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Zeiterfassung – wichtig zu wissen in 2022

Viele Betriebe haben sie bereits integriert: die Zeiterfassung. Sei es per Fingerabdruck oder mit der guten alten Stechuhr. Doch es gibt noch immer Unternehmen, in denen keine „richtige“ Zeiterfassung vorhanden ist. Alles ist möglich, denn rechtlich gibt es – zumindest in Deutschland – nach wie vor wenig Klarheit zu diesem Thema.

Dabei hat die Zeiterfassung für beide im Arbeitsverhältnis stehenden Parteien eine wichtige Bedeutung. Der Arbeitgeber kann so seine Mitarbeiter kontrollieren, während der Arbeitnehmer seine geleistete Arbeitszeit nachweisen kann. Dabei verwischt die Grenze zwischen Arbeit und Privatsphäre zusehends und vor allem der Schutz der Arbeitnehmer ist eines der höchsten Güter. Aber dennoch sollte jeder Betrieb über eine korrekte und faire Arbeitszeiterfassung verfügen, ganz gleich in welcher Form.

Die gesetzliche Reglung der Arbeitszeiterfassung

1994 wurde das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) erlassen, um Arbeitnehmer zu schützen und Arbeitgebern bundesweit einheitliche Richtlinien vorzugeben. Uneingeschränkt ist das ArbZG für Arbeitsverhältnisse in der Bundesrepublik Deutschland gültig und durch dieses werden Höchstarbeitszeiten, Ruhepausen und dergleichen geregelt. Jedoch sind einige Branchen und Jobs von diesen Regelungen ausgenommen, wie bspw. Chefärzte, Schiffsbesatzungen oder der öffentliche kirchliche Dienst.

Auch die Arbeitszeiterfassung ist im Arbeitsgesetz festgehalten. Im § 16 „Aushang und Arbeitszeitnachweis“ ist nachzulesen, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis über die Arbeitnehmer zu führen, die über eine Verlängerungen ihrer Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 zugestimmt haben. Dieser Nachweis ist zudem für einen Zeitraum von zwei Jahren aufzubewahren.

Dies zeigt auf, dass eine richtige Arbeitszeiterfassung Pflicht ist. Allerdings bedeutet dies nicht, dass eine minutiöse Überwachung der Arbeitnehmer verfolgt wird, sondern es geht darum, zu überwachen, dass die höchstzulässigen täglichen Arbeitszeiten von acht bzw. 40 Stunden wöchentlich nicht überschritten werden. Somit ist eine Zeiterfassung ein Kontrollinstrument, das die im Arbeitsvertrag festgelegten Mindest- und Höchstarbeitszeiten nachweislich belegen kann.

Arbeitszeiterfassung & Datenschutz – wie harmoniert dies zusammen?

Wer sich den technischen Fortschritt in den letzten Jahrzehnten einmal vor Augen führt, der erkennt, dass es wohl kaum einen Bereich des täglichen Lebens gibt, der davon unberührt geblieben ist. Im großen Stil werden Arbeitsvorgänge digitalisiert und ob es zu Negativauswirkungen kommt und wenn ja, um welche, das wird erst die Zukunft zeigen. Selbst wenn das Thema Datenschutz eher mit den Internetaktivitäten in Zusammenhang gebracht wird, so hat dieses auch in Hinsicht auf die Arbeitszeiterfassung eine Bedeutung.

Das ArbZG hat lediglich festgelegt, dass eine Zeiterfassung pflichtmäßig vorgeschrieben ist, doch wie diese zu erfolgen hat bzw. wie diese aussehen muss, darüber gibt der Gesetzestext keine Auskunft. Theoretisch ist es aufgrund der neuen und vielseitigen Technologien möglich, neben der Arbeitszeiterfassung auch andere Daten zu generieren.

Ein kurzes Beispiel: Zeiterfassung via digitales Armband, ähnlich einer Smartwatch. Diese kommt nicht nur für die Arbeitszeiterfassung zum Einsatz, sondern auch für die Abrechnung in der Kantine, für Zutritte innerhalb des Firmengeländes oder um Kurznachrichten zu senden unter den Mitarbeitern zu versenden. Je nachdem wie das Wearable ausgestattet ist, kann so ein umfassendes Profil erstellt werden, wie bspw. ein Bewegungsprofil, wo die Person eingecheckt hat, wie lange sie sich wo aufgehalten hat oder mit wem diese kommuniziert hat.

Sicherlich ist dieses Szenario noch Zukunftsmusik, aber könnte schneller Realität werden, als gedacht. Bereits heute gibt es Programme und Geräte zur Zeiterfassung, die nicht nur den Beginn und das Ende der Schicht aufzeichnen, sondern auch interne Funktionen erfüllen.

Zur Form der Arbeitszeiterfassung gibt das ArbZG keine Vorgaben, aber dennoch stehen Arbeitnehmer nicht schutzlos dar. Denn hier greift nicht nur das Arbeitsgesetz, sondern ebenfalls das Verwaltungsrecht bzw. das Bundesdatenschutzgesetz. Bei diesem handelte es sich vormals um das „Gesetz zum Schutz vor Missbrauch personenbezogener Daten bei der Datenverarbeitung“ und wurde im Mai 2018 von der länderübergreifenden EU-Datenschutz-Grundverordnung abgelöst.

Arbeitgeber: So können sie sich für 2022 wappnen

Der Europäische Gerichtshof stellte mit seiner Rechtsprechung in 2019 die Arbeitgeber vor einen enormen Handlungsbedarf. Der Rechtsprechung vorausgegangen war die Klage der spanischen Gewerkschaft Federación de Servicios de Comisiones Obreras (CCOO) um festzustellen, ob die Deutsche Bank SAE verpflichtet sei, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter systematisch zu erfassen. (Hier gibt es die offizielle Pressemitteilung zum Urteil).

Von der Bundesregierung wurde die Richtlinie noch nicht in nationales Recht umgewandelt. Aber mehrere deutsche Arbeitsgerichte berufen sich in ihren Rechtsprechungen auf das EuGH-Urteil, wie bspw. das Emdener Arbeitsgericht. Dieses sprach im September 2020 einer Arbeitnehmerin 20.000 Euro für geleistete Überstunden zu. Das zeigt, dass Arbeitgeber deshalb bereits jetzt mit Konsequenzen aus dem EuGH-Urteil rechnen müssen.

Wer zuerst kommt, mahlt zuerst

Unternehmen sollten daher bereits jetzt den sicheren Weg wählen und Maßnahmen jetzt ergreifen, um sich so vor potenziellen Rechtsstreitigkeiten abzusichern. Denn um eine neue Zeiterfassung zu integrieren, benötigt es Zeit. Sobald die Bundesregierung ein Gesetz zur Arbeitszeiterfassung verabschiedet, dann will jeder direkt und sofort eine digitale Lösung integrieren. Daher rechnen die Anbieter der digitalen Zeiterfassungen mit einem regelrechten Ansturm, wie sie aus den DSGVO-Zeiten bekannt sind. Zu rechnen ist mit verlängerten Support-Aufwänden und Wartezeiten.

Zudem müssen die Arbeitgeber, die relativ kurzfristig und zeit-getrieben eine Lösung einführen müssen, eventuell mit großen Komplikationen rechnen. Daher ist es empfehlenswert, sich rechtzeitig die Zeit zu nehmen, um die digitale Zeiterfassung in Ruhe einführen zu können.

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