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Rechnungsstellung für Gründer – das Wichtigste im kompakten Überblick

Für den Existenzgründer ist die Rechnungslegung in aller Regel das berühmte Buch mit Sieben Siegeln. Doch auch wenn es der Unternehmer schätzen würde, sein Kerngeschäft zu fokussieren und eine möglichst unkomplizierte Rechnung zu schreiben, ist das nicht so leicht. Denn zum einen ist die Erstellung von Rechnungen mit gesetzlichen Regelungen verbunden, zum anderen gibt es noch spezielle Regelungen für Start-ups. Dieser Beitrag soll den Dschungel der Regelungen rund um die Rechnung lichten.

Was hat die Rechtsform mit der Rechnung zu tun?

Wenn ein Unternehmen gegründet wird, ist eine passende Rechtsform zu wählen. Diese bringt Rechte und Pflichten mit sich. Die Konsequenzen, die eine Rechtsformwahl hat, betreffen insbesondere:

  • das erforderliche Eigenkapital
  • die Haftung
  • die steuerliche Behandlung
  • die Mitbestimmung

Auch für die Art der Rechnung gibt es Konsequenzen. Das beginnt schon damit, dass die Rechtsform in der Rechnung zu integrieren ist. Ehe die Pflichtangaben von Rechnungen thematisiert werden, sind jedoch noch einige Abgrenzungen wichtig.

Was ist ein Kleinunternehmer?

Es gibt steuerrechtliche Bestimmungen, die einem Start-up den Einstieg ins Business leichter machen können. Dazu zählt unter anderem die sogenannte Kleinunternehmerregelung.

Ob ein Unternehmer als Kleinunternehmer gilt, ist also nicht von der Existenzgründung abhängig, sondern von den Umsätzen.

Die Umsatzsteuerpflicht bei Rechnungen

Umsatzsteuer hat also derjenige auszuweisen, der kein Kleinunternehmer ist, also eine bestimmte Umsatzsumme übersteigt. Doch es gibt noch weitere Regelungen rund um die Umsatzsteuer, die in Verbindung mit einer Rechnung berechnet wird. So gibt es unterschiedliche Steuersätze, die auch von der Rechtsform abhängen. Der klassische Steuersatz sind 19 Prozent. Das Umsatzsteuergesetz erlaubt aber eine ganze Reihe von Ausnahmen, bei denen der ermäßigte Steuersatz genutzt werden kann. Das gilt insbesondere für die Freiberufler und Künstler, aber auch für gemeinnützige Zwecke, die Personenbeförderung und Vermietungen. Für die Unternehmen selbst spielt die Höhe der Umsatzsteuer als durchlaufender Posten kaum eine Rolle. Der Kunde ist derjenige, der die Steuer zahlt.

Pflichtangaben in der Rechnung

Auch wenn Unterschiede bei den einzelnen Rechtsformen beziehungsweise Umsätzen gemacht werden, gibt es dennoch Pflichtangaben, die jede Rechnung zu enthalten hat. Dies sind insbesondere Name und Adresse des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers. Die Rechnung muss durch ein Datum der Ausstellung und eine Nummer, die einmalig vergeben wird, einwandfrei identifizierbar sein. Weitere verpflichtende Bestandteile sind Art und Menge der gelieferten Produkte beziehungsweise der erbrachten Dienstleistung. Auch der Zeitpunkt/Zeitraum der Lieferung beziehungsweise der Leistung sind zu integrieren.

Bezüglich der Umsatzsteuer ist es verpflichtend, dass das Nettoentgelt, der Betrag der Umsatzsteuer sowie der jeweilige Umsatzsteuersatz enthalten ist. Ist ein Unternehmer aufgrund der Kleinunternehmerregelung von der Erhebung von Umsatzsteuer befreit, ist die Steuerbefreiung in der Rechnung anzugeben. Bei Umsatzsteuerpflicht ist es festgesetzt, dass der Unternehmer entweder seine Steuernummer oder seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nennt.

Für die ordnungsgemäße Zahlung ist es das A und O, dass sowohl die Bankverbindung als auch das jeweilige Zahlungsziel in der Rechnung enthalten ist.

Sonderregelungen rund um die Rechnung

Zu den klassischen Elementen, die eine solide und rechtskonforme Rechnung ausmachen, kommen natürlich Spezialfälle, die eng mit der spezifischen unternehmerischen Tätigkeit verbunden sind. So wird auch der Existenzgründer vielleicht Rabatte und sicher auch Skonto nutzen, damit er sich etablieren kann. Auch Lieferkosten werden in die Rechnung integriert. Sie dürfen nicht rabattiert werden.

Auslandsgeschäfte sind abrechnungstechnisch mit besonderen Spezifika verknüpft. Unterstützung leisten in diesem Zusammenhang unter anderem die Außenhandelskammern.

Fazit: Expertenrat kann wertvoll sein

Für den Existenzgründer könnte die korrekte Rechnungslegung zunächst ein undurchdringlicher Dschungel aus komplexen Bestimmungen sein. Doch es gibt eine Menge Möglichkeiten, sich professionellen Rat zu schaffen. Ideal sind die Existenzgründerseminare, die das Know-how für den Unternehmensbetrieb in kompakter Form vermitteln. Besonders empfehlenswert für den Inhaber eines Start-ups ist es auch, sich mit Software-Lösungen für die Abrechnung zu beschäftigen. Sie sind eine solide Basis für die rechtssichere Abrechnung und bringen noch zwei weitere Vorteile mit sich: Sie machen Rechnungslegung und Buchhaltung effizienter und können sogar Personalkosten für eine Abrechnungskraft einsparen. Wer clever ist, kann sich die Digitalisierung in seinem Unternehmen sogar fördern lassen. Der Staat belohnt mit Bund und Ländern solche Aktivitäten.

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