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Mit welchen Hilfsmitteln Unternehmen heute ihre Prozesse optimieren können

Durch den Siegeszug der Digitalisierung in der Wirtschaft sehen sich Unternehmen mit vielen neuen Herausforderungen konfrontiert. Sie müssen wettbewerbsfähig sein, Kundenwünsche erfüllen und ökologisch arbeiten. All das ist mit bestehenden, althergebrachten Prozessen meist nicht zu leisten. Deswegen ist es wichtig, eine kontinuierliche Prozessoptimierung vorzunehmen. Diese sorgt dafür, dass der Betrieb stets auf der Höhe der Zeit ist und sich gegen die Konkurrenz durchsetzen kann. 5 Strategien haben sich bei der Etablierung neuer Unternehmensprozesse bewährt.

Die Bedeutung der Prozessoptimierung für Unternehmen

Unternehmensprozesse werden zu einem bestimmten Zeitpunkt etabliert, um konkrete Aufgaben zu erledigen. Hieraus ergibt sich bereits, dass sie niemals ganz abgeschlossen sind. Denn mit sich verändernden Rahmenbedingungen am Markt oder einer sich verändernden Nachfrage der Zielgruppe werden neue Unternehmensprozesse zur Bewältigung neuer Herausforderungen notwendig. Die Prozessoptimierung ist somit eine der Kernaufgaben aller Betriebe. Nur durch eine regelmäßige Anpassung der Arbeitsweise der eigenen Firma kann diese up-to-date und wettbewerbsfähig gehalten werden. Hierbei sind vor allem ein klares Unternehmenskonzept seitens der Führungsebene und die praxisnahe Expertise der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor Ort essenziell wichtig. Einige Unternehmen stellen hierzu extra Mitarbeiter ab, die sich ausschließlich um die Prozessoptimierung in der Firma kümmern. Andere vertrauen auf externes Fachwissen und lassen Drittanbieter regelmäßige Prozessoptimierung vornehmen.

So helfen ERP-Systeme bei der Prozessoptimierung

Erfolgreiches Wirtschaften ist für Unternehmen nur durch eine effiziente Planung möglich. ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning = Ressourcenplanung von Unternehmen) sind hierbei ein hilfreiches Tool, um die Prozessoptimierung professionell und zeitsparend zu realisieren. Solche Systeme sind in der Lage, verschiedene Ressourcen eines Betriebes vom Kapital über das Personal bis hin zu Informationen sinnvoll zu strukturieren und zu einzusetzen. Firmen verschaffen sich mit solchen Systemen einen Überblick über die ihnen zur Verfügung stehenden Mittel und können diese gezielt verwenden. Die Auswahl an ERP-Systemen ist beachtlich und wächst kontinuierlich an. Einige Systeme sind für allgemeine Unternehmensaufgaben geeignet, andere sind speziell für Nischenaufgaben in Unternehmen einer bestimmten Branche konzipiert. Die Auswahl des geeigneten Systems ist für die einzelnen Firmen von großer Bedeutung, da eine Prozessoptimierung nur durch ein passendes ERP-System überhaupt erst möglich wird. Hierbei ist es wichtig, dass das ERP-System mit den vorhandenen Arbeitsmitteln im Betrieb kompatibel ist und eine passgenaue Analyse des Ist-Zustands ermöglicht.

Das sind die wichtigsten Strategien bei der Prozessoptimierung

Es gibt eine Vielzahl an Strategien und Techniken, mit denen Unternehmen die Prozessoptimierung realisieren können. Diese sind gerade für große Konzerne geeignet, aber auch mittelständische und kleine Betriebe können ihr Optimierungspotenzial mit diesen Herangehensweisen ausschöpfen. Die folgenden 5 Methoden bilden quasi den Kern sämtlicher Strategien bei der Prozessoptimierung und können von nahezu allen Betrieben umgesetzt werden.

1. Prozessoptimierung beginnt mit der Unternehmenskultur

Eine Prozessoptimierung ist nur dann sinnvoll, wenn sich alle Abteilungen inklusive der Führungsetage daran beteiligen. Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern müssen die Vorteile der neuen Prozesse klar sein, wenn sie an diesen aktiv mitwirken sollen. Die Führungsetage darf die Prozessoptimierung nicht als Nebenaufgabe der IT verstehen, sondern muss sie als Schlüsselelement des Betriebserfolgs begreifen. Nur mit der richtigen Einstellung und dem Willen zum Wandel kann die Prozessoptimierung gelingen.

2. Definition und Bewertung bestehender Prozesse

Um Prozesse optimieren zu können, müssen diese erst einmal bekannt sein. Deswegen besteht eine zentrale Aufgabe bei der Prozessoptimierung darin, die bestehenden Prozesse zu benennen und schriftlich (im Idealfall digital) festzuhalten. Wenn alle Prozesse vorliegen, können diese bewertet werden. Sind die einzelnen Prozesse noch zeitgemäß? Erfüllen sie die Aufgaben, für die sie entwickelt wurden? Gibt es – finanzielles, zeitliches oder personales – Optimierungspotenzial? Alle Prozesse müssen klar bewertet werden, um einschätzen zu können, welche davon optimiert werden können und müssen.

3. Zielbestimmung und Prozessoptimierung

In einem weiteren Schritt müssen klare Zielsetzungen definiert werden. Welche Ziele möchte das Unternehmen in den kommenden Wochen, Monaten und Jahren erreichen? Welche Prozesse sind für die Erreichung dieser Ziele erforderlich? Erst wenn diese Fragen beantwortet wurden, lässt sich feststellen, ob und wie die bestehenden Prozesse in das neue Unternehmenskonzept aufgenommen werden können. Einige etablierte Prozesse können angepasst und modernisiert werden, andere fallen aus dem Raster heraus und werden durch neue ersetzt.

4. Die Einübung neuer Prozesse

Sobald die neuen Prozesse entwickelt und implementiert wurden, geht es darum, diese einzuüben. Hierfür ist es notwendig, die Belegschaft umfassend über die neuen Arbeitsweisen zu informieren und ihnen mitzuteilen, wie sich diese auf die Arbeitsweise auswirken. Im Bestfall bringen die neuen Prozesse den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Vorteile, indem sie zum Beispiel Zeit einsparen oder weniger anstrengend sind als frühere Verfahren. Im Rahmen von Schulungen müssen die zuständigen Personen lernen, die neuen Prozesse zu verstehen und anzuwenden. Hierbei ist eine klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten extrem wichtig.

5. Kontrolle und Nachbesserung

Wenn die neuen Prozesse eingeführt und von der Belegschaft angenommen wurden, gilt es, sie auf ihre Praxistauglichkeit hin zu überprüfen. Bewähren sich die neuen Verfahren im Unternehmensalltag oder treten unerwartete Schwierigkeiten auf? Ist letzteres der Fall, müssen Nachbesserungen vorgenommen werden. Vielleicht wurde für einen Prozess zu wenig Zeit eingeplant oder es stehen nicht genügend Ressourcen zur Verfügung. Im schlimmsten Fall kann es passieren, dass sich ein optimierter Prozess als untauglich für das Geschäftskonzept erweist. In diesem Fall muss der Optimierungsprozess erneut aufgerollt und der ungünstige Prozess durch einen Besseren ersetzt werden.

Fazit: Individuelle Gesamtlösungen statt standardmäßigen Einzelmaßnahmen

Die Prozessoptimierung besteht zunächst in der Definition bestehender Prozesse und klarer Zielsetzungen für das Unternehmen. Auf dieser Grundlage können vorhandene Prozesse optimiert und neue etabliert werden. Eine regelmäßige Nachbesserung ist in diesem Zusammenhang unvermeidlich, da die Prozessoptimierung ein kontinuierlicher Prozess ist, der niemals ganz zum Abschluss kommt. Hierbei ist es besser, individuelle Gesamtlösungen anzustreben, die auf den eigenen Betrieb zugeschnitten sind, als standardmäßige Einzelmaßnahmen zu wählen, die immer nur Stückwerk und bei der Prozessoptimierung nicht zu empfehlen sind. Wer also mit der Digitalisierung Schritt halten will, kommt nicht umhin, sich mit Optimierungen dieser Art eingehend zu beschäftigen.

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