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Büroumzug – aufwendiges Projekt, das der richtigen Planung bedarf

Ein Büroumzug ist mit einem privaten Wechsel des Wohnortes kaum zu vergleichen. Denn läuft bei dem Umzug etwas schief, kann das im schlimmsten Fall dazu führen, dass der wirtschaftliche Betrieb des Unternehmens nicht aufrechterhalten werden kann. Die Folgen können von entgangenen Einnahmen über unzufriedene Kunden bis zur Pleite reichen. Deshalb ist es wichtig, sich bereits lange vor dem Umzug Gedanken über die einzelnen Schritte zu machen.

Diese Punkte dürfen in keinem Projektplan fehlen

Wer als Projektmanager die Verantwortung für einen Büroumzug übernimmt, sollte bereits etwas Erfahrung mit diesem Thema haben oder sich professionelle Unterstützung zusichern. Sonst ist fast garantiert, dass mindestens auf einen wichtigen Punkt vergessen wird.

Um das Aufkommen von Gerüchten zu vermeiden, sollte zunächst einmal die komplette Belegschaft über den bevorstehenden Umzug ausreichend informiert werden. Dazu gehört die Bekanntgabe des geplanten Termins für die Übersiedelung sowie die Adresse des neuen Standortes inklusive Möglichkeiten zur Erreichbarkeit.

Weitere wichtige Aufgaben, die in keinem Projektplan fehlen dürfen, sind unter anderem:

  • Die Suche eines professionellen Umzugsunternehmens für den Büroumzug
  • Die Beantragung von Halteverbotszonen
  • Eine Priorisierung, welche Räume zuerst geräumt werden sollen
  • Die schriftliche Erfassung des aktuellen Mobiliars
  • Die Erstellung eines Belegungsplanung für das neue Büro
  • Die Einbeziehung der Mitarbeiter in den Übersiedlungsplan: Was macht das Umzugsunternehmen und welche Vorbereitungsarbeiten werden von den Mitarbeitern getroffen?
  • Die genauen Modalitäten der Transportversicherung mit dem Umzugsunternehmen besprechen und gegebenenfalls nachbessern
  • Handwerker und Firmen für Renovierungsarbeiten und EDV-Installationen suchen (Sicherheitshalber auch noch einmal zwei bis drei Wochen vor dem Umzugstermin nachhaken)

Der ideale Zeitpunkt zur Entrümpelung und Modernisierung

Eine Übersiedelung ist zwar aufwendig, doch sie hat auch einen entscheidenden Vorteil. Denn zu keinem anderen Zeitpunkt ist es so einfach, sich von altem und beschädigtem Inventar zu trennen und die Ausstattung zu modernisieren.

Nicht mehr benötigtes und beschädigtes Mobiliar sowie andere „unnötige“ Gegenstände sollten deshalb unbedingt entsorgt werden. Aus den Archiven wird tatsächlich nur das übersiedelt, was noch benötigt wird. Schon im Vorfeld gilt es zu überlegen, wie die jeweiligen Gegenstände am neuen Standort eventuell sinnvoller und platzsparender gelagert werden könnten als bisher.

Statt weiterhin an jeden Mitarbeiter Schlüsseln auszugeben, lohnt es sich darüber hinaus, am neuen Standort ein modernes Zutrittssystem zu installieren. Die etwas höheren Anschaffungskosten amortisieren sich schnell, wenn die ersten Schlüssel verlorengehen und nachgemacht werden müssen. Außerdem erhöht sich dadurch auch die Sicherheit im Betrieb um ein Vielfaches, da Chipkarten im Bedarfsfall einfach und schnell gesperrt werden können.

Die Adressänderung bringt viele „unsichtbare“ Aufgaben mit sich

Viele entdecken erst am neuen Standort, wo überall Aufgaben lauern, die mit der neuen Adresse zu tun haben. Zu einem professionellen Projektmanagement gehört es jedoch auch, diese Aufgaben bereits bei der Planung zu berücksichtigen und rechtzeitig die erforderlichen Schritte einzuleiten.

Nachdem die Mitarbeiter bereits über die Übersiedelung informiert wurden, gilt es in einem zweiten Schritt, die Kunden und Geschäftspartner davon in Kenntnis zu setzen. Das kann beispielsweise auch mit einer Einladung zu einer Eröffnungsfeier verbunden sein.

Ebenso ist es wichtig, in einem weiteren Schritt sämtliche Vertragspartner zu informieren. Dazu gehören vor allem Versicherungen, Banken, Internetanbieter, Stromanbieter sowie das Finanzamt und die Sozialversicherungsträger. Auf keinen Fall vergessen werden sollten jedoch auch weitere Partner wie die Agentur für Arbeit oder das Beitragsservice des Rundfunks.

Auch ein eventuell vorhandener Fuhrpark muss umgemeldet werden. Das ist eine günstige Gelegenheit, um eventuell auf attraktivere Tarifmodelle der eigenen Versicherung umzusteigen oder gleich den Anbieter zu wechseln.

Die Anschrift muss an den unterschiedlichsten Stellen erneuert werden. Zuallererst ist es wichtig, den eigenen Eintrag im Handelsregister anzupassen. In weiterer Folge müssen auch Unternehmerverzeichnisse und Branchenbucheinträge aktualisiert werden. Auch die eigenen Geschäftspapiere enthalten die Anschrift. Deshalb ist es wichtig, das Briefpapier und Kuverts sowie auch das Impressum im Internet anzupassen.

Damit die Post auch tatsächlich am neuen Standort ankommt, ist es außerdem ratsam, einen Nachsendeauftrag bei der Deutschen Post in Auftrag zu geben. Dieser sollte zumindest vier Wochen vor und bis zu sechs Monate nach der Übersiedelung aktiv sein.

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