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Aufbewahrungspflicht – Big Data in der Buchhaltung

Laut § 146 AO (Abgabenordnung) müssen Bücher und Aufzeichnungen die von Bedeutung sind, aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist ergibt sich handelsrechtlich aus §§ 257 Abs. 1, 261 HGB (Handelsgesetzbuch), während die jeweiligen Aufbewahrungspflichten im Wesentlichen im § 147 AO und handelsrechtlich aus §14b UStG speziell geregelt sind. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht, sind Unterlagen nur dann aufzubewahren, wenn diese für eine begonnene Außenprüfung von Bedeutung sind sowie für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungsverfahren und anderen Verfahren, wie bspw. der Begründung etwaiger Anträge gegenüber dem Finanzamt. Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht führen dazu, dass die Besteuerungsgrundlage vom Finanzamt geschätzt wird, da der steuerlichen Beweispflicht nicht genüge getan werden kann. Zudem können, je nach Einzelfall, sogar empfindliche Geldstrafen oder Freiheitsstrafen verhängt werden.

Die Aufbewahrungsfristen beachten, um finanzielle Nachteile zu vermeiden

Ein jeder Gewerbetreibende ist verpflichtet, seine geschäftlichen Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren, und das bedeutet je nach Dokument entweder sechs oder 10 Jahre. Demnach dürfen alle Dokumente, die aus dem Jahr 2008 und älter sind, ab dem 01.01.2019 entsorgt werden. Maßgebend für die Berechnung der Aufbewahrungspflicht ist das Jahr und nicht das exakte Datum des Dokuments. So ist für ein Dokument, dass am 30.12.2008 erstellt wurde ebenso die 10-jährige Aufbewahrungsfrist abgelaufen, wie eines vom 02.01.2008, dass sogar streng genommen 11 Jahre aufbewahrt wurde. Anders verhält es sich mit Belegen , die aus 2008 stammen, aber erst 2009 gebucht wurden. Für diese beginnt die Aufbewahrungsfrist erst mit Ablauf 2009 und daher dürfen diese nicht vor dem 01.01.2020 entsorgt werden. Andere Dokumente unterliegen keiner Aufbewahrungsfrist und können daher sofort entsorgt werden. Dazu zählen bspw. Angebote, die nicht zu einem Auftrag führten oder Halbjahresbilanzen. Die Jahresbilanzen hingegen unterliegen der 10-jährigen Aufbewahrungspflicht. Bei einem rechtskonformen Archiv ist es wichtig, die richtige Balance zwischen Aufbewahrungs- und Löschpflichten zu finden. Eben das ist nicht nur bei den Hardcopies der Fall, sondern ebenfalls im Big Data Umfeld .

Unnötige Daten löschen, um Speicherplatz zu sparen

Bekannterweise wird Speicherplatz gespart, wenn unnötige Daten gelöscht werden. Aber dennoch neigen Unternehmen dazu, dass sie eine Vielzahl von Daten speichern und langfristig aufbewahren. Ein möglicher Grund dafür kann die hohe Erwartung an die Analyse grosser Datenmengen gestellt werden. Laut einer Umfrage von Cisco, sind 60 % der Unternehmen der festen Ansicht, dass Big Data hilfreich ist bei der Entscheidungsfindung und die Wettbewerbsfähigkeit erhöht wird. Für das Löschen von Daten ist das keine Motivation. Dazu kommt zudem die Verunsicherung der Unternehmen. Laut einer PwC-Studie, die im Auftrag von Iron Mountain durchgeführt wurde, erklärten 36 % der befragten mittelständischen Unternehmen, dass sie verunsichert seien über die rechtskonforme Speicherung der Daten und „für den Fall der Fälle“ alle Daten aufbewahren und damit die etwaigen Aufbewahrungsfristen nicht beachten. 54 % der Unternehmen in Europa sind der Meinung, dass sie nicht in der Lage sind, die Anforderungen der Aufbewahrungspflichten und -fristen einzuhalten, da es zu schnell zu Änderungen käme.

Genaue Löschfristen gibt es nicht

Es gibt im Gegensatz zu den gesetzlich definierten Aufbewahrungsfristen keine Fristen, wann eine Löschung der Daten erfolgen darf. Die Unternehmer müssen diese vielmehr aus den Datenvorgaben selbst ermitteln. Erreicht ist eine Löschfrist dann, wenn der Zweck der Datenerhebung erfüllt und die Frist für die Aufbewahrung abgelaufen ist. Aus diesem Grund ist eine automatische Löschung auf Basis der Wiedervorlagen nicht so einfach. Es ist dennoch möglich, die Fristen der Aufbewahrung festzuhalten, um so die Löschpflicht überprüfen zu können. Aufgrund der Vielzahl an unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen und den enormen Mengen an gespeicherten Daten ist es notwendig, auf professionelle Lösungen zuzugreifen, um so den Überblick zu bewahren. Während Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme wie die von Lexware dabei helfen bequem und schnell Belege zu erfassen und Rechnungen zu schreiben, sind die Archivlösungen behilflich, die Aufbewahrungsfristen zu verwalten und zu kontrollieren.

Outsourcing und die Löschpflicht

Unternehmen greifen besonders bei speicherintensiven Big Data Projekten zu den Cloud -Lösungen. Laut dem Cisco Connected World Technology Report on Big Data sind 81 % der befragten Unternehmen der Meinung, dass sie für Big Data Cloud-Kapazitäten benötigen. Dessen ungeachtet befreit ein Outsourcing der Archivierung nicht von den Aufbewahrungs- und Löschpflichten. Daher sollte vor der Entscheidung für ein Cloud-Archiv überprüft werden, ob und wie die zum Teil jahrelangen Aufbewahrungsfristen und im Anschluss eine sichere Löschung der Daten zu gewährleisten ist. Im Übrigen gilt dies ebenfalls bei der Wahl eines Speichermediums und somit einer lokalen Archivierung. Nicht zu vergessen sich die Mobil Geräte und Social Media Kanäle, die zu einem schnell wachsenden Databerg führen. Auch hier muss die Aufbewahrungsfrist beachtet werden, sofern die Daten geschäftsrelevant bzw. personenbezogen sind. Einer Studie zufolge denken nur 15 % der Unternehmen bei der Archivierung und dem Daten-Management an die Social Networks. Von einem Drittel der Unternehmen wurde eingeräumt, dass sich Kopien von Emails auf mobilen Endgeräten befinden können. Allerdings gelten die Aufbewahrungs- und Löschpflichten für alle Speicherorte, egal ob Social Media oder Mobilgeräte.
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