Die Arbeit von HR-Units in Unternehmen hat sich in den vergangenen Jahren durch den Einsatz von digitalen Werkzeugen stark verändert. Das reicht von den Methoden, wie Unternehmen dabei vorgehen, Talente zu akquirieren bis zu der Art und Weise, wie Teams heutzutage miteinander zusammenarbeiten. Vor allem Social-Media-Recruiting und Cloud-Tools für Remote Work spielen dabei eine wichtige Rolle. In diesem Artikel beleuchten wir, wie digitale Tools das HR-Management und dessen Umfeld neu gestalten.

Cloud-Tools: Unverzichtbare Helfer für das Homeoffice

Zu den wichtigsten HR-Trends gehört laut Meinung vieler Experten die Remote Work. Wer mehr darüber und auch über weitere Entwicklungen im Personalbereich erfahren möchte, kann sich die PlayCards zum Thema Personalabrechnung kostenlos downloaden. Vor allem zahlreiche Cloud-Tools ermöglichen es Teams, überall und jederzeit zusammenzuarbeiten. In der heutigen Zeit ist es nahezu egal, ob sich Team-Mitglieder im Headquarter, in einer Außenstelle, im Homeoffice oder auf Dienstreise befinden.

Projektmanagement-Tools wie Asana, Monday oder Trello erlauben eine nahtlose Koordination von Aufgaben. Kommunikationsplattformen wie Slack oder Microsoft Teams helfen dabei, den Informationsfluss sicherzustellen und die Zusammenarbeit aufrechtzuerhalten. Dazu kommen HR-spezifische Anwendungen für die Personalverwaltung und die Zeiterfassung, die ebenfalls zunehmend in die Cloud verlagert werden. Das erlaubt HR-Abteilungen, standortunabhängig zu operieren. Ein wichtiger Aspekt in diesem Zusammenhang ist jedoch das Thema Datensicherheit. Gerade bei Cloud-Diensten sind starke Verschlüsselungsmethoden erforderlich, um die sensiblen Mitarbeiterdaten zu schützen.

Social-Media-Recruiting: Revolution im Talentmanagement

Das klassische Recruiting hat schon lange ausgedient. Jobportale im Internet sind laut einer Statistik von Hays zwar immer noch der am häufigsten genutzte Rekrutierungskanal von Unternehmen, doch bereits an dritter Stelle befinden sich mittlerweile Social-Media-Plattformen:

Dieser Ansatz unterscheidet sich grundlegend von traditionellen Methoden wie Online- oder Direkt-Recruiting. Statistiken zeigen, dass in Deutschland bereits rund 92 Prozent der Recruiter auf Social Media setzen, um Talente für das eigene Unternehmen zu gewinnen. Ein besonders innovativer Teil der Recruiter geht dabei über die gängigen Netzwerke hinaus und nutzt auch Plattformen wie Snapchat für das Recruiting. Sie verzichten dabei auf lange Debatten über den Sinn und Nutzen dieser Tools, sondern suchen stattdessen den direkten Draht zur Generation Z und zur Generation Alpha. Die Strategie dabei ist, Schlüsselkandidaten durch geteilte Interessen anzusprechen. So kommen sie ins Gespräch mit potenziellen Bewerbern, die vorher unerreichbar schienen.

KI und maschinelles Lernen hält auch Einzug in den Personalbereich

Mithilfe von künstlicher Intelligenz ist es nicht nur möglich, Methoden zu entwickeln, um Sauerstoff auf dem Mars herzustellen, sie verändert auch die Art, wie Unternehmen ihre Personalprozesse gestalten. Eines der bekanntesten Beispiele in diesem Zusammenhang ist die Software von LinkedIn, die KI nutzt, um Bewerberprofile automatisch zu analysieren und passende Kandidaten für offene Stellen vorzuschlagen.

Weniger bekannt ist den meisten wohl noch das Tool „HireVue“, das Videointerviews mit KI-Unterstützung ermöglicht. Der Sinn? Die Software analysiert nicht nur die Worte, sondern sogar den Tonfall und die Mimik der Bewerber und gibt Personalern dadurch tiefere Einblicke in die Persönlichkeit der Kandidaten. Routineaufgaben werden in Unternehmen wie IBM längst von KI-Systemen wie „Watson“ übernommen. Damit ist es möglich, Mitarbeiteranfragen automatisch zu beantworten oder individuelle Lernfelder zu identifizieren.

Die digitale Personalakte sorgt für Effizienz und Transparenz

Wahrscheinlich denken die meisten Leser an dieser Stelle, dass ohnehin jedes Unternehmen in der heutigen Zeit mit digitalen Personalakten arbeitet. Doch dazu gehört wesentlich mehr, als die Mitarbeiterdaten in einer einfachen Datenbank zu speichern. Leistungsstarke Tools wie „Personio“ helfen HR-Abteilungen dabei, alle Mitarbeiterdaten zentral zu verwalten. Das beginnt bei den persönlichen Informationen und reicht bis hin zum Urlaubskontingent und den Leistungsbeurteilungen.

Der große Vorteil: Viele Prozesse wie die Verwaltung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen können automatisiert werden. Anstatt manuelle Formulare auf Papier oder im Intranet auszufüllen, können die Mitarbeiter ihre Anträge direkt im System einreichen. Zudem erleichtern digitale Personalakten die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen. Die Software ist so gestaltet, dass sie allen lokalen Datenschutzgesetzen entspricht und Löschfristen automatisiert eingehalten werden.

Doch nicht nur für die HR-Abteilungen ist der Einsatz solcher Tools von Vorteil. Auch Führungskräfte haben dadurch die Möglichkeit, die Fortschritte ihrer Mitarbeiter zu verfolgen und Feedbackgespräche basierend auf konkreten Daten zu führen. Das ist besonders dann wichtig, wenn es einen Wechsel in der Führungsebene gibt, denn in der digitalen Personalakte können auch wichtige Informationen des Vorgängers eingesehen und berücksichtigt werden.