Geschenke an Mitarbeiter und Geschäftspartner – was gilt es zu beachten?

Geschenke an Mitarbeiter und Geschäftspartner – was gilt es zu beachten?

Unternehmen bzw. Arbeitgeber machen Mitarbeitern und Geschäftspartnern zu persönlichen Anlässen gerne eine kleine Freude. Dabei handelt es sich um ein wunderbares Mittel, die Wertschätzung auszudrücken. In vielen Fällen können diese Geschenke steuerfrei oder steuervergünstigt gewährt werden. Selbst die Übergabe im Rahmen einer Feier kann einer Begünstigung unterliegen. Doch es gibt einige Besonderheiten, auf die es zu achten gilt.

Steuerliche Begünstigung, ja oder nein?

Dass Mitarbeiter*innen und Geschäftsfreunden ein Geschenk als Anerkennung und Aufmerksamkeit übergeben werden, dafür gibt es vielerlei Anlässe. Bei Sachgeschenken bietet das Lohnsteuerrecht zahlreiche Möglichkeiten, um dies steuergünstig zu gestalten. Wird ein Geldgeschenk übergeben, dann ist dies stets im vollen Umfang steuerpflichtig.

Geschenke für Arbeitnehmer*innen – es gibt eine monatliche Sachbezugsfreigrenze

Verteilt ein Arbeitgeber Geschenke an seine Mitarbeiter*innen, dann muss die monatliche Sachbezugsfreigrenze in Betracht gezogen werden. Diese liegt seit Januar 2022 bei monatlich 50 EUR. Wird diese Grenze in dem jeweiligen Monat nicht für andere Sachleistungen der Mitarbeiter*innen genutzt, wie bspw. für die Mitgliedschaft in einem Fitnessstudio, dann kann bis zu diesem Wert ein Sachgeschenk steuer- und sozialversicherungsfrei übergeben werden.

Gutscheine & Prepaidkarten und die Sachbezugsfreigrenze

Grundsätzlich ist es möglich, die Sachbezugsfreigrenze für Gutscheine mit Geldbetrag anzuwenden. Die sogenannten Geldkarten sind weitverbreitet und ermöglichen, über verschiedene Vertragspartner Waren einzukaufen. Allerdings dürfen diese Karten ausschließlich für den Bezug von Dienstleistungen oder Waren berechtigen. Außerdem muss die Einlösemöglichkeit seit 2022 räumlich oder auf eine bestimmte Produktkategorie eingegrenzt werden. Barauszahlungen sind nicht erlaubt. Zudem darf es sich nicht um eine Karte handeln, die über eine Kreditkartenfunktion verfügt.

Aufmerksamkeiten bis 60 EUR steuerfrei – jedoch nur bei persönlichen Ereignissen

Es gibt neben der monatlichen Steuerbezugsfreigrenze auch die steuerfreien Aufmerksamkeiten. Diese können bis zu einem Betrag von 60 € steuerfrei gewährt werden. Jedoch gilt dies lediglich für persönliche Ereignisse, wie Geburtstag, Hochzeit, Geburten oder Arbeitnehmer*in-Jubiläum. Auch eine bestandene Abschlussprüfung zählt als persönliches Ereignis.

Nicht in Betracht kommt die Steuerbefreiung an Weihnachten oder bei einem Betriebsjubiläum, denn hierbei handelt es sich nicht um persönliche Ereignisse. Das Finanzgericht Hessen hat für Weihnachten diese Vorgehensweise bestätigt (FG Hessen Urteil vom 22.08.2018 – 4 K 1408/17). Zudem wird durch die neuen Lohnsteuerrichtlinien klargestellt, dass es sich bei einem persönlichen Ereignis um eines des Arbeitnehmenden handelt oder einer Person die in dessen Haushalt lebt (R 19.6 Abs. 1 Satz 2 LStR 2023).

Bei dieser Aufmerksamkeitsgrenze von 60 EUR ist grundsätzlich zu beachten, dass es sich dabei um den Bruttobetrag handelt, sprich 60 € inklusive Umsatzsteuer. Diese Aufmerksamkeiten können als Gutschein oder Prepaid-Karte ausgegeben werden. Zu beachten ist dabei, dann diese ausschließlich im Inland einlösbar sind und ausschließlich für Produkte oder Dienstleistungen gelten.

Geschenke an Mitarbeiter*innen und Geschäftspartner*innen: die Pauschalbesteuerung

Es gibt zudem die Möglichkeit der pauschalen Steuerübernahme mit einem Steuersatz von 30 Prozent nach § 37b EStG für verbleibende Geschenke an eigene Mitarbeiter*innen und Geschäftsfreund*innen. Insbesondere ist bei dieser Regelung ein Augenmerk auf die (Weihnachts-) Geschenke an Geschäftspartner*innen und deren Mitarbeiter zu legen. Denn auch hier kann es zu einer pauschalen Übernahme der Steuer kommen.

Zwar ist die Steuerübernahme nicht verpflichtend, doch in den Lohnsteuer-Außenprüfungen wird diese gern aufgegriffen, denn sonst kann es zu unliebsamen Überraschungen beim Empfänger kommen.

Weihnachtsfeier mit Geschenkübergabe

Die Übergabe anlässlich einer Weihnachtsfeier ist oft gängig in den Unternehmen. Für die Feier (und den anlässlich der Feier überreichten Präsente) selbst gilt ein Freibetrag von 110 €) und das für bis zu zwei Veranstaltungen pro Jahr. Die Gesamtkosten – die zu berücksichtigen, Aufwendungen – des Arbeitgebers sind zu gleichen Teilen auf die Teilnehmer*innen der Veranstaltungen aufzuteilen (BFH-Urteil vom 29.04.2021 – VI R 31/8).

Sofern der Steuerfreibetrag von 100 EUR überschritten wird oder es werden mehr als zwei Veranstaltungen durchgeführt, liegt ein steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Für diesen besteht allerdings die Möglichkeit der begünstigten Besteuerung. Der Arbeitslohn, der aus dem Anlass eine Betriebsveranstaltung entsteht, kann mit 25 Prozent pauschal besteuert und sozialversicherungsfrei belassen werden.

Geschenke und auch Verlosungsgewinne weisen keine Höchstgrenze auf und können von beliebigem Wert in die Berechnung des Freibetrages mit einbezogen werden. Sollte der Freibetrag überstiegen werden, dann können die Vorteile in diesem Bezug mit 25 Prozent pauschal besteuert werden.

Wann gilt eine Feier als Betriebsveranstaltung?

Es gilt, dass das Geschenk im Rahmen einer Betriebsveranstaltung zu überreichen ist. Sobald die Betriebsveranstaltung ein gewisses Eigengewicht aufweist, ist eine Feier in diesem Sinn anzusehen. Das bedeutet, dass die Veranstaltung über den Rahmen einer bloßen Geschenkverteilung hinausgehen und einen „geselligen“ Charakter aufweisen muss. Beispielsweise ist das der Fall, wenn Musikvorführungen, Bewirtung, Genussmittel und Festvorträge dargeboten werden.

Die Verwaltung ist hinsichtlich der Verbindung zur Feier bei kleinen Geschenken großzügig. Eigentlich wird ein Geschenk nur „anlässlich“ einer Betriebsveranstaltung und nicht „nur bei Gelegenheit“ an die Mitarbeiter*innen übergeben, wenn es einen konkreten Zusammenhang zwischen der Betriebsveranstaltung und dem Geschenk besteht. Nicht beanstandet wird, wenn Geschenke bis zu 60 Euro als Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung in die Bemessungsgrundlage für die Ermittlung des Freibetrages einbezogen werden.

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