Büroausstattung für kleine Unternehmen – Einzelgeräte oder Multifunktionsgeräte?

Unternehmen können sich heute ohne eine funktionierende IT-Infrastruktur kaum noch am Markt behaupten. Rechnungswesen und Controlling, Steuersachen oder die Personalplanung und das Auftragsmanagement – ohne PC und Drucker funktioniert keiner der genannten Aufgabenbereiche. Gerade Unternehmen, die in Bereichen wie:

• E-Commerce
• SEO
• Marketing

tätig sind, brauchen darüber hinaus weiteres Equipment – etwa zum Erstellen von Broschüren, Flyern und Produktkatalogen.

Gefragt sind Geräte, die nicht nur zufriedenstellende grafische Ergebnisse abliefern. Es geht den Firmen auch darum, möglichst günstig mit der Hardware zu arbeiten. Es stellt sich daher die Frage, ob man Drucker, Scanner und Faxgerät als Einzelgerät braucht – oder ob sich nicht vielleicht doch die Anschaffung eines Multifunktionsgeräts rechnet?

Vorteile von Multifunktionsgeräten

Multifunktionsgeräte kommen heute in vielen Bereichen zum Einsatz. Private Anwender schätzen an dieser Hardwaregruppe die umfassende Funktionalität. Angeschlossen an den heimischen PC, decken sie das:

• Drucken
• Faxen
• Scannen und
• Kopieren

ab. Bewähren sich diese Vorteile der Multifunktionsgeräte aber auch im praktischen Alltag eines Unternehmens?

Angeschlossen an einen Teamarbeitsplatz oder für das ganze Büro vereinen die Geräte nicht nur die genannten Funktionen ineinander. Vielmehr haben Multifunktionsgeräte weitere Vorteile. Dazu gehört unter anderem:

• der einmalige Konfigurationsaufwand
• ein im Vergleich geringer Platzbedarf
• die Bedienung ohne direkten PC-Anschluss
• eine Belegung von nur einem Stromanschluss
• die Notwendigkeit nur eines Geräteanschlusses.

In Kombination mit der Tatsache, dass die Multifunktionsgeräte unterm Strich meist weniger Energie verbrauchen, in der Anschaffung günstiger als die Einzelgeräte sind und keine Einarbeitung in verschiedene Bedienmasken erforderlich ist, heben sich die Multifunktionsgeräte positiv vom Sammelsurium der Einzelgeräte ab.

Vorteile von Einzelgeräten

Gegenüber den Multifunktionsgeräten muss sich das Einzelgerät zwar in einigen Bereichen geschlagen geben. An anderer Stelle punktet der separate Drucker, Scanner oder Kopierer aber trotzdem.

Kommt es beispielsweise zu einem Defekt, fällt nicht das gesamte Funktionsspektrum aus. Mitarbeiter können bei beschädigtem Scanner trotzdem noch drucken oder Kopien anfertigen. Zudem bieten die Einzelgeräte meist einen höheren Spezialisierungsgrad, sie liefern für bestimmte Aufgaben die besseren Ergebnisse ab.

Und noch etwas hebt Einzelgeräte heraus: Mitarbeiter können gleichzeitig Aufgaben erledigen, ohne dass es zu Wartezeiten kommt – etwa weil ein Kollege am Multifunktionsgerät gerade kopieren muss und damit die Druckfunktion blockiert.

Fazit: Die Aufgaben geben den Ton an

Auch wenn niedrige Kosten und der geringe Platzbedarf für das Multifunktionsgerät sprechen – aus unternehmerischer Sicht muss es nicht die bessere Wahl sein. Wo ein:

• hoher Spezialisierungsgrad
• ausgezeichnete Ergebnisse beispielsweise in der Bildschärfe und
• Zuverlässigkeit über alle Funktionen

gefragt sind, kann das Einzelgerät durchaus punkten. Liegt das Augenmerk dagegen auf einer schlanken, platz- und kostensparenden Büroausstattung, kann sich das Multifunktionsgerät bewähren.