP-Systeme werden in Zukunft auch weiterhin als Datendrehscheibe und Integrationszentrum von Unternehmen eine große und wichtige Rolle spielen.

Die Besonderheit im Vergleich zu anderen IT-Systemen

In kleineren Unternehmen kommen häufig sogenannte Insellösungen zur Anwendung. Damit ist gemeint, dass die Unternehmen für die verschiedenen Aufgabenbereiche unterschiedliche Programme nutzen. Im Vertrieb kommt bspw. ein CRM System zum Einsatz, in dem die Kundendaten gespeichert sind. Ein PPS System kommt dagegen in der Produktion zum Einsatz, um beispielsweise kurze Durchlaufzeiten einzuhalten, sowie Termine. Das Problem dieser Programme ist, dass sie keinerlei Datenverbindung zu anderen Softwarelösungen ermöglichen, die im Unternehmen verwendet werden. Dabei sind umständliche und fehlerbehaftete Informationsweitergaben vorprogrammiert.

Dahingegen sind die ERP Systeme auf die Geschäftsabläufe und Datenverarbeitung zugeschnitten. Ein ERP System wird je nach individuellen Bedarf mit Teilsystemen den sogenannten Modulen besetzt. Hier ist es den Mitarbeitern möglich, Daten in das Modul einzuspeisen, die dann von anderen Mitarbeitern verwendet werden können. Die Folge ist ein fehlerfreies und effektives Arbeiten.

Die Frage ist nicht, was ist ERP, sondern für welche Unternehmen diese Software geeignet ist. Hier ist grundsätzlich zu sagen, dass die ERP Software für fast jedes Unternehmen geeignet ist. Wichtig ist nur, dass die Überlegung erfolgt, wie sinnvoll es ist, ein (neues) ERP System einzuführen. So benötigen Unternehmen mit kurzen Informationsketten, bspw. aufgrund einer geringen Mitarbeiteranzahl, in der Regel keine zusätzliche Strukturierung der Daten. Zudem besteht bei kleinen Unternehmen bei der Einführung eines ERP-Systems ein Risiko aufgrund der indirekt auftretenden Kosten.