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Rechnungen schreiben – das gilt es fürs Ausland zu beachten

Im Zuge der Globalisierung wächst die Welt enger zusammen. Selbstständige und Unternehmer möchten selbstverständlich an diesem Prozess partizipieren. Beliefert man Kunden im Ausland, so gibt es bei der Rechnungsstellung jedoch einiges zu beachten. Das Finanzamt erkennt die Rechnungen nur dann an, wenn sie vorgeschriebene Voraussetzungen erfüllen. Dies gilt sowohl für solche, die innerhalb Deutschlands gestellt werden, als auch für diejenigen, die ins Ausland gehen. Erleichtern kann diesen Prozess spezielle Software, die bei der Rechnungsstellung und Auftragsverwaltung hilft. Doch was muss eine für das Ausland bestimmte Rechnung genau beinhalten und was ist bei der Erstellung zu berücksichtigen?

Rechnungen ins Ausland innerhalb der EU

Natürlich müssen Rechnungen fürs EU-Ausland die üblichen Pflichtangaben, die für diejenigen innerhalb Deutschlands gelten, beinhalten. Dazu zählen zum Beispiel Name und Anschrift des Rechnungstellers und -empfängers, das Rechnungsdatum und die Angabe des Liefer- bzw. Leistungszeitpunkts. Mit Hilfe von Rechnungsvorlagen und Musterrechnungen, die man individuell anpassen kann, vergisst man keine dieser Daten. Unterschiede gibt es jedoch hinsichtlich der Umsatzsteuer und der vom Finanzamt vorgegebenen Angaben, die eine Anerkennung gewährleisten.

  • Umsatzsteuer

Die deutsche Umsatzsteuer wird bei Lieferungen, die Unternehmer anderer EU-Mitgliedstaaten erreichen, nicht auf der Rechnung ausgewiesen. Die Leistungen unterliegen nicht den Umsatzsteuergesetzen Deutschlands, da man sie als im Ausland ausgeführt behandelt. Deshalb müssen Unternehmen im EU-Ausland auf Waren aus Deutschland keine Umsatzsteuer bezahlen. Die Lieferung wird vom Empfänger im Bestimmungsland besteuert.

  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Man sollte unbedingt darauf achten, dass folgende Daten auf der Rechnung enthalten sind:

  1. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Leistungserbringers
  2. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden

Wichtig ist es, die Gültigkeit der Adressdaten sowie die Umsatzsteueridentifikationsnummer des Empfängers zu prüfen. Stellt sich im Nachhinein heraus, dass sie nicht korrekt sind, hat dies zur Konsequenz, dass das deutsche Unternehmen für die Umsatzsteuer aufkommen muss. Deshalb empfiehlt sich die Verifizierung der Kundenangaben auf der Homepage des Bundeszentralamts für Steuern.

  • Steuerbefreiung

Ein Hinweis auf Steuerfreiheit ist für Unternehmen nach § 14a des Umsatzsteuergesetzes Pflicht. Diesen vermerkt man unter dem Aspekt „Zusammenfassende Meldungen“ unter der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

  • Rechnungen an private Kunden – ein Sonderfall

Geht die Rechnung an einen Privatkunden, ist es Pflicht, den deutschen Mehrwertsteuersatz sowie die Umsatzsteuer anzugeben. Zudem muss man eine mögliche Überschreitung der vom jeweiligen Land festgelegten Lieferschwelle berücksichtigen. Übersteigt der Warenwert diese, ist eine steuerliche Erfassung des Unternehmens im Empfängerland nötig. Die Umsatzsteuer führt man dann an das dortige Finanzamt ab. In diesem Fall gibt man die ausländische Steuer zusätzlich auf der Rechnung an.

Rechnungen ins Ausland außerhalb der EU

Bei Rechnungen an sogenannte Drittländer wie die USA, Kanada oder China wird bei der Erstellung ebenfalls auf die Angabe der deutschen Umsatzsteuer verzichtet. Folglich muss der Leistungserbringer auch in diesem Fall keine Umsatzsteuer abführen. Jedoch sollte man die ausländische Umsatzsteuerpflicht überprüfen. Es kann nämlich sein, dass das Empfängerland ein ähnliches Umsatzsteuersystem wie Deutschland hat. Dann muss man sich zum Beispiel umsatzsteuerlich registrieren oder einen Fiskalvertreter benennen. Aus diesem Grund sollte man dringend klären, ob die Lieferung nach Recht des Drittlands steuerfrei ist oder eine Umsatzsteuer abzuführen ist. Bei ausländischer Umsatzsteuer handelt es sich um Betriebsausgaben, die bei Nicht-Erstattung entsprechend zu buchen sind.

Foto: © wutzkohphoto/shutterstock

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