GOBD 2017 – Anforderungen an Kassensysteme werden verschärft

Das Jahresende naht und damit werden zum Beginn des neuen Jahres wieder eine Vielzahl von neuen Regelungen und Gesetzen gültig und darunter auch die GoBD 2017. Diese besagt, dass ab dem 01. Januar 2017 nur noch Kassensysteme eingesetzt werden dürfen, die der GoBD entsprechen. Das heißt: Good bye alte, analoge Kassen und hello digitale Kassen.

Die Frist endet am 01. Januar 2017

Bereits seit November 2010 gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Durch diese wurden die bisherigen GoBS, sowie die GDPdU zusammengefasst und aktualisiert und das nach den gegenwärtigen technischen Möglichkeiten.

Mit dem 31.12.2016 endet nun die Übergangsfrist und die Einzelhändler sind verpflichtet, eine GoBD-konforme Kasse zu verwenden, mit der es möglich ist, direkt digitale Unterlagen für die Buchhaltung veränderungssicher zu erzeugen. Allerdings waren im August diesen Jahres mindestens noch ein Drittel der stationären Einzelhändler nicht ausreichend oder gar nicht vorbereitet.

Allerdings gelten ab dem 01. Januar des kommenden Jahres die Verordnungen der GoBD, inklusive der Regelungen aus dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums von November 2010 uneingeschränkt. Das bedeutet, mit dem Ende des Jahres 2016 endet auch die Schonfrist endgültig. Die Einzelhändler müssen sich nun die Frage stellen, ob sie alle Regelungen bereits vollständig erfüllen, denn eine Nichterfüllung kann schwere Folgen mit sich ziehen. So kann ein Verstoß gegen die GoBD zu finanziellen Nachteilen führen.

Wer ist betroffen?

Im weiteren Sinne sind alle Gewerbetreibenden betroffen, die Bücher führen und im engeren Sinne all diejenigen, die im Verkauf eine elektronische Registrierkasse, PC-Kasse oder Ähnliches einsetzen. Kaufleute sind dazu verpflichtet, ihre geschäftlichen Unterlagen sprich die Bücher ordentlich zu führen. Die Kleingewerbetreibenden, die lediglich zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung verpflichtet sind, müssen grundsätzlich keine Handelsbücher führen. Doch sollten sie freiwillig Bücher führen, dann müssen diese alle Pflichten zur ordnungsgemäßen Buchführung erfüllen.

Bei Bargeschäften werden die Registrierkassen dazu genutzt, um die Einnahmen zu verbuchen. Die Belege, die ausgegeben werden, gelten als Unterlagen für die Kassenführung und unterliegen damit den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung. Diese zählen zu den Kassenbüchern. Aus diesem Grund sind an die Registrierkassen und deren Belege ganz besondere Anforderungen zu stellen.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt werden?

In der GoBD 2015 wird genau beschrieben, wie die Buchführung und auch die sonstigen steuerrelevanten Aufzeichnungen eines Unternehmens nach der Vorstellung der Finanzverwaltung aussehen sollten. Darin sind die maschinelle Auswertbarkeit, die Verfahrensdokumentation, das interne Kontrollsystem und die elektronische Archivierung sowie der Datenzugriff durch die Finanzbehörden beinhaltet. Zudem wird auch sehr genau beschrieben, dass Kassenbelege, die durch eine Registrierkasse erstellt  werden, automatisch der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen. Diese Daten müssen während der Dauer der Aufbewahrungspflicht vollständig und zu jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sein. Es gibt zahlreiche Anbieter, die diese Grundsätze in Ihren Systemen integrieren und alle Gesetzmäßigkeiten berücksichtigen.

Wie muss nun vorgegangen werden?

Alle Prozesse und Software-Systeme, die mit steuerrelevanten Daten in Verbindung stehen, müssen die GoBD-Anforderungen erfüllen. Es ist unverzichtbar für die Händler für eine rechtssichere Archivierungslösung zu sorgen und ab 2017 ein GoBD-konforme Kasse einzusetzen. Die alten Registrierkassen, die diesen Anforderungen nicht mehr gerecht werden, müssen bis zum Ende des Jahres 2016 ersetzt werden.

Von den Einzelhändlern sollten diese Regelungen als Chance betrachtet werden, denn die modernen Kassensysteme bringen eine Vielzahl von Vorteilen mit sich. So erleichtern sie durch die Digitalisierung der Daten den Arbeitsalltag und zugleich kann auch von vielen andern neuen Möglichkeiten profitiert werden, wie beispielsweise einer integrierten Warenwirtschaft für die Inventur.

Generell unterliegen sämtliche Kassenbücher den GoBD, ganz egal ob dieses mit einer Registrierkasse oder auf einem anderen Weg elektronisch geführt bzw. aufgezeichnet werden. Aus diesem Grund ist es lohnenswert, seine eigene Buchführung auf die Ordnungsmäßigkeit zu überprüfen.

Welche Chancen bieten sich?

Die digitalen Kassen und POS-Systeme bieten den Vorteil, dass sie flexibel programmierbar sind. Dadurch ist es möglich, die aktuellen GoBD-Anforderungen vollständig zu implementieren. Selbst das Führen von einem Online-Shop wird durch die automatische Produkterfassung erleichtert, da die Warenverfügbarkeiten direkt vorhanden sind und zugleich durch die POS-Systeme auch alle steuerrelevanten Anforderungen berücksichtigt werden. Damit muss keine Betriebsprüfung durch die Steuerbehörden mehr gefürchtet werden und zudem stehen auch alle erforderlichen Daten in der vorgeschriebenen Form zur Hand.

Ein Blick in die Zukunft

Von den Bundesländern wurde bereits zu der Zeit die Einführung des sogenannten INSIKA-Verfahren (integrierte Sicherheitslösung für messwertverarbeitende Kassensysteme) für Registrierkassen geplant. Dieses soll bei Kassen in den Branchen, die viel Bargeldumsatz machen, wie beispielsweise der Einzelhandel, zum Einsatz kommen. Dabei handelt es sich um ein Schutzsystem für die digitalen Aufzeichnungen von Bargeschäften gegen Manipulation mittels Kryptografie – besonders bei den Registrierkassen und Taxametern. Somit können die Anforderungen an die digitale Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen durch die Unternehmen erfüllt werden. Zusätzlich sollen auch digitale Signaturen eingeführt werden, sodass jede Buchung ganz eindeutig einem Steuerpflichtigen zugeordnet werden kann. Bereits im Oktober 2015 hatte sich der deutsche Industrie- und Handelskammertag kritisch zu der geplanten Verschärfung geäußert und die geplanten Änderungen kommentiert. Der Gesetzentwurf soll noch 2016 vorgelegt werden für die manipulationssicheren Kassen – doch bis dato ist noch nichts Weiteres bekannt.

Die Digitalisierung des Handels wird durch die Umsetzung der GoBD-Vorschrift weiter vorangetrieben. Fortan besteht nicht nur für die Einzelhändler die Notwendigkeit der digitalen Erfassung von Warenbeständen, sondern auch in anderen Branchen, wie der Gastronomie und der Hotellerie, wo Kassensystem im Einsatz sind. Auch sie kommen um die weitere Digitalisierung nicht mehr herum.

Jeder, der sich bereits für ein Kassensystem entschieden hat, das zu 100 % GoBD-konform ist, muss sein bisheriges System nicht mehr aufwendig umstellen und durch ein digitales POS-System ist jeder auch für künftige Anforderungen bestens gerüstet. Zweifelsohne wird die Digitalisierung auch im Handel weiter voranschreiten und mit einem sauberen Dokumenten-Management ist jeder im Hinblick auf die Zukunft auf der sicheren Seite.

Ein Kommentar

  1. Genau wie alle POS-Systeme alle erforderlichen Anforderung des Finanzamts berücksichtigen müssen, wird auch bestimmt den Fokus gelegt, dass auch alle vorhandenen POS-Systeme alle Anforderungen und Bedürfnisse der verschiedenen Händler und Unternehmen in Acht nehmen müssen, damit wir digitale Kassensysteme haben, die uns bei unseren Zielen zur Seite stehen.

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