E-Akte: Vom Ordner wälzen hin zur digitalen Aktenablage

Die klassischen Papierakten haben mehrere Nachteile: sie nehmen Platz weg, verstauben und sind zum größten Teil weder aktuell noch vollständig. Die Folge davon: Sie sind nicht verlässlich. Dazu kommt noch ein Problem: Häufig werden diese Akten nicht revisions- und manipulationssicher aufbewahrt. Des Weiteren weist jede Abteilung und jeder Mitarbeiter einen ganz eigenen Arbeitsablauf und Prozess auf. Somit kommt es nicht nur bei einem Mitarbeiterwechsel dazu, dass viel wichtiges verloren geht.

Anders bei einem digitalisierten Archivierungssystem. In diesem Fall ist das Wissen nicht mehr an eine oder mehrere Personen gebunden, sondern ein jeder kann es nutzen und einsehen. Die wichtigen Daten sind durch klare Rechte- und Zugriffsverwaltungen für alle berechtigten Personen bzw. Abteilungen einsehbar. Doch die sogenannten E-Akten bieten neben der Transparenzbarriere auch noch eine Vielzahl von anderen Vorteilen.

Für Unternehmen eine Option, für Bundesbehörden bald ein Muss

Es ist wichtig, dass die erforderlichen Arbeitsschritte bei der Bearbeitung von Akten und Vorgängen einfach und schnell durchgeführt werden können. Denn so kann ein jeder den aktuellen Bearbeitungsstand schnell erkennen und wird zudem auch über ein neues oder ein bearbeitetes Dokument informiert. Was für Unternehmen immer attraktiver wird, stellt für die Bundesbehörden ab 2020 eine Pflicht dar.

Durch das E-Government-Gesetz vom August 2013 sind die Bundesbehörden ab 2020 dazu verpflichtet elektronische Akten zu führen. Damit wird die E-Akte im digitalen Zeitalter eine Schlüsselrolle einnehmen und mehr Effizienz in das Verwaltungshandeln bringen.

Raus dem mit alten Papier in Berlin

Die Berliner Verwaltung arbeitet bereits seit mindestens einem Jahrzehnt daran, die gute alte Papierakte abzuschaffen – inklusive Umlaufmappe und Aktenwagen. In den Anfängen war der Senat noch rot-rot, als die erste Voruntersuchung die Empfehlung aussprach, die komplette Verwaltung nach und nach auf die E-Akten umzustellen. Das sollte jedoch strikt freiwillig geschehen und zu dieser Zeit noch auf Kosten der betroffenen Behörde. Man dachte damals, dass durch die elektronische Aktenführung erhebliche Effizienzgewinne erzielt würden und somit die vorgeschriebene Wirtschaftlichkeitsbetrachtung ein guter Anreiz darstellt. Doch eben dieser Plan ging nicht auf. Auch wenn immer wieder von der Politik versucht wurde, diesen Prozess anzuschieben, so kam es immer wieder zur Verschiebung von Zuständigkeiten und auch Fristen wurden nach hinten korrigiert. Noch heute sind die elektronischen Akten nichts weiter als Insellösungen.

Ein Beispiel: Im April 2017 arbeiteten von 75.000 Computerarbeitsplätzen gerade einmal 5.000 mit den E-Akten. Den Durchbruch erhoffte sich der Senat durch das E-Goverment-Gesetz, das einen Punkt hinter das Freiwilligen-Prinzip setzt und bis Ende 2022 die flächendeckende Einführung der E-Akten vorschreibt.

Die ELO E-Akte: zu jederzeit ein effektiver Zugriff

Für die Bearbeiter ist es wichtig, dass Sie erforderliche Arbeitsschritte schnell und einfach in die Wege leiten können, einen aktuellen Bearbeitungsstand zügig erkennen und auch über Dokumente, die entweder neu oder bearbeitet wurden, zu jeder Zeit informiert werden. Eben hier setzt die ELO E-Akte für Kommunen an. Sie verfügt über Mechanismen, von denen die Bearbeiter optimal unterstützt werden.

Kommt ein neues Dokument zur E-Akte hinzu oder es wird ein Dokument be- bzw. überarbeitet, dann wird jeder, der diese Funktion für die betreffende Akte aktiviert hat, darüber informiert. Für die moderne Sachbearbeitung ist es, neben diesen Informationen auch wichtig, dass der Bearbeiter den Sachstand eines Sachverhalts mit allen Geschäftsvorgängen steuern kann. Eben hier weist die ELO E-Akte ihre größten Stärken auf.

Ein Pool aus voreingestellten Vorgängen

Der Sachbearbeiter der Zugriff auf die E-Akte hat, hat die Möglichkeit, aus einem Pool von voreingestellten Vorgängen und Geschäftsgängen zu wählen. Zudem kann er diese ggf. auf die aktuelle Situation anpassen oder bei Bedarf eine neue erstellen. Bei der Anpassung oder der Neuerstellung einer E-Akte wird der Bearbeiter durch eine intuitive Oberfläche und verwaltungsspezifischen Begriffen geführt. Das bedeutet, dass er sich nicht in ein prozessfremdes Tool einarbeiten muss, sondern eine entsprechende Hilfe erhält.

Die Bearbeitung einer Anfrage stellt einen exemplarischen Fall dar. Der Bearbeiter erstellt einen neuen Vorgang und ordnet die Anfrage diesem zu. Dieser wird dann zur Bearbeitung und Beantwortung an alle beteiligten Abteilungen / Ämter gesendet, bis am Ende eine Entscheidung fällt und das Antwortschreiben erstellt wird. Während der Bearbeitung der Anfrage ist es möglich, sog. Zeichnungen oder Verfügungen anzubringen. Bei Letzteren kann es sich um feste oder optionale handeln. So kann eine Freigabe eines Antwortschreibens, dass von einem Sachbearbeiter erstellt wurde, durch die Verwaltungsspitze erfolgen.

Die ELO E-Akte bietet noch viele weitere Vorteile

Die ELO E-Akte bietet noch viele weitere Vorteile, neben der prozessualen Stärke. Dabei kann es sich auch um die Organisation des Zugriffs auf Akten durch einen Sachbearbeiter handeln. So kann jeder Sachbearbeiter, die Akten, Vorgänge und Dokumente in einer Ansicht aufnehmen, die er für sich persönlich eingerichtet hat. Dort kann er diese dann ganz unabhängig von dem eigentlichen Ablageort der E-Akte führen. Durch diese Vorgehensweise wird der Zugriff erleichtert und in der Aktenführung wird dem starken Bedürfnis nach einem individuellen Zugriff auf Akten gerecht.

Neben einer kompletten und bequemen E-Aktenführung sind auch die Schnittstellen wichtig, wie bspw. Mailsystem, Office-Anwendungen oder Fachwendungen. Um es auf den Punkt zu bringen: Die ELO E-Akte stellt sicher, dass die Verwaltungsabläufe im Fluss bleiben und die Unterbrechungen auf ein Minimum reduziert werden. Dank den Erweiterungen wie Personalakte, Serienbrief, Schriftgutverwaltung und vielen mehr, ist die ELO E-Akte von der n-komm GmbH angereichert worden.