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Global gründen per Remote Work – so funktioniert´s!

Junge Unternehmen leben davon, in kleinen Teams mit flachen Hierarchien einiges auf die Beine zu stellen. In einem Startup, das lokal agiert, funktioniert das meist noch sehr gut. Doch was passiert, wenn das Unternehmen wächst und sich immer mehr international ausrichtet? Wenn neue Abteilungen und Standorte entstehen und die Organisation komplexer wird? Geht dann der Wettbewerbsvorteil, schneller und dynamischer agieren zu können als behäbige Großunternehmen, verloren? Nicht unbedingt, denn dank Remote Work kann auch in einem dezentral organisierten Unternehmen der Schwung und die Frische eines jungen Startups erhalten bleiben. Cloudbasiertes Arbeiten und intelligente Tools helfen dabei. Noch wichtiger aber sind eine gute Führungskultur und persönliche Begegnungen.

Remote Work – was ist das überhaupt?

Der Begriff Remote Work beschreibt eine Situation, in der die Mitglieder eines Teams an unterschiedlichen Orten arbeiten, sich online vernetzen und vorrangig virtuell miteinander kommunizieren. Remote Work ist heute für viele Unternehmen Alltag. Eine Reihe von technischen Neuerungen hat diese Entwicklung beschleunigt. Eine davon ist das Arbeiten in der Cloud. Seit die arbeitsnotwendigen Dateien nicht mehr auf einem lokalen Server gespeichert werden müssen, sondern sicher in der Cloud abgelegt werden können, ist es möglich, dass die Projektbeteiligten von praktisch jedem Ort der Welt darauf zugreifen können. Sogar riesige Bilddateien oder ganze Ordner können ohne Probleme zugänglich gemacht und zeitgleich bearbeitet werden. Verstopfte E-Mail-Postfächer und ein chaotisches Nebeneinander mehrerer Versionen gehören damit der Vergangenheit an. Damit verbunden ist ein weiterer Trend, der die ortsunabhängige Zusammenarbeit in den letzten Jahren vorangetrieben hat: Software as a Service (SaaS). SaaS-Anwendungen werden online bereitgestellt und nicht mehr wie früher auf einzelnen Rechnern installiert. Ein Passwort genügt, und schon können alle Teammitglieder die gleichen Programme nutzen, auch wenn sie auf unterschiedlichen Kontinententen arbeiten. Eine wichtige Voraussetzung, um in international wachsenden Startups die Dynamik und Zugkraft aufrechtzuerhalten, zumal es ein guter Schutz vor Silodenken und Abschottungstendenzen innerhalb eines Unternehmens ist.

Digitale Tools erleichtern die Kommunikation und die Zusammenarbeit

Dank der Digitalisierung ist das agile Arbeiten in weltweit verstreuten Unternehmen also technisch kein Problem mehr. Wie aber steht es um die Kommunikation? Sie ist die Basis dafür, dass die Zusammenarbeit in Teams – ob remote oder nicht – funktioniert. Wo aufgrund der räumlichen Entfernung jede Face-to-face-Interaktion entfällt, muss für digitalen Ersatz gesorgt werden – denn das gute alte Telefon allein kann diese Lücke nicht füllen. Zum Glück halten findige Softwareentwickler dafür längst eine ganze Palette von Lösungen parat. Damit alle Mitglieder eines Teams sich schnell und einfach austauschen können, haben sich Telefonie-Anwendungen wie Skype bewährt. Neben Telefon- und Videokonferenzen bieten sie die Möglichkeit, Nachrichten und Dateien zu versenden, Präsentationen zu kommentieren oder den eigenen Bildschirm mit anderen Teammitgliedern zu teilen. So kann man einander virtuell über die Schulter zu schauen. Bei der schriftlichen Kommunikation spielt noch immer die E-Mail eine wichtige Rolle, aber nicht alles kann auf diesem Weg geklärt werden. Messengerdienste wie Slack , die ohne einen klassischen Posteingang auskommen, sind eine sinnvolle Ergänzung. Da der Informationsaustausch nicht mehr über Verteiler erfolgt, sondern per Chat in sogenannten Channels, wird die Kommunikation unmittelbarer und transparenter. Sämtliche Nachrichten werden mit Hashtags versehen und entsprechend sortiert. So lassen sie sich im Nachhinein über die thematische Suche leicht wiederfinden. Die verschiedenen Kommunikationstools sind für Remote Worker ein Segen – vorausgesetzt, ihre Anwender wissen mit ihnen umzugehen. Damit die Abstimmung im Team auch über Ländergrenzen hinweg reibungslos läuft, ist eine einfache und unmissverständliche Sprache zu wählen. Ironie wird häufig falsch verstanden und ist daher fehl am Platz. Ein freundlicher und respektvoller Umgangston sollte dagegen für alle selbstverständlich sein. Damit dies nicht vergessen wird, bietet es sich an, feste Grundregeln für die interne Kommunikation zu vereinbaren und in einem Leitfaden oder FAQ zusammenzufassen. Trotzdem kann es zu Konflikten oder Unstimmigkeiten im Team kommen. Diese sollten niemals über die internen Kanäle bearbeitet werden, sondern immer persönlich, am besten am Telefon. Ergänzend zu den verschiedenen Kommunikationstools für die vernetzte Teamarbeit gibt es eine Reihe von Taskmanagement-Tools, die dafür sorgen, dass kein Schritt vergessen, aber auch keiner doppelt bearbeitet wird. Viele von ihnen übertragen das Prinzip der klassischen To-Do-Liste in die digitale Welt. Die Aufgaben können einzelnen Teammitgliedern zugeordnet und je nach Bearbeitungsstand unterschiedlich markiert bzw. verschoben werden (von „noch zu tun“ über „ist in Arbeit“ bis „erledigt“). So sind immer alle auf dem neuesten Stand und können sehen, wer wofür zuständig ist. Auch in unserem Unternehmen, der Businesspilot GmbH, geht ohne Cloud und digitale Tools nichts mehr. Unser neuestes Projekt, die Gründerplattform , nutzt cloudbasierte Technologien, um das Gründen hierzulande einfacher zu machen. Die Nutzerinnen und Nutzer der Plattform können nicht nur ortsunabhängig im Team an ihrem Geschäftsmodell oder ihrem Businessplan arbeiten und sich online von Freunden und Experten Feedback dazu einholen, sondern sich darüber hinaus auch direkt mit Gründungsunterstützern und Finanzierern aus ganz Deutschland in Verbindung setzen. Letztere pflegen ihre Angebote selbstständig ein, so dass auf der Gründerplattform ein riesiger Marktplatz entsteht, auf dem die unzähligen Optionen, die es für die Förderung und Finanzierung für Gründungen gibt, gebündelt und dank intelligenter Algorithmen passgenau ausgewählt und vorgeschlagen werden. Schon über 330 Akteure sind an Bord und Woche für Woche werden es mehr. Aber auch im Hintergrund wirken bei uns verschiedene Remote Work-Technologien. Sie helfen uns, unsere Standorte in Berlin und Hamburg effektiv zu vernetzen, sind aber auch bei der engen Abstimmung mit den Initiatoren der Gründerplattform, dem Bundesministerium für Wirtschaft (BMWi) und der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) unverzichtbar, die ihrerseits in Berlin, Frankfurt und Bonn ansässig sind. Damit alle Beteiligten effektiv zusammenarbeiten können, nutzen auch wir selbstverständlich längst eine virtuelle Cloud, um wichtige Dokumente und Daten zugänglich zu machen. Für das Projektmanagement nutzen wir GitHub , ein webbasierendes Tool aus der Softwareentwicklung. Mit seiner benutzerfreundlichen Oberfläche ermöglicht es uns, unsere Gründerplattform schrittweise und arbeitsteilig weiterzuentwickeln, ohne im Versionschaos unterzugehen. Jede Idee und jede Anregung unserer Nutzer wird systematisch aufgenommen und so davor bewahrt, verloren zu gehen. Ohne Tools wie dieses könnten wir uns unseren Alltag nicht mehr vorstellen.

Chancen nutzen, Risiken erkennen

Keine Frage: Remote Work bietet viele Chancen und ist dank der Digitalisierung weiter im Vormarsch. Für Mitarbeiter bietet sie den Vorteil, dass sie ihren Arbeitsort und ihre Arbeitszeiten frei wählen können. Sie können Beruf und Privatleben flexibel in Einklang bringen und sogar längere Auslandsaufenthalte realisieren, ohne Urlaub nehmen zu müssen. Auch die Unternehmen gewinnen an Flexibilität. Sie können ihre Teams projektbezogen zusammenstellen und ihren Mitarbeiterstamm nach Bedarf durch freiberufliche Experten ergänzen. Dabei können sie die besten Köpfe ins Boot holen, unabhängig davon, wo diese ihren Lebensmittelpunkt haben und auch überregional mit anderen Unternehmen kooperieren. Außerdem finden sie häufig einen direkteren Marktzugang in anderen Ländern, wenn sie dort ihre Leute beschäftigen. Wenn das Team sogar über mehrere Zeitzonen verteilt ist, ist zwar die Koordination anspruchsvoller, dafür ist aber immer jemand erreichbar – je nach Geschäftsmodell kann das ein entscheidender Vorteil sein. Startups, die die Möglichkeiten der digitalen Vernetzung geschickt nutzen und die passenden Tools auswählen, können mit Remote Work bis zu einem gewissen Grad ihre Dynamik und Schnelligkeit bewahren, selbst wenn sie wachsen und internationaler werden. Allerdings hat die ortsunabhängige Zusammenarbeit auch Grenzen. Wie will man gemeinsame Werte entwickeln, wenn es keine Meetings gibt, bei denen man zusammen an einem Tisch sitzt, keinen Plausch in der Teeküche und keinen Flurfunk? Ohne persönliche Begegnungen, bei denen auch mal Raum für Privates bleibt, fallen elementare Aspekte der Kommunikation weg. Es besteht die Gefahr, dass einzelne Teammitglieder in die Isolation geraten, dass der Austausch insgesamt ins Stocken gerät und das Team unproduktiv wird und auseinanderfällt.

