Frankfurt reformiert Liegenschaftsmanagement

„Wir packen jetzt auch die ganz heißen Eisen an“, verkündete Oberbürgermeister Peter Feldmann nach der Vorstellung eines Zwischenberichtes aus der städtischen Reformkommission durch Reformdezernent Jan Schneider. Nach eingehender Analyse des Status Quo beim städtischen Hochbau- und Liegenschaftsmanagement wurde der dringende Handlungsbedarf detailliert herausgearbeitet. „Innerhalb der veralteten Strukturen kommen wir nicht weiter. Wir brauchen eine neue, professionelle und schlagkräftige Organisation“, so Feldmann zum Kern der Überlegungen aus Schneiders Projektteam. Als favorisierte Lösung wird vom Oberbürgermeister derzeit ein Eigenbetrieb vorgesehen, in dem alle entsprechenden Kompetenzen gebündelt werden.
Feldmann hatte Stadtrat Schneider im Oktober 2013 mit umfassenden Kompetenzen als Reformdezernent ausgestattet und ihm den als „unlösbar“ geltenden Auftrag mitgegeben, die desolaten Hochbau- und Liegenschaftsprozesse auf komplett neue Beine zu stellen. Als Aufgaben wurden in der Verfügung explizit genannt: „Optimierung des Hochbau- und Liegenschaftsmanagements. Optimierung und Bündelung von Aufgaben in den Bereichen Hochbau und Liegenschaften. Wirtschaftlicheres Bauen. Optimierung der Aufgabenwahrnehmung der Miet- und Pachtverhältnisse städtischer Liegenschaften. Prüfung und Auslagerung von Aufgaben an Dritte. Beschleunigung des Baus von Kitas.“
In ihrer ersten Bestandsaufnahme waren die Dezernate II, III, IV und V in einem gemeinsamen Papier bereits im März 2014 zu dem Ergebnis gekommen, dass der städtische Immobilienbesitz zerstreut und nicht genau erfasst ist. Dort ist die Rede von „unklaren Verantwortlichkeiten“, einer „nicht belastbaren Datenbasis“ sowie der „Überforderung der dezentralen Struktur“. Als Fazit fasste der Bericht die „erheblichen Defizite“ in den Ämtern wie folgt zusammen: „Unklare Verantwortlichkeiten zwischen Bauherrenämtern und Hochbauamt. Derzeit keine einheitliche Immobilienbewirtschaftung möglich. Keine rechtssichere Gebäudebewirtschaftung möglich/Unklarheiten im Schadensfall. Ineffizienter Ressourceneinsatz durch Doppelvorhaltungen und zu viele Schnittstellen. Bedarfsangepasste Bereitstellung geeigneter Liegenschaften für städtische Ämter und Betriebe ist nicht gewährleistet.“
Feldmann bedankte sich nun ausdrücklich bei den am Projekt beteiligten Dezernenten und Amtsleitern: „Es ist heutzutage nicht selbstverständlich, dass Führungskräfte öffentlich Versäumnisse benennen und noch seltener, dass dann Hand in Hand eine Lösung erarbeitet wird. Die Fehler der Vergangenheit sind offensichtlich, aber jetzt gehen wir neue Wege. Das hat die Stadt Jan Schneider zu verdanken, der schnell und undogmatisch im Sinne der Sache agiert.“
Die Vorschläge des Reformprojektes wurden unter Führung von Reformdezernent Schneider von Mitarbeitern aus dem Dezernat I des Oberbürgermeisters im Personal- und Organisationsamt und dem Revisionsamt sowie aus u. a. Hochbauamt, Liegenschaftsamt, Stadtkämmerei, Vermessungsamt, Grünflächenamt, Stadtschulamt und Kita Frankfurt erarbeitet. Auch der Gesamtpersonalrat war von Anfang an beteiligt.
