Für Dokumente, wie Rechnungen oder Geschäftsunterlagen sind bestimmte Aufbewahrungszeiten festgelegt. Nach Ablauf der Fristen stellt sich die Frage, wie diese Dokumente sicher entsorgt werden können. Insbesondere bei vertraulichen Unterlagen müssen besondere Vorkehrungen und gesetzliche Richtlinien eingehalten werden. Für den Raum Hamburg bietet der Entsorgungsfachbetrieb Otto Dörner GmbH eine fachgerechte Aktenvernichtung an. Alle vertraulichen Dokumente werden nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDGS) entsorgt. Behörden überprüfen dies regelmäßig und stellen neue Zertifikate aus. Für diese Arbeit werden nur speziell geschulte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingesetzt. Der gesamte Vorgang wird dabei genauestens überwacht.
Neben Papierdokumenten, Aktenordnern, Schnellheftern etc. können über die Otto Dörner GmbH auch Datenträger vernichtet werden. Mit Datenträgern sind gewöhnlich Speichermedien gemeint, die mithilfe elektronischer Geräte abgespielt werden. Dazu gehören z. B. Festplatten, USB-Sticks, CDs oder DVDs. Auch Leinwände, Mikrofilme, Fotofilme oder Tonbandkassetten fallen unter den Bereich Datenträger.
Sicherheitsstufen und Schutzklassen der Aktenvernichtung
Der Schutzbedarf von Daten wird in drei Klassen eingeteilt. Die Art der Daten ergibt die Schutzklasse, die wiederum ausschlaggebend ist für die Wahl der Sicherheitsstufe. Je nach Schutzklasse und Sicherheitsstufe ist eine bestimmte Art der Aktenvernichtung vorgeschrieben.
Schutzklasse 1 – normaler Schutzbedarf für interne Daten
Telefonlisten, Produktlisten, Lieferantendaten, Korrespondenz, die keine besonderen Unternehmensgeheimnisse enthält, Werbung, Postwurfsendungen, einfache Notizen.
Schutzklasse 2 – hoher Schutzbedarf für vertrauliche Daten
Betriebswirtschaftliche Auswertungen, Interne Reportings, Daten aus der Finanzbuchhaltung, Jahresabschlüsse, Angebote, Anfragen, Kundenadressen, Personaldaten, Computerdaten
Schutzklasse 3 – sehr hoher Schutzbedarf für besonders vertrauliche und geheime Daten
Zeugenschutzprogramme, Informationen aller Geheimhaltungsgrade des Bundes und der Länger, geheime Unterlagen aus Forschung und Entwicklung, Gutachten, Verträge, Patente, Patientenakten
Einteilung der Sicherheitsstufen von 1-7
Die Sicherheit von Datenträgern wird in sieben Sicherheitsstufen eingeteilt. Je höher die Sicherheitsstufen, in desto kleinere Partikel müssen sie zerkleinert werden. In der Praxis kommen die Stufen 2 oder 3 am häufigsten, die Stufen 5 und 6 hingegen nur selten vor.
- Sicherheitsstufe 1: Allgemeine Daten – Reproduktion mit einfachem Aufwand
- Sicherheitsstufe 2: Interne Daten – Reproduktion mit besonderem Aufwand
- Sicherheitsstufe 3: Sensible Daten, persönliche Informationen – Reproduktion mit erheblichem Aufwand
- Sicherheitsstufe 4: Besonders sensible Daten – Reproduktion mit außergewöhnlichem Aufwand
- Sicherheitsstufe 5: Geheim zu haltende Daten – Reproduktion mit zweifelhaften Methoden
- Sicherheitsstufe 6: Geheime Hochsicherheitsdaten – Reproduktion technisch nicht möglich
- Sicherheitsstufe 7: Top-Secret-Hochsicherheitsdaten – Reproduktion ausgeschlossen
Papierentsorgung
Über den Online-Shop können Aktenbehälter in zwei verschiedenen Ausführungen bestellt werden. Mit dem 240-Liter Behälter lassen sich ca. 25 bis 30 Aktenordner entsorgen, für größere Mengen empfiehlt sich der 415-Liter Behälter. Dieser bietet Platz für ca. 50 bis 60 Ordner. Die Behälter werden leer geliefert und in wöchentlichem Turnus wieder abgeholt, wenn sie voll sind. Die Ordner können komplett mit Folie, Schnellhefter, Büroklammern etc. unkompliziert ohne vorherige Sortierung entsorgt werden.
Streifenschnitt-Aktenvernichter (Sicherheitsstufe 1 bis 2)
Über Schneidwalzen wird das Papier der Länge nach in schmale Streifen geschnitten. Dies ist die einfachste Variante eines Aktenvernichters, wie sie auch in Büros oder Haushalt oft Verwendung finden. Mit etwas Aufwand, würden sich die einzelnen Streifen wieder zusammensetzen lassen, um das Dokument wieder lesbar zu machen.
Partikelschnitt-Aktenvernichter (Sicherheitsstufe 3)
Diese werden auch oft als Konfetti-, Cross-Cut- oder Kreuzschnitt-Aktenvernichter bezeichnet. Zwei gegenläufig rotierende Schneideachsen schneiden das Papier nicht nur der Länge nach in schmale Streifen, sondern zerkleinern die einzelnen Streifen rechteckig, trapez- oder diamantförmig. Diese Art der Aktenvernichtung macht eine Wiederherstellung, bzw. das Auslesen von Informationen praktisch unmöglich.
Entsorgung von Datenträgern
Festplatten, CDs, USB-Sticks usw. werden in gesonderten und separat verschließbaren Behältern abgeholt. In einem Spezialschredder für harte Datenträger werden sie anschließend nach den Richtlinien des Bundesdatenschutzgesetzes in kleine Metallpartikel zerkleinert.
Die Entsorgung selbst erfolgt nach DIN 66399 und wird in einem Betriebstagebuch genau protokolliert. Im Anschluss erhalten alle Kunden ein Vernichtungszertifikat
Alle Entsorgungsvorgänge laufen in alarmgesicherten und videoüberwachten Sicherheitsbereichen ab. Die Abfälle werden recycelt und gelangen so wieder zurück in den Wirtschaftskreislauf.
Aufbewahrungsfristen
Geschäftsunterlagen müssen über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Die Fristen beginnen dabei nicht mit dem Datum, an dem die Dokumente ausgestellt wurden, sondern erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie entstanden.
Gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren
Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen – soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren
Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Lagerberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, Buchungsbelege und Rechnungen.
Das Archivieren von Unterlagen und abgeschlossenen Geschäftsvorgängen ist Pflicht, um eventuell auftretende Rechtsstreitigkeiten oder beweispflichtige Vorgänge erinnerbar machen zu können.
Dokumente müssen entsprechend der „Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung“ (GoB) erfolgen. Die GoB müssen von jedem Kaufmann beachtet werden. Sie gibt vor, wie buchungspflichtige Geschäftsvorfälle richtig, vollständig und zeitgerecht erfasst werden müssen. Dies gilt in gleichem Maße für eine elektronische geführte Buchhaltung.
Recycling
Um unnötigen Müll zu vermeiden, sollten alte Unterlagen, Dokumente, Aufzeichnung, egal, auf welchen Datenträgern sie sich befinden, ordnungsgemäß entsorgt werden. Die Fa. Otto Dörner kümmert sich nicht nur um die Vernichtung von Akten, sondern gleichzeitig auch um eine fachgerechte Entsorgung. Egal ob Papier, Pappe, USB-Sticks oder Festplatten: Alle Datenträger sind im Prinzip wertvolle Ressourcen, die wiederverwendet werden können.
Unsere Firma gibt auch einen Großteil der zu vernichteten Akten an eine Spezialfirma. Wir sammeln das in einem großen Blechbehälter, welcher in regelmäßigen Abständen abgeholt wird. das lohnt sich aber nur, wenn man regelmäßig viele Dokumente vernichten muss. Für ganz empfindliche Dokumente bzw. für die, die gleich vernichtet werden sollen, haben wir auch eigene Aktenvernichter mit Mikroschnitt (das ist die höchste Sicherheitsstufe). Die kosten zwar etwas mehr, sind aber dafür extrem sicher. Bestellt hat meine Firma die Schredder bei Büromarkt Böttcher AG (https://www.bueromarkt-ag.de/aktenvernichter,m-ausfuehrung:mikroschnitt.html) wo wir auch allen anderen Bürobedarf bestellen. Wir haben Aktenvernichter von Rexel und Fellowes und sind mit beiden Anbietern sehr zufrieden.