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Am Puls der Zeit – Events für Kunden organisieren

Eine Vielzahl von Unternehmen gibt seinen Kunden, Interessenten und Geschäftskunden einmal im Jahr Einblick in die internen Abläufe mit dem Tag der offenen Tür. Im Rahmen eines solchen Events, stellen sie die Abteilungen und Mitarbeiter vor, die ansonsten nicht unbedingt wahrgenommen werden. Im Rahmen einer solchen Veranstaltung präsentiert sich das Unternehmen und nutzt die Möglichkeit, seine bestehenden Kundenbeziehungen zu pflegen und die Kundenbindung zu erhöhen.

Ein Bestandteil des Marketings: der Tag der offenen Tür

Die Bestandskunden in lockerer Atmosphäre beraten, potenzielle Kunden von den Dienstleistungen oder Produkten überzeugen – dafür ist der Tag der offenen Tür ein wichtiges Hilfsmittel. Dadurch das der Mehrwert für die (potenziellen) Kunden herausgestellt wird, ist es möglich viele Besucher zu gewinnen. Damit ein solcher Tag zu einem vollen Erfolg wird, gilt es diesen genau zu planen. Im Rahmen dessen gilt es einige Fragen zu beantworten:
  • Welcher Termin ist der passende für das Event?
  • In welchem Zeitraum (von / bis) soll der Tag der offenen Tür stattfinden?
  • Wer ist für die Durchführung verantwortlich?
  • Wer übernimmt die Führung durch den Betrieb?
  • Welches Informationsmaterial wird den Besuchern zur Verfügung gestellt?
  • Wie wird das Rahmenprogramm an dem Tag gestaltet?
  • Wird ein Catering benötigt?
  • Wo die notwendige Eventtechnik mieten?
  • Wie den Tag der offenen Tür publik machen?
  • Welches Budget steht für das Event zur Verfügung?
Die Antworten auf diese Frage bilden letztendlich die Grundlage für die Planung des Events.

In die Zukunft investieren

Ohne Frage stellt ein „Tag der offenen Tür“ eine Investition in die Öffentlichkeitsarbeit des Unternehmens dar. Die Betriebe ermöglichen nicht nur den Familien der Mitarbeiter einen Blick hinter die Kulissen, sondern ebenfalls weiteren Dialoggruppen. Ein erfolgreicher Tag der offenen Tür dient dessen ungeachtet einem Zweck: das Unternehmen der Öffentlichkeit zu präsentieren und sich transparent zu zeigen. Das Event trägt dazu bei, die Produkte und Dienstleistungen bekannt zu machen, bestehende Kontakte zu pflegen und neue zu knüpfen. Aber auch die Mitarbeiter sind bei einem solchen Event wichtig, denn sie haben die Möglichkeit, ihre Arbeit nach außen zu tragen. Zum einen wird damit maßgeblich zur Motivation der Mitarbeiter beigetragen und zum anderen wird die eigene Identifikation mit dem Unternehmen erhöht. Dabei handelt es sich um zwei wichtige Faktoren für den Betrieb.

Das Frühjahr ist perfekt für ein solches Event

Die ersten Sonnenstrahlen erwärmen die Haut und die Natur aus ihrem Winterschlaf erwacht - das ist das Frühjahr und ist bestens geeignet für einen Tag der offenen Tür. Das warme Wetter von Frühling und Sommer ermöglicht es, Attraktionen auf dem Außengelände des Unternehmens aufzustellen, wie beispielsweise eine Hüpfburg oder einen Grill. Vor allem der April und Mai eignen sich für eine solche Veranstaltung, denn dann herrscht keine Ferienzeit, und die Atmosphäre innerhalb des Unternehmens ist zumeist entspannt.

Zufriedene Kinder und entspannte Eltern

Ein „Tag der offenen Tür“ sollte stets aus zwei Komponenten bestehen: aus sachlichen Informationen rund um das Unternehmen und zum anderen aus einem bunten Rahmenprogramm. Hier lautet das Motto „Die Mischung macht’s!“ Oftmals ist es nicht möglich, das gesamte Unternehmen zu präsentieren. Ist das der Fall, dann gilt es, genau zu überlegen, was für die Besucher von Interesse sein kann. Zumeist ist eine Vorführung der Produktionsabläufe faszinierend und anschaulich. Dabei sollte versucht werden, die Gäste mit einzubinden. Dessen ungeachtet sollte der Erlebniswert an einem solchen Event nicht zu kurz kommen. Dabei ist eine angemessene Bewirtung essenziell und eine musikalische Untermalung erzeugt eine zusätzliche angenehme Atmosphäre. Nicht zu vergessen sind die Kinder. Eine Hüpfburg oder andere Spielmodule bringen Freude. Selbst wenn die Kinder in der Regel keine direkten Kunden sind, so stellen sie dennoch eine wichtige Zielgruppe dar. Sie verbinden positive Gefühle mit dem Unternehmen, die in den kommenden Jahren bestehen bleiben können. Dabei handelt es sich um einen unbewussten, aber wichtigen Prozess, um die Kunden von morgen anzuwerben.

Nicht zu vergessen: Presse und Medien

Die Presse sollte nicht nur vor dem Tag der offenen Tür involviert sein, sondern auch genau zum Event. Dadurch ist es möglich, die Reichweite des Events zu maximieren. Im Vorfeld gilt es eine Pressemitteilung zu verfassen, um den Tag der offenen Tür anzukündigen. Wichtig ist dabei, dass Sie etwas Besonderes bieten können, denn ansonsten erhalten Sie keine Aufmerksamkeit. Beispielsweise kann es sich um einen „Promi“ handeln, bei dem es sich um einen täuschend echten Double-Darsteller handelt. Betriebe, die mehr Presserummel wünschen, die können zum Beispiel den Versuch unternehmen, einen Guinness-Buch Rekord aufzustellen. In diesen Fällen ist nicht das Budget entscheidend, sondern die pfiffige Idee, von der die Besucher angezogen werden. Im Anschluss an die Veranstaltung ist es empfehlenswert, Informationsmappen mit Fotos zur Verfügung zu stellen. Zusätzlich sollte ausreichend Informationsmaterial über das Unternehmen auf der Veranstaltung verteilt werden. So haben die Besucher die Möglichkeit, darin im Nachhinein wichtige Dinge nochmals nachzulesen. Ein Tag der offenen Tür ist lohnenswert! Selbst wenn ein solches Event mit viel Arbeit und Organisation verbunden ist, so überwiegen die Vorteile. Daher sollten Unternehmen den Aufwand nicht scheuen, denn es lohnt sich.

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