Die externe Umsetzung der Analysephase erfolgte durch die Münchner Beratungsgesellschaft cgmunich, die Schlüsselprozesse wie Flächenmanagement und -beschaffung, Bauprojektmanagement, Objektvermietung, Rechnungswesen, Instandhaltung, Energiemanagement, Objektreinigung, Beschaffungsmanagement sowie Datenmanagement untersuchte.
Bei der Präsentation der Ergebnisse sprach Feldmann sich klar dafür aus, ein zentrales Hochbau- und Liegenschaftsmanagement als Eigenbetrieb aufzusetzen. „Natürlich gibt es für alle diskutierten Lösungen Pros und Contras. Alle Betroffenen sehnen sich nach einem klaren Mieter-Vermieter-Modell, das sollten wir jetzt endlich auch in Frankfurt umsetzen.“ Nach Informationen der Kommunalen Gemeinschaftsstelle KGSt haben etwa 85 Prozent der Kommunen in Deutschland eine zentrale Gebäudebewirtschaftung, davon rund ein Viertel in der Form des kommunalen Eigenbetriebs. Frankfurt würde hier also kein Neuland betreten und könnte bereits von zahlreichen Erfahrungen anderer Kommunen profitieren. Vorteile sind neben hoher Transparenz bei effizientem Einsatz von einheitlicher IT auch eindeutig zugeordnete Verantwortlichkeiten, flexiblerer Einsatz von Personalressourcen und schnellere, standardisierte Prozesse über den kompletten Gebäudemanagementzyklus hinweg.
Der Eigenbetrieb könne noch in diesem Jahr beschlossen und dann zeitnah gegründet werden. Seine Aufgabe wäre Bau, Betrieb und Bewirtschaftung der kommunalen Liegenschaften und Gebäude. Zahlreiche der oben beschriebenen Defizite ließen sich dadurch vermeiden und Reibungsverluste könnten minimiert werden. Die Bildung eines Eigenbetriebs hätte verwaltungsintern außerdem den Vorteil, dass sie nicht nur zügig erfolgen kann, sondern auch mit keinerlei Schlechterstellung des Personals verbunden ist, da der Eigenbetrieb Sondervermögen der Gemeinde ohne eigene Rechtspersönlichkeit ist und die Bediensteten in vollem Umfang Beschäftigte der Kommune bleiben. Zudem wäre die volle demokratisch legitimierte Kontrolle des Betriebs durch die Stadtverordnetenversammlung über die Betriebskommission weiterhin sichergestellt – im Gegensatz zu einer privatrechtlichen Organisationsform wie der GmbH. Feldmann: „Die Gespräche zeigten, dass die Mitarbeiter in den betroffenen Bereichen seit Jahren großartige Leistungen erbringen, um die Strukturschwächen auszugleichen. Dafür gilt ihnen nicht nur meine volle Anerkennung, ich denke wir müssen in unserer wachsenden Stadt hier sogar Personal aufstocken.“
Besondere Vorteile sieht Feldmann für die Schulen und Kitas. Die mit Bau und Betriebsmanagement der Schulen und Kitas befassten Abteilungen der städtischen Ämter, zum Beispiel im Schulamt, im Hochbauamt, im Liegenschaftsamt und in anderen städtischen Institutionen würden in diesem künftigen Eigenbetrieb zusammengefasst werden und Portfoliomanagement wie Gebäudeerhalt aus einer Hand leisten. Feldmann kann sich daher auch vorstellen, ggf. mit dem Bereich Schulen und Kitas voranzugehen und bei den anderen Liegenschaften später nachzulegen.
Feldmann abschließend: „Jeder weiß doch, wie groß unser Handlungsbedarf beim Gebäudemanagement der Schulen ist. Ein kommunaler Eigenbetrieb brächte Riesenverbesserungen für Lehrer, Schüler und Eltern. Wir sind uns in der Analyse doch alle einig und müssen dafür nicht die Kommunalwahl abwarten. Lassen Sie uns das jetzt gemeinsam anpacken!“.

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