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Wertstrommagnete: Prozessoptimierung einfach gemacht

Die Prozessoptimierung gehört für viele Mitarbeiter bereits zum Arbeitsalltag. Um möglichst effizient arbeiten zu können, werden fortlaufend Vorgänge und Arbeitsabläufe optimiert. Diese Form der Analyse fungiert als Basis für weitere betriebliche und wirtschaftliche Entscheidungen. In großen Unternehmen kümmern sich gleich mehrere Angestellte um diese äußerst komplexe Aufgabe. Schließlich müssen alle Prozesse regelmäßig evaluiert und auch optimiert werden um wettbewerbsfähig zu bleiben. Welche Hilfsmittel existieren und können diese komplexe Aufgabe vereinfachen?

Visualisieren

Wertstrommagnete Wertstrommagnete: Prozