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Office 365 Backup: Ist unbedingt eine Sicherungskopie notwendig?

In vielen Unternehmen ist der feste Glaube vorhanden, dass keine Backups mehr erforderlich sind, sobald der Umstieg auf Microsoft Office 365 erfolgt. Ein aktueller Bericht der Enterprise Strategy Group aus Juni 2019 zeigt auf, dass jedes vierte Unternehmen der Ansicht ist, dass kein Backup fuer Office 365 benötigt wird.

Trotz Datensicherung: Es gibt viele Risiken

Die Daten sind in der Cloud von Office 365 weitgehend vielen Gefahren schutzlos ausgeliefert. So sind durch die Sicherungsverfahren von Office 365 Datenverluste die bspw. durch Hacker, Malware oder technische Probleme entstehen nicht abgedeckt. Vor allem Mal- und Ransomware sind eine echte Bedrohung, auch wenn die Verwaltung der Zugriffsrechte eigentlich sehr gut ist. Erschleichen sich Cyberkrimelle dennoch einen Zugang, dann wird selbst die beste Zugriffskontrolle nicht mehr weiterhelfen.

Schnell stehen die Unternehmen dank der Zugriffskontrolle unter Umständen vor einem (Kosten-)Problem: Verlassen Mitarbeiter das Unternehmen, dann gilt es zu entscheiden, ob der Zugang deaktiviert wird oder nicht. Durch die Deaktivierung wird zuverlässig verhindert, dass es den ehemaligen Mitarbeitern nicht mehr auf die Daten zugreifen können. Das Problem: Auch der Unternehmer hat keinen Zugang mehr und so können unter Umständen wichtige Daten, die durch den Mitarbeiter erstellt wurden, verloren sind. Alternativ können Sie die Lizenz aktiv halten, was jedoch mit zusätzlichen Kosten verbunden ist.

Office365: Die Business Continuity nicht vergessen

Bei den meisten Unternehmen ist heute Office 365 im Einsatz. Unter anderem belegt das die Gartner-Umfrage aus Januar 2018. Innerhalb der letzten drei Jahre ist demnach die Nutzung von Office 365 kontinuierlich gestiegen. Verwunderlich ist das nicht, denn die Nutzung der cloudbasierten Abo-Dienste ist nicht nur einfach und bequem, sondern kosteneffizient. Stets können die Anwender von allen Geräten auf die aktuellste Softwareversion der Büroanwendung zugreifen.

Aber dennoch ist eine effiziente Strategie für die Business Continuity auch bei der Nutzung von cloudbasierten Abo-Diensten notwendig. Der Grund: Die Verantwortung der Daten liegt bei den Unternehmen – selbst wenn diese in der Cloud abgelegt sind. Zwar stellt Microsoft als Office 365 Provider sicher, dass die Infraktruktur und die Applikationen zu jeder Zeit zur Verfügung stehen, doch ein Schutz vor dem Datenverlust ist nicht in allen Fällen automatisch gegeben. Sinnvoll ist es, zumindest eine zusätzliche Lösung als Backup Office 365 bzw. einen Backup- und Virenschutz zu nutzen.

Das Datenverluste in den Unternehmen quasi zur Tagesordnung gehören, zeigt eine Auswertung von NetApp. In 47 Prozent ist die Ursache fuer einen Datenverlust die Löschung eigener Daten durch den Endanwender. Um Bedrohungen von innen, handelt es sich in 17 Prozent der Fälle – bspw. wenn unzufriedene oder gekündigte Mitarbeiter Daten bewusst löschen bzw. vernichten. 13 Prozent des Datenverlustes erfolgt durch Ransomware und je 7 Prozent entfällt auf Synchronisierungsprobleme und schädliche Handlungen eines Administrators.

Essentiell für Unternehmen: Ein Office365 Backup

Die nativen Papierkörbe und Versionsverläufe entsprechen keinem echten Backup und daher ist eine zusätzliche Backup Lösung für Office 365 wichtig. Selbst mit Hilfe der nativen Disaster-Recovery-Tools, die mit der Software geliefert wird, ist es nicht in allen Fällen möglich, die beschädigte oder versehentlich gelöschte Datei wieder herzustellen. Mit einer zusätzlichen Backup-Lösung sind die Anwender auf der sicheren Seite.

Dies gilt ebenfalls für E-Mail-Postfächer. Kommt es zu einem Angriff oder einer Löschung, dann ist es im Anschluss nicht automatisch möglich, beim Exchange-Server die Mail-Postfächer wieder herzustellen. Kommt es beispielsweise zu einem Ransomware-Angriff, wodurch eine Verschlüsselung der Postfächer erfolgt, kann ein Rollback nur in Kombination mit einer Backup-Lösung erfolgen, die von einem Drittanbieter kommt zeitpunktgenau erfolgen. Durch ein solches Vorgehen wird sichergestellt, dass die Erpressungssoftware oder Verschlüsselungstrojaner keinerlei Einfluss mehr auf die E-Mail-Postfächer hat.

Dazu kommt, dass der Archivierungszeitraum in Office 365 für E-Mail in der Regel lediglich 30 Tage beträgt, wenn es zu einer Löschung des entsprechenden Postfachs kommt. Im Sinne der rechtssicheren Archivierung kann das kritisch sein. Nach der Abgabenordnung (AO) und den GoBD sind Unternehmen zur Aufbewahrung von bestimmten E-Mails verpflichtet. Zu diesen gehören bspw. Buchungsbelege, Handels- oder Geschäftsbriefe, Bücher, Aufzeichnungen und vieles mehr. Wird eine Drittanbieterlösung genutzt, dann selbst langfristige Backups bei gelöschten Mailboxen möglich.

Das bedeutet, dass Unternehmen von ihrer Seite aus oder über einen Drittanbieter für eine verlässliche Datensicherung sorgen müssen. Mit einem Backup Office 365 können beschädigte Dateien, nach einem versehentlichen Löschen oder Virenangriffen und mehr wieder hergestellt werden.

Für ausreichenden Schutz der geschäftlichen Daten sorgen

Es gibt eine Reihe von Drittanbietern, die fuer Office 365 ein Backup anbieten, mit dem jeder Unternehmer fuer einen ausreichenden Schutz seiner geschäftlichen Daten sorgen kann. Diese Produkte decken nicht nur bestimmte Szenarien ab, sondern Unternehmen haben die Sicherheit, dass die Daten physisch von den Office 365 Servern getrennt gehalten werden und zu jeder Zeit schnell und zuverlässig wieder hergestellt werden koennen. In der Regel werden täglich mehrere Backups erstellt, sodass im Ernstfall nur ein Minimum der aktuellen Daten verloren geht. Darueber hinaus ist es möglich gezielt nur einzelne Dateien wieder herzustellen, sodass selbst kleinere Datenprobleme, die Bereiche im Unternehmen, die nicht betroffen sind, in Mitleidenschaft gezogen werden.

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