Steuerberatung 4.0 – der Traum von der papierlosen Steuerkanzlei

Nicht nur die Industrie steht an einem Wendepunkt mit der Digitalisierungswende, sondern auch die Steuerberatungskanzleien. Der Grund dafür sind die steigenden Ansprüche der Mandanten, Finanzverwaltung und Marktbegleitern, wodurch bereits im vergangenen Jahr die Digitalisierung weiter an Fahrt aufgenommen hat. Belegt wird dies durch den aktuellen Digitalisierungsindex für die Steuerberatung der DATEV, die als IT-Partner für Steuerberater agiert. Zugleich wird darauf aufmerksam gemacht, dass es sich bei diesem Digitalisierungsschub nicht um ein einmaliges Phänomen handeln dürfte.

DATEV bietet umfassende Unterstützung bei der Digitalisierung

Einen Namen hat sich die DATEV in Deutschland als IT-Dienstleister nicht nur für Steuerberater gemacht, sondern auch für Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälten. Die DATEV ist eine eingetragene Genossenschaft und bietet durch die Vergabe des Labels „Digitale DATEV-Kanzlei“ eine umfassende Unterstützung auf dem Weg zur Digitalisierung. Von der DATEV selbst wird der jeweilige Digitalisierungsgrad der Kanzleien erfasst, um diesen zu helfen, sich zukünftig besser auf dem Markt zu positionieren und zugleich auf neue Mitarbeiter attraktiver zu wirken.

Jedes Jahr werden die Kriterien für die Vergabe des Labels neu festgelegt. Das Label wird an die DATEV-Mitglieder kostenlos vergeben, um so deren digitalen Fähigkeiten am Markt aufzuzeigen. Selbstverständlich müssen die Kanzleien dafür alle geforderten Kriterien erfüllen.

Besonders die Digitalisierungsquote spielt bei der Vergabe eine Rolle, ebenso wie die Vorgabe, dass die Kanzlei ein Profil bei „DATEV SmartExperts“ vorweisen kann. Mandanten können anhand des Siegels Kanzleien wie die Steuerberatung Augsburg identifizieren, die in der Digitalisierung bereits stark vorangeschritten sind.

Die Pandemie trieb die Digitalisierung stark voran

Der Anlass für den Digitalisierungsschub war die Covid-19-Pandemie. Diese machte es für die Kanzleien unumgänglich, selbst unter schwierigsten Bedingungen arbeitsfähig zu bleiben. Denn nur durch die Digitalisierung war es ihnen möglich, selbst in der Krise die Rolle als wichtiger Partner für die Mandanten weiter einzunehmen, wie der DATEV-Vorstandschef Dr. Robert Mayr zusammenfasste. Hinzu kommt, dass selbst die Mandanten immer mehr digitale Prozesse fordern.

In der heutigen Gesellschaft sind digitale Prozesse und Arbeitsweisen ein wertvolles Gut, was sich in den beiden vergangenen Jahren klar herausgestellt hat. Nicht nur aufgrund der Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten und so das Kanzleigeschäft aufrechtzuerhalten, sondern es besteht zugleich die Chance, effizienter zu arbeiten. Die Folge ist, dass der Papieranteil signifikant sinkt. Die DATEV ließ verlauten, dass bereits bei den kleineren Kanzleien der Papieranteil von 55 auf 51 Prozent reduziert wurde und diese immer mehr auf „direkt digital“ setzen. Von den befragten Kanzleien wurde angegeben, dass die Digitalisierung einen „sehr starken Einfluss“ auf das künftige Geschäftsmodell habe. Insgesamt sind es 82 Prozent, die dies so sehen, zumindest einen „starken“ Einfluss beschreiben.

Die meisten Kanzleien treiben die Digitalisierung voran und sehen dies als ein exzellentes Vorhaben für das neue Jahr an, um neue Herausforderungen anzunehmen, vor denen die Branche steht. Vor allem ist dabei der Fachkräftemangel zu nennen. Diesem können die Kanzleien, die auf digitale Prozesse setzen, effektiv begegnen, da mit den professionellen Lösungen sowie dem passenden Workflow alle Belege digital weiterverarbeitet werden können. Der Pluspunkt für die Kanzleien: Sie gewinnen an Transparenz.

