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Viele Mittelständler beklagen vollkommen zu Recht die immer mehr steigenden Anforderungen an die Aufbewahrung von Unterlagen und viele neue gesetzliche Bestimmungen. Wenn von Entbürokratisierung seitens des Staates keine Rede sein kann, dann sollte der Unternehmer selbst Maßnahmen ergreifen, um die Kosten in Zaum zu halten. Dabei ist die Entschlackung der Verwaltung eine gute Möglichkeit, Kosten zu sparen und noch wettbewerbsfähiger zu werden. Lesen Sie deshalb mehr, was moderne Technik für Ihr Unternehmen tun kann.
Neue Rechte des Finanzamtes zur unangemeldeten Prüfung (Lohnsteuernachschau)
Das sog. Jahressteuergesetz 2013 sieht eine weitere Verschärfung des Prüfungsrechtes des Finanzamtes ausschließlich in Bezug auf mit der Lohnsteuer verbundene Unterlagen vor. Im Gegensatz zu einer angemeldeten Betriebsprüfung können diese Unterlagen nunmehr auch ohne vorherige Ankündigung geprüft werden. Hintergrund dafür sind die Erfahrungen der vergangenen Jahre und auch die Ausbreitung von Lohnuntergrenzen. Mit der unangemeldeten Prüfung soll die Verschleierung zu gering bezahlter Löhne vermieden werden. Obwohl keine Banküberweisungen rückwirkend getätigt werden können, hat sich der Gesetzgeber für diese Verschärfung entschieden. Ihr Unternehmen braucht dabei keine Strafen zu befürchten, wenn Sie sich gesetzeskonform verhalten. Dennoch steigen die Anforderungen an die sofortige Verfügbarkeit der Unterlagen. Deshalb sollten Sie die Erstellung der Lohnabrechnungen und deren Archivierung am besten voll elektronisch vornehmen. Also entweder eine Software beschaffen oder auf einen qualifizierten Dienstleister zurückgreifen. Also keine langen Reihen an DIN A4-Ordnern mehr, zumal die Belege nunmehr 10 Jahre lang aufgehoben werden müssen. Mehr Informationen zum möglichen Einsatz von Software und zur Ablaufverbesserung finden Sie auf die-gehaltsabrechnung.de in Form von zahlreichen Fachartikeln.
Zahlungsmoral der Kunden stärken, Geldflüsse beschleunigen
Viele KMUs vernachlässigen auch das aktive Forderungsmanagement. Oftmals betrachten die Unternehmenslenker nur die Monatswerte oder Quartalsabschlüsse und merken gar nicht, wie ein immer größerer Teil des Kapitals in Forderungen an Kunden gebunden ist oder wie sich die durchschnittlichen Zahlungsziele der Kunden langsam nach hinten verschieben. Dies liegt meistens an zwei Ursachen: Einerseits sehen viele Kunden das Nichtzahlen von Rechnungen als eine kostenfreie Variante des Kredits an. Darüber hinaus sind die im Bürgerlichen Gesetzbuch angesprochenen Verzugszinsen wesentlich billiger als ein Ratenkredit. Deshalb sollte die Rechnungsstellung gut strukturiert ablaufen und – insbesondere wenn es mehrere Filialen gibt – sollte das Vorhandensein offener Saldi auch an die Filialen kommuniziert werden. Ein Zugriff beispielsweise auf in der Cloud gespeicherte Listen mit Kunden, die auf Barzahlung gesetzt wurden, ermöglicht das effektive Verkaufen in den Filialen auch zu Zeiten, zu denen die Unternehmenszentrale nicht besetzt ist.
Für Unternehmen, die sich direkt an Privatkunden wenden, kann sich eine Bonitätsprüfung der Kunden bei Verwendung einer der unsicheren Zahlungsarten Lastschrift oder Kauf auf Rechnung positiv in der Gewinn- und Verlustrechnung bemerkbar machen. Eine Online Verbindung ermöglicht die Entscheidung binnen Sekunden, ob der Kunde für den Rechnungsbetrag „gut“ wäre oder ob man doch lieber eine Anzahlung verlangen sollte.
Besonders bei Unterlagen, die einer langen Aufbewahrungspflicht unterliegen oder die in großer Zahl anfallen und für die Buchhaltung relevant sind, lohnt sich die Optimierung der Verfahren und Arbeitsabläufe. Damit kann die Verwaltung gründlich und nachhaltig entschlackt werden.