NewsRatgeber - Nachrichten zu Wirtschaftsrecht, Vertragsrecht, Konsumentenschutz

Arbeitsabläufe optimieren – effizient Arbeiten und Resultate erzielen

Viele Unternehmen stehen wortwörtlich vor einem Chaos. Die Arbeit häuft sich und damit die Angst, es nicht zu schaffen. Oder es kommt der Gedanke auf, dass diese eine Tätigkeit viel zu viel Zeit kostet, keine Umsätze bringt, aber dennoch zu erledigen ist. Es gibt immer die Möglichkeit Zeit zu sparen. Doch warum ist es sinnvoll, die Arbeitsabläufe zu hinterfragen? Die Motive sind vielfältig, wie das Team von Nextview weiß und erklärt, dass es dadurch möglich ist, die Umsätze zu steigern. Ein weiteres Motiv kann sein, dass einfach mehr Zeit für andere Dinge entsteht oder um einfach wieder mit Freude bei der Arbeit zu sein.

Das Paretoprinzip: Die 80-zu-20-Regel

Vilfredo Federico Pareto (1848 – 1923) war ein italienischer Ingenieur, Ökonom und Soziologe. Er machte sich als Begründer der Wohlfahrtsökonomik einen Namen und das Pareto-Prinzip wurde nach ihm benannt. Geht es eben nach diesem Prinzip, dann ergeben 20% der investierten Arbeitszeit 80% der Ergebnisse. Dies gilt ebenfalls für den Umsatz: 20% der Kunden sind verantwortlich für 80% des Umsatzes. Genau das ist der Grund, warum Unternehmen stets versuchen sollten, diese „wichtigen 20%“ freizulegen.

Damit es überhaupt möglich ist, Arbeitsabläufe zu optimieren, ist es notwendig, die einzelnen Arbeitsschritte zu analysieren. Der beste Startpunkt dafür sind die Arbeitsabläufe, die sich am häufigsten Wiederholen – die wiederkehrenden Arbeitsabläufe. Begründet ist das durch den Fakt, dass aufgrund der Multiplikatoren das höchste Potenzial besteht, wenn es um eine Optimierung der Prozesse geht. Hilfreich ist es dafür, eine Tabelle zu erstellen, in der die einzelnen Abläufe eingetragen werden. Mit dieser Tabelle ist es im Anschluss an die Analyse möglich, eine potenzielle Zeitersparnis ausrechnen zu können.

Fragen stellen ist wichtig!

Unternehmen fühlen sich oft überfordert mit den Arbeitsanalysen und belassen es dann lieber beim alten. Doch die Überprüfung der Arbeits- und Entscheidungsabläufe ist wichtig. Denn Termindruck, Arbeitsüberlastung und die daraus resultierende Unzufriedenheit der Belegschaft sind in vielen Unternehmen eine alltägliche Erfahrung. Dazu kommt oft eine Unzufriedenheit mit den internen Arbeitsabläufen, vor allem bei den Entscheidungsprozessen. Einige Mitarbeiter haben das Gefühl, nicht ausreichend informiert zu sein, andere klagen dagegen über zu viele Meetings.

In der heutigen Zeit ist es wichtig, dass Unternehmen eine ambitionierte Zukunftsversion haben und die bestehenden Arbeitsabläufe neu zu überdenken. Berater wie Nextview animieren zur Digitalisierung von Abläufen, mehr Kundenorientierung und Informationsabläufen. Dabei ist es wichtig, auf dem neuesten Stand in Sachen Herausforderungen und Trends zu sein, mit denen ein Unternehmen konfrontiert ist. Eben das macht „den“ Unterschied zu einer erfolgreichen Implementierung. Um das Ziel zu erreichen, ist es wichtig, Fragen zu stellen, und zwar die richtigen, wie bspw.:

  • Wie viel Zeit wird für diesen Arbeitsablauf benötigt?
  • Wie wird dieser Arbeitsablauf durchgeführt? Manuell auf dem Papier, telefonisch oder am PC? Gibt es eine Software, die den Arbeitsablauf unterstützt?
  • Welche Arbeitsabläufe enthält dieser Arbeitsablauf?
  • Welche der einzelnen Arbeitsschritte sind entscheidend dafür, dass der Arbeitsablauf erfolgreich ist?
  • Welche Schritte sind eventuell veraltet, überholt oder unnötig?
  • Welche der Arbeitsschritte können eventuell vereinfacht oder zusammengefasst werden?
  • Welche der Schritte sind am zeitaufwendigsten?
  • Wo im Ablauf gibt es die meisten Fehlerquellen?

Bereits nach diesen Fragen ergeben sich Optimierungsmaßnahmen als Ergebnis.

Viele Unternehmen arbeiten noch „manuell“

Besonders bei kleineren Unternehmen mit Versand ist es häufig zu sehen, dass Kundenkarteien noch manuell geführt werden. Dies ist absolut überholt und sollte im digitalen Zeitalter ausschließlich am Computer geschehen. Zum einen ist dadurch ein schneller Zugriff möglich und zum anderen ist eine bessere Übersicht gegeben. Selbst Rechnungen noch manuell zu erstellen nimmt viel Zeit in Anspruch und bildet sogar eine Fehlerquelle. Werden bspw. Bestellungen mit einer Software aufgenommen, dann könnte direkt die standardisierte Rechnung mit allen Daten ausgedruckt werden.

Konkret bedeutet das, dass bspw. die Verwendung von Formularen und Checklisten bei einer telefonischen Bestellaufnahme Zeit gespart und Fehlerquellen minimiert werden. Denn in dem Fall sind alle Infos direkt zur Hand. Das könnte dann einer Optimierung von rund 10% entsprechen.

Durch die Nutzung einer passenden Software kommt es ebenfalls zu einer Zeitersparnis. Des Weiteren würden Fehlerquellen minimiert werden und der Überblick über alle Daten ist vorhanden, da alle Daten und Infos schnell aufgezeigt werden können. Dadurch das alle Daten im Computer abgespeichert sind, kann sofort der Rechnungsdruck erfolgen. Das könnte eine Optimierung von 30% ergeben.

Nach der Optimierung ist vor der Optimierung

Sofern alle Optimierungsmaßnahmen erfolgreich umgesetzt wurden und der „neue“ Arbeitsablauf Routine ist, sollte eine erneute Prüfung stattfinden, um sich nicht noch weitere Möglichkeiten zur Optimierung bestehen. Zudem kann durch diese Überprüfung festgestellt werden, ob gewisse Maßnahmen zu eventuellen negativen Nebeneffekte geführt haben, bspw. wie sich diese auf andere Abläufe auswirken.

Es gibt noch viele weitere Tipps, bzw. generelle Maßnahmen, die allgemein für eine Zeitersparnis sorgen können. Hier gilt das Motto „die Summe macht’s“ und in dieser Hinsicht können Unternehmen auf die Dauer viel Zeit einsparen, wenn sie die Arbeitsprozesse analysieren, herausfinden bei welchen Arbeitsschritten optimierungspotenzial besteht und sich fragen wo die Zeitfresser zu finden sind. Dabei sollte stets Pareto im Hinterkopf schweben und wer sich an die Tipps hält, der kann von mehr Zeit und Effizienz profitieren.

Stichwörter

Ähnliche Artikel

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Back to top button
Close