Herausforderungen mit digitalen Prozessen bewältigen

Bei einer analogen Arbeitsweise kommt es nicht nur zu einer aufwendigen Recherche nach Dokumenten, sondern ebenfalls zu zeitraubenden Rückfragen bei Mandanten und Kollegen. Mit der Digitalisierung gehört dies der Vergangenheit an. Dabei kommt es zu einer der größten und eklatantesten Veränderungen bei der Zusammenarbeit der Kanzleien und Mandanten: die bereits vielfach praktizierte Abschaffung der Papierpendelordner, um die Unterlagen und Belege für die monatliche Buchhaltung bereitzustellen. Sobald es zu einer digitalen Zusammenarbeit kommt, scannen die Mandanten bereits die Belege und senden diese per E-Mail oder über eine Cloudanwendung zur Steuerkanzlei, womit diese dann für die elektronische Datenverarbeitung zur Verfügung stehen.

Das zentrale Dokumentenmanagementsystem (DMS) gewinnt bei den Kanzleien immer mehr an Bedeutung, da dieses allen Mitarbeitern einen permanenten Zugriff auf sämtliche Unterlagen ermöglicht. Zudem kommt es durch die Digitalisierung aufgrund der kürzeren Informationswege zu effizienteren Prozessabläufen. Dies ermöglicht es, dass die Mitarbeiter sich auf das Buchen der Belege konzentrieren können und so innerhalb kürzester Zeit mehr Fälle bearbeiten können.

Hinzu kommt, dass wenn alle Belege der Mandanten konsequent digitalisiert sind und dem Steuerberater in elektronischer Form vorliegen, dass sich der verwaltungstechnische Aufwand enorm reduziert, womit zugleich langfristig Kosten gesenkt werden. Zu guter Letzt kann der Steuerberater von mehr Zeit profitieren, um sich so auf sein Kerngeschäft zu konzentrieren, die Beratung. Letztendlich profitieren die Mandanten davon, da sie sich besser betreut fühlen und somit zufriedener mit dem Service sind.

Der Vorreiter der digitalisierten Dienstleistung: das online Banking

Ein gutes Beispiel dafür, wie es möglich ist, Dienstleistungen vollständig zu digitalisieren und damit den Besuch einer ortsnahen Digitalisierung überflüssig zu machen, ist das Online-Banking. Genau diese starke Veränderung wird auch im Bereich der Steuerberatung prognostiziert. Die Kanzleien, die Morgen mit an der Spitze stehen wollen, die müssen sich jetzt darauf vorbereiten und z. B. in neue Hard- und Software investieren.

Ein elementarer Baustein für die digitale Kanzlei ist die DMS, welches für beide Seiten (Kanzlei und Mandanten) erhebliche Vorteile aufweist. Durch den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems müssen die Mitarbeiter zudem nicht mehr zwingend in den Kanzleiräumen ihre Arbeit erledigen, sondern können selbst vom Homeoffice aus Routinearbeiten vornehmen. Besonders in den Zeiten, wo es immer schwerer wird, qualifizierte Mitarbeiter zu finden, erhält das Homeoffice eine ganz neue Bedeutung. Darüber hinaus bieten die Homeoffice-Arbeitsplätze ebenfalls einen Anreiz zu mehr Leistung dar, womit die Kanzlei selbst im Wettbewerb um die besten Mitarbeiter einen klaren Vorteil erhält.

Die Standortnähe verliert an Bedeutung

Die Bedeutung des Standortes und der Standortnähe verliert aufgrund der zunehmenden Digitalisierung und den Dokumentenmanagementsystemen an Bedeutung. Die klassischen Banken mit einem Filialnetz haben dies bereits erfahren müssen. Wird zu 100 Prozent digital gearbeitet, wodurch auf Papier und Pendelordner verzichtet wird, dann ist kein standortnaher Steuerberater mehr nötig.

Somit können zukünftig Steuerberater und Mandanten bundesweit zusammenarbeiten, womit die Spezialisierung und Qualifikation der einzelnen Kanzleien immer wichtiger wird. Gleiches gilt für die Suche nach Mitarbeitern. Denn die Kanzleien können so Mitarbeiter bundesweit suchen und selbst Menschen mit Behinderung einstellen. Auch Menschen, die auf dem Land oder in einem strukturschwachen Gebiet wohnen, haben so neue Chancen, Arbeit zu finden. Darüber hinaus ermöglicht die Digitalisierung Teilzeitarbeit, wenn Mitarbeiter bspw. in Mutter(Vater)schaftsurlaub gehen oder einen Angehörigen pflegen müssen.

Fazit ist, dass rund 50 Prozent der Arbeiten, wie sie heute bekannt sind, in 15 bis 20 Jahren nicht mehr in dieser Form existieren werden. Am stärksten davon betroffen davon werden die Berufsgruppen aus Büro und Verwaltung sein. Alles, was digitalisiert werden kann, wird digital werden.

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