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Projektmanagement als unternehmerischer Erfolgsfaktor

Unternehmerischer Erfolg ist etwas, das nicht durch Zufall entsteht, sondern viel mit richtigen Entscheidungen, den richtigen Vorgehensweisen und richtiger Planung zu tun hat. Ein relevantes Planungselement ist hierbei Projektmanagement . Projektmanagement gibt es schon seit vielen tausend Jahren – so wie wir es heute kennen allerdings erst seit Anfang der 70er Jahre. Trotzdem hat es sich seitdem noch nicht in jedem Unternehmen als Standard etabliert, was erstaunlich ist, denn in einer gesamtwirtschaftlichen Betrachtung tendieren Unternehmen dazu, immer stärker projektbasiert zu arbeiten.

Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement ist eine Mischung aus Methoden und dem richtigen Umgang mit Menschen, um Projekte erfolgreich durchzuführen. Projekte sind hierbei einmalige Vorhaben, die vor allem durch ihre Begrenzungen auffallen, finanzieller, personeller oder ähnlicher Natur, die einen definierten Anfang und ein definiertes Ende haben und bei denen meistens ein besonderes Risiko besteht. In erster Linie bedeutet für die meisten Projektmanagement, eine bestimmte Vorgehensweise in der Projektplanung. Das heißt, ein spezifischer Ablauf in der Anwendung von Methoden. So zum Beispiel Zieldefinition, Projektstrukturplan , Projektablaufplan, Risikoanalyse, Stakeholderanalyse, Ressourcenplanung.

Warum macht nicht jedes Unternehmen Projektmanagement, wenn es so viel bringt?

Ein großes Problem beim Projektmanagement ist der Nachweis des Mehrwerts. Denn auch wenn ich als Projektmanagement-Trainer und erfahrener Projektleiter durchaus weiß, wie viel Mehrwert Projektmanagement bringen kann, bedeutet das nicht, dass daran auch gleichzeitig jedes Unternehmen glaubt. Denn am Ende sind Projekte in der Regel sehr komplexe Vorhaben und der Mehrwert von Projektmanagement ist – wenn die Beteiligten nicht daran glauben – sehr schwer hervorzuheben. Woran liegt das? Es liegt daran, dass wir kein Parallelprojekt haben, was ohne Projektmanagement durchgeführt wird – welches identisch ist und damit eine Vergleichbarkeit bietet. Und somit wird der Mehrwert von Projektmanagement in den subjektiven Raum verschoben, also in die subjektive Wahrnehmung der Projektbeteiligten. Und hier gibt es eine ganz große Herausforderung: Projekte, die mit Projektmanagement gesteuert werden, wirken oft bürokratischer als Projekte, bei welchen es kein Projektmanagement gibt. Dieser Eindruck entsteht vor allem dadurch, dass wir Tabellen erzeugen, Listen anlegen und Dokumentationen erstellen. Alles Dinge, die in den meisten Fällen letztendlich einen Mehrwert bieten, die – wenn man aber ganz tief drinsteckt – erst einmal wie besonders viel Bürokratie wirken. Hinzu kommt, dass gerade bei großen Unternehmen die Einführung von Projektmanagement nach einer standardisierten Struktur vor allem auch eine Kostenfrage ist. Denn der Prozess an sich für Projekte muss entworfen werden, es muss sich auf Tools und eine Software geeinigt werden, es müssen Lizenzen gekauft werden, die Mitarbeiter müssen geschult und während der Durchführung in den ersten Jahren coachend begleitet werden. So gibt es noch viele weitere Kosten, die rund um die Einführung von Projektmanagement entstehen. In kleinen Organisationen mit wenigen Mitarbeitern ist es meist keine große Herausforderung, Projektmanagement neu einzuführen. In großen Organisationen hingegen kann das ein Veränderungsvorhaben von mehreren Jahren sein. Dementsprechend groß ist natürlich die Hemmschwelle darauf umzustellen. Zumal es gerade durch Unternehmenskultur bedingte Hemmungen zu sehr großen Herausforderungen in der Einführung von Projektmanagement kommen kann.

Wie können Unternehmen Projektmanagement einführen?

Wie schon im vorausgehenden Absatz angerissen, muss eine Reihe von Punkten bedacht werden, wenn Projektmanagement eingeführt werden soll. Aus meinen Seminaren kann ich sagen, dass es der Hauptwunsch der Mitarbeiter ist, dass ihre Führungskräfte stärker mit ihnen an einem Strang ziehen. Und gerade rund um die Einführung von Projektmanagement ist das besonders relevant, denn wenn ich als Trainer in ein Unternehmen komme und dort die Mitarbeiter auf eine bestimmte Vorgehensweise rund um Projekte trainiere, bringt das natürlich nur sehr wenig, wenn die Führungskräfte diesem Training zuwiderhandeln. Eigentlich müssten erst die Führungskräfte trainiert werden und dann die Mitarbeiter. Üblicherweise ist es allerdings so, dass die Mitarbeiter trainiert werden und die Führungskräfte genau dieses Training auslassen. Das ist aber falsch und führt mit großer Wahrscheinlichkeit zum Misserfolg in der Einführung von Projektmanagement. Natürlich sind unterschiedliche Vorgehensweisen denkbar, wenn es darum geht Projektmanagement in einem Unternehmen neu zu etablieren. Doch gibt es meiner Erfahrung nach eine Vorgehensweise, die mit größerer Wahrscheinlichkeit Erfolg zeigt. Im ersten Schritt gibt es ein Sondierungsgespräch – mit einem Trainer wie mir zum Beispiel. Ich komme in das Unternehmen, höre mir an, wie die Projekte bisher durchgeführt werden, zeige dadurch Herausforderungen auf und zeichne ein Bild ab, wie bisher rund um Projekte gearbeitet wird. Im nächsten Schritt findet eine Standardschulung der Mitarbeiter statt, mit Standard-Projektmanagement und Standardmethoden. Diese sind noch nicht auf das Unternehmen individualisiert, sondern im ersten Schritt allgemeine Vorgehensweisen. Dieses Training findet sowohl mit Führungskräften als auch mit Mitarbeitern statt. Danach wird ein Projektteam gebildet, das sich um das Projekt „Etablierung von Projektmanagement im Unternehmen“ kümmert. Das Projektteam ist eine Gruppe von Menschen, die dafür verantwortlich sind, ein Konzept zu entwickeln, wie das Unternehmen Projektmanagement leben kann. Auch hierbei empfiehlt es sich, sich durch einen Trainer, Berater oder Coach begleiten zu lassen. Wichtig ist, dass dieses Projektteam aus unterschiedlichen Bereichen besteht – aus Führungskräften und Mitarbeitern aus den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens, sodass möglichst viele Bereiche vertreten sind und die Einigungen, die stattfinden, ihre größtmögliche Wirkung entfalten können. Es wird sich dann auf einen sogenannten Projektmanagement-Standardprozess geeinigt – also die typische Abfolge für Projekte bzw. Projektmanagement und auf ein Standard-Set von Methoden. Auf Basis dieses Standard-Sets von Methoden werden dann wiederum Templates entwickelt bzw. sich für eine Software entschieden, die genutzt werden kann. Im nächsten Schritt werden alle Mitarbeiter auf die entsprechende Software bzw. auf die entsprechenden Templates geschult. Und danach kommt es zu einer Begleitung der Einführung. Alle Mitarbeiter sollen nach diesem neuen Schema arbeiten und ein externer Berater oder Coach steht den Mitarbeitern bei genau diesen Herausforderungen zur Seite. Hierbei sind allerdings zwei Rollen wichtig. Einmal die Rolle des Erklärenden, der Fragen rund um die Templates und die generelle Vorgehensweise beantwortet – aber auch der Fordernde und Ermahnende. Das heißt, die Mitarbeiter werden immer wieder dazu aufgefordert, die Templates zu benutzen und nach dem standardisierten Prozess vorzugehen, denn ansonsten wird es schnell dazu kommen, dass ein Teil der Mitarbeiter diesen Standard nicht einhält, wodurch wiederum das ganze Projekt gefährdet ist. Nach einer gewissen Zeit kann sich dieser Berater dann immer weiter zurückziehen. Je nach Unternehmensgröße kann das zwischen drei Monaten und fünf Jahren dauern.

Was sind die wichtigsten Methoden im Projektmanagement?

Um sich erst einmal einen Überblick zu verschaffen, macht es Sinn, sich grundlegend mit den Methoden zu beschäftigen. Hierbei gibt es natürlich ein Set von Methoden, die wichtiger sind als andere. Dazu gehören:
  • Zieldefinition
  • Projektstrukturplan
  • Projektablaufplan
  • Risikoanalyse
  • Stakeholderanalyse
  • Ressourcenplanung
Auch von diesem relativ engen Set an Methoden wird nicht jede Methode für jedes Unternehmen relevant sein. Aber das sind aus meiner Erfahrung heraus die am häufigsten nachgefragten und die am häufigsten genutzten Methoden. Ob es aufwendig ist, diese Methoden im Unternehmen zu etablieren, hängt letztendlich von der Größe des Unternehmens, von der Unternehmenskultur und auch von dem Willen und der Bereitschaft, diesen neuen Weg zu gehen, ab. Am Ende haben es die Unternehmen selbst in der Hand, ob es ihnen gelingt, Projektmanagement erfolgreich zu etablieren.

Über den Autor

Unser Gastautor Benjamin Michels hat mit 15 Jahren sein erstes von mehreren Unternehmen gegründet. Er ist Sachbuch-Bestseller-Autor und mit seinem „Projektmanagement Handbuch“ seit mehreren Jahren in den Top-Sachbuch-Charts bei Amazon vertreten. Mehr über Benjamin Michels finden Sie unter www.benjamin-michels.de. Dort gibt er Ihnen auch viele hilfreiche Tipps und Sie haben die Möglichkeit, Teil seiner kostenlosen Community zu werden.

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