Remote Teams brauchen gute Führung

Gerade Startups leben aber von ihrem Teamgeist. Solange man zusammen auf einer Etage arbeitet und sich regelmäßig am Kicker trifft, ist es nicht schwer, ein tragfähiges Wir-Gefühl aufzubauen. Unter Remote-Bedingungen wird daraus eine große Aufgabe. Hier ist Führungsqualität gefragt. Aber was heißt das? Um ehrlich zu sein, wir wissen es auch nicht. Den einen richtigen Weg gibt es wohl nicht. Dafür sind die Unternehmen zu unterschiedlich und die Rahmenbedingungen zu sehr im Fluss. Wir glauben aber, dass funktionierende Remote-Teams nicht in erster Linie eine Frage der technischen Ausstattung sind, sondern eine der Kommunikation, der passenden Organisationsstrukturen und der Beziehungen. Arbeiten in der Cloud, SaaS und die vielen neuen Tools für die vernetzte Teamorganisation sind toll und es lohnt sich, sie auszuprobieren und aus dem riesigen Angebot das Passende für sich auszuwählen. Sie können Abstimmungsprozesse beschleunigen und das selbständige Arbeiten aller Teammitglieder fördern. Aber darüber dürfen die Organisationsbeziehungen und der Inhalt der Arbeit nicht aus dem Blick geraten. Die Erfahrung zeigt, dass man auch in Remote Teams auf persönliche Begegnungen letztlich nicht verzichten kann. Es mag teuer und aufwendig sein, aber es lohnt sich, alle Teammitglieder in bestimmten Abständen an einem Ort zusammenzubringen. Bei diesen Gelegenheiten sollte auch Zeit für informelle Begegnung und Teambildung sein. Selbst wenn diese Treffen nur selten stattfinden, können sie das Team entscheidend nach vorne bringen. Außerdem lässt sich die Anzahl der remote arbeitenden Mitarbeiter nicht unendlich erhöhen. Allein per Slack oder Twitter kann man ein weltweit verstreutes Unternehmen nicht sinnvoll führen. Ein weiterer wichtiger Punkt sind klare Zuständigkeiten: Jeder muss wissen, was er zu tun hat. Die hierarchiefreie Zusammenarbeit in Startups ist ein Mythos. Auch in teamorientierten Unternehmen wirken Hierarchien weiter, und das aus gutem Grund: Sie ermöglichen arbeitsteilige Prozesse und stellen sicher, dass am Ende aus vielen einzelnen Beiträgen ein großes Ganzes wird. Wenn es niemanden gibt, der die Verantwortung für den gesamten Prozess trägt und wenn unklar ist, wer welche Entscheidungen trifft, endet jede Zusammenarbeit im Chaos. Startups, deren Mitarbeiter via cloudbasierten Apps und digitalen Tools vernetzt arbeiten, gelten als Inbegriff einer agilen und zeitgemäßen Unternehmenskultur. Aber je größer ein Unternehmen wird, desto weniger reicht es, auf selbstorganisierte Teams und lockere Strukturen zu setzen. Irgendwann kommt der Punkt, an dem es ohne feste Organisations- und Kommunikationsstrukturen, ohne Zielvorgaben, Planung und klare Anweisungen, also ohne Führung nicht mehr geht. Werden in diesen Bereichen die Hausaufgaben solide gemacht, kann dank der Digitalisierung standortübergreifendes agiles Arbeiten gelingen. Wenn nicht, werden aus kleinen und dynamischen Remote-Teams bald riesige undurchschaubare Netzwerke, die kaum noch effizient zu steuern sind. Hat man anfangs die Etablierten durch Geschwindigkeit, Innovationskraft und radikale Kundenzentrierung unter Druck gesetzt, läuft man Gefahr, mit zunehmender Größe ähnlich behäbig und selbstbezogen zu werden, wie die Konkurrenz. Um das zu verhindern, ist es Aufgabe der Unternehmensführung, die neuen Chancen der Remote Work zu nutzen, ohne sich zu sehr auf die rein technischen Möglichkeiten zu konzentrieren. Sie sind nur ein Hilfsmittel. Es kommt aber auf den Inhalt an. Jan Evers - Global gründen per Remote Work – so funktioniert´s!Unser Gastautor Dr. Jan Evers ist einer der Geschäftsführer der Business Pilot GmbH. Das Unternehmen betreibt die neue Gründerplattform, die darauf abzielt, das Gründen in Deutschland durch digitale Prozesse einfacher zu machen. Initiatoren des Projektes sind das Bundeswirtschaftsministerium und die Kreditanstalt für Wiederaufbau. Schon mehr als 330 Akteure aus der Gründungsunterstützung bieten ihren Service auf der Plattform an.

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