Nicht selten handelt es sich bei dem Schritt, die eigene Selbstständigkeit aufzulösen um einen emotionalen Schritt, bei dem es sich letztendlich um einen bürokratischen Kraftakt handelt. Denn die Auflösung einer GmbH sowie die anschließende Liquidation ist an strenge rechtliche und formale Vorschriften gebunden.
In Kürze
Bevor es möglich ist, eine bestehende GmbH im Handelsregister zu löschen, gilt es zahlreiche gesetzliche Formalitäten zu beachten. Scheidet eine GmbH aus dem Rechtsverkehr aus, dann erfolgt dies in drei Stufen:
- Auflösung
- Liquidation
- Löschung
Das heißt, wenn Gesellschafter die GmbH auflösen dann erfolgt damit nicht gleichzeitig die Löschung im Handelsregister. Erst dann, wenn das gesetzlich vorgeschriebene Liquidationsverfahren abgeschlossen ist, darf die Löschung der Gesellschaft erfolgen.
Schritt 1: Die Auflösung der GmbH
Im §6 GmbH-Gesetz sind die Gründe für eine Auflösung einer GmbH genau geregelt. Bei den gesetzlich festgeschriebenen Gründen handelt es sich bspw. um:
- einen Gesellschafterbeschluss – Dreiviertelmehrheit der Gesellschafter
- Ablauf der zuvor festgelegten Dauer des Bestehens der GmbH
- ein Gerichtsurteil zur Liquidation der Gesellschaft
- ein Insolvenzverfahren
- eine Verfügung des Registergerichts – festgestellter Mangel des Gesellschaftsvertrages nach § 399 FamFG
- eine Vermögenslosigkeit nach § 394 FamFG
Wird die GmbH aufgrund eines Insolvenzverfahrens aufgelöst, dann gelten in dem Fall die Regeln des Insolvenzrechts. In der Regel wird die Auflösung einer GmbH durch die Eigentümer in eigener Verantwortung beschlossen. Zudem soll dieser Beschluss Folgendes regeln:
- Wer ist für die Verwahrung der Geschäftsbücher verantwortlich.
- Die Berufung der / des Liquidatoren
- Unter Umständen den Widerruf von Prokura
Der Auflösungsbeschluss muss durch einen Notar beurkundet werden – es sei denn, es wurde eine konkrete Dauer der Gesellschaft festgelegt. Dieser Beschluss muss an das Handelsregister weitergeleitet werden, um die entsprechende Eintragung vorzunehmen.
Ab dem im Beschluss vereinbarten Zeitpunkt ist dieser gültig. Wurde ein solcher nicht festgelegt, dann ist der Auflösungsbeschluss unmittelbar nach der Abstimmung wirksam. Weitere Formvorschriften gibt es nicht und das bedeutet, dass das Wort „Auflösung“ nicht explizit in dem Beschluss zu erwähnen ist. Allerdings ist es wichtig, dass der Wille zur Auflösung unmissverständlich aus dem Beschluss hervorgeht. Somit stellt die Auflösung der GmbH zunächst einen rein formalen Akt dar. Wichtig ist jedoch, dass der Firmenname bereits ab diesem Zeitpunkt den Zusatz i.L. (In Liquidation) oder i.Abw. (in Abwicklung) in jeglichen Schriftverkehr enthalten muss.
Schritt 2: Aufgelöst bedeutet nicht gelöscht! – die Liquidation
Fälschlicherweise werden die Begriffe Auflösung, Liquidation und Löschung synonym verwendet. Doch der Unterschied ist gerade für die Eigentümer einer GmbH entscheidend. Erst dann, wenn der Handelsregistereintrag aktualisiert wurde, beginnt die Liquidationsphase. Während der Abwicklungsphase (Auflösung und Liquidation) bleibt die GmbH weiterhin:
- Handlungsfähig – sie tätigt weiter Geschäfte, die der Abwicklung dienen.
- Rechtsfähig – sie gilt weiterhin als Rechtspersönlichkeit und kann als Gläubiger und Schuldner auftreten.
- Parteifähig – sie darf als Partei in einem Gerichtsverfahren auftreten.
- Buchhaltungs- und Bilanzpflichtig.
Die Liquidation der GmbH wird stets von Liquidatoren betreut. Diese Rolle wird in der Regel von den Geschäftsführern eingenommen – vorausgesetzt, dass kein alternativer Liquidator in der Satzung vorab festgelegt wurde. Es kann ebenso der Fall eintreten, dass durch einen Gerichts- oder Gesellschafterbeschluss eine andere/weitere natürliche Person als Liquidator berufen wird. Jeder Liquidator muss gegenüber dem Registergericht versichern, das gegen diese Berufung keine Gründe wie gewerbe-, straf- oder berufsrechtlichen Probleme vorliegen.
Der Liquidator übernimmt in der Abwicklungsphase die Geschäfte der GmbH und vertritt diese nach außen. Er übernimmt somit die bisherigen Pflichten und Rechte der Geschäftsführung und muss die verbleibenden Geschäfte im Dienste der Auflösung abwickeln. Das bedeutet, dass der Geschäftszweck der GmbH nun der Abwicklung dient, und nicht mehr der Weiterführung der Geschäftstätigkeiten. Folgende Aufgaben übernehmen die Liquidatoren:
- Erstellung der Liquidations-Eröffnungsbilanz, zur Feststellung der Vermögensverhältnisse
- Das Informieren der Gläubiger durch einen Gläubigeraufruf im elektronischen Bundesanzeiger.
- Die Beendigung der laufenden Geschäfte.
- Einziehung der Forderungen
- Bedienung der Verbindlichkeiten
- Tilgung der Schulden
- Verkauf des verbleibenden Gesellschaftsvermögens.
- Falls notwendig, die rechtzeitige Erstellung eines Insolvenzantrages
Nachdem der Gläubigeraufruf erfolgt ist, erfolgt das sogenannte Sperrjahr. In diesem haben alle Gläubiger die Möglichkeit, sich bei der GmbH in Liquidation zu melden und ihre offenen Forderungen einzuziehen. Nicht nur, dass es diese Phase gesetzlich vorgeschrieben ist, sondern es gibt strenge Regeln zu befolgen:
- Ausschüttungsverbot: Gesellschafter dürfen kein Vermögen aus der aufgelösten Gesellschaft erhalten.
- Forderungen: Ausschließlich Drittgläubiger aus Drittgeschäften dürfen bedient werden. Das bedeutet, dass Forderungen von Gesellschaftern oder deren Angehörigen unangetastet bleiben.
- Verbindlichkeiten:
- Die Fälligkeit und Bestand der übrigen Verbindlichkeiten bleiben erhalten.
- Sperrjahr ist keine Ausschlussfrist für Ansprüche.
- Die Ansprüche von bekannten Gläubigern, die sich innerhalb des Sperrjahres nicht melden, bleiben bestehen.
- Die Ansprüche von unbekannten Gläubigern verfallen, sobald das Sperrjahr abgelaufen und das Gesellschaftsvermögen aufgebraucht ist.
Schritt 3: Die Lösung im Handelsregister
Sobald der Abwicklungsprozess komplett abgeschlossen wurde und das eventuelle Sperrjahr abgelaufen ist, gilt es eine Liquidationsschlussrechnung und -bilanz zu erstellen. Erst dann kann der finale Schritt der Beendigung folgen: Die Liquidatoren melden die Löschung der GmbH im Handelsregister an. Mit diesem Schritt endet die Existenz der Gesellschaft als juristische Person. Allerdings ist zu beachten, dass die Aufbewahrungsfristen für Buchhaltungsunterlagen für weitere 10 Jahre gilt.
Hinweis: Selbst wenn eine GmbH im Handelsregister gelöscht wurde, so ist die Eintragung dennoch weiterhin in der Datenbank zu finden – allerdings mit dem Hinweis der Löschung.