Projektmanagement im Wandel der Zeit: Was die Digitalisierung bringt

Am Ende eines Projekts in erfolgreichen Unternehmen steht ein klar definiertes Ziel. Sein Ablauf ist zeitlich begrenzt. Es gibt immer einen Anfangszeitpunkt und ein vorgegebenes Ende, bis zu dem das Ziel erfolgreich erreicht sein soll. Gerade wenn mehrere Menschen an der Verwirklichung eines Ziels beteiligt sind, ist es notwendig, dass man die einzelnen Aufgaben zuteilt und deren Erledigung koordiniert. Im Zeitalter der Digitalisierung und weltweiten Vernetzung zur Zusammenarbeit ist das wichtiger denn je.

Was ist Projektmanagement?

Unternehmen, die heutzutage ein gut durchdachtes Management betreiben, teilen die einzelnen Aufgabenbereiche und -schritte auf verschiedene Mitarbeiter eines Teams auf. Auf diese Weise gehen erfolgreiche Manager systematisch an die Erledigung der einzelnen Aufgaben und damit an das Projekt im gesamten heran. Durch die Aufgabenteilung werden Planung sowie Überwachung der einzelnen Arbeitsschritte übersichtlicher und damit einfacher. So kommt es zur Optimierung von Organisation und Teamarbeit. Vertieftes Fachwissen über das Projektmanagement und wie sich Projekte effektiv sowie zielführend leiten und organisieren lassen, lernt man zum Beispiel in professionellen Seminaren, in denen Profis unter anderem in die vier Phasen des Projektmanagements einführen:

Projektdefinition: Analyse des Projekts

Unternehmer setzen Ziele und legen fest, bis wann welches Ziel erreicht sein soll. Um kosteneffizient zu arbeiten, bestimmen Experten, welche Kosten mit welchem Ziel maximal verbunden sein dürfen. Zudem werden die zu erledigenden Aufgaben sowie Verantwortungsbereiche auf die einzelnen Teammitarbeiter verteilt.

Projektplanung: Leiter, Mitarbeiter, Ressourcen

Es wird ein Projektleiter bestimmt und ein fester Mitarbeiterstamm ausgemacht. Außerdem wird das Projekt in überschaubare Teilprojekte gegliedert und konkrete Arbeitsschritte festgelegt. Das Ende einer jeden Teileinheit bezeichnet man als Meilenstein. Mit ihnen werden sozusagen Zwischenergebnisse festgehalten und dadurch eine Orientierung am Projektablauf ermöglicht. Zudem dienen sie der Motivation der einzelnen Mitarbeiter, die durch die Erreichung der Meilensteine sehen, wie das Team gemeinsam Schritt für Schritt dem Ziel näher kommt. Zur Projektplanung gehören daneben auch die Festlegung der benötigten Ressourcen und die Erstellung eines Kostenplans.

Projektdurchführung: Arbeit am und Überwachung des Projekts

Während der Projektdurchführung hat der Projektleiter die Aufgabe, die Arbeit der einzelnen Mitarbeiter sowie die Erreichung der Zwischenziele zu überwachen. Bei Abweichungen vom Plan muss das Team entweder nacharbeiten oder der Projektplan ist zu korrigieren.

Projektabschluss: Rückwirkende Analyse und Optimierung

Nachdem das Projekt zu seinem Ende gekommen und vom jeweiligen Auftraggeber abgenommen wurde, folgt eine rückwirkende Analyse der Projektarbeit und des Ablaufs. Dazu gehört, dass sich das Team gemeinsam zum Beispiel mit der Ablaufgestaltung, der Planung und Bearbeitung einzelner Aufgaben und der Kommunikation untereinander beschäftigt. Das Ziel dieses Schrittes besteht darin, aus Fehlern zu lernen und so die nächste Projektplanung zu optimieren.

Die Veränderungen des Projektmanagements durch die Digitalisierung

Schon immer haben sich Menschen unterschiedlichen Wissensstandes und mit verschiedenen Fähigkeiten zusammengetan, um große Pläne in die Tat umzusetzen. Die Pyramiden in Ägypten, die Chinesische Mauer, die Entstehung der Eisenbahn, des Stromnetzes oder der Telekommunikation sind nur einige Beispiele. Schon immer hat man versucht, Menschen zusammenzubringen, um gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten. Dabei hat sich viel getan. Auf die Entwicklung des Projektmanagements in den letzten Jahren nimmt nicht zuletzt die Digitalisierung einen großen Einfluss. Stichwort: Industrie 4.0. Innovative Technologien verändern die Möglichkeiten der Kommunikation und des Informationsaustausches zwischen Fachkräften, Unternehmen und Ländern. Das Projektmanagement profitiert von der Digitalisierung: So können global verteilte Projektteams über Social Media und Cloud-Anwendungen effizient zusammenarbeiten. Experten sehen darin für die Zukunft zahlreiche Vorteile:

• Lösungen, individuell auf den Kunden zugeschnitten, lassen sich schneller und günstiger umsetzen.
• Eine weltweite Vernetzung und Zusammenarbeit mit den jeweils besten Fachkräften wird möglich. Das führt zu qualitativ hochwertigen Projektergebnissen.
• Die Arbeit lässt sich unabhängig von Zeit und Raum erledigen.

Und hier schließt sich der Kreis: Die Digitalisierung ermöglicht Erfolg, Flexibilität und Zusammenarbeit wie nie zuvor. Um diesen Synergieeffekt nutzen zu können, bedarf es eines effizienten Projektmanagements, das die einzelnen Mitarbeiter und Aufgaben organisiert zur Erreichung des Ziels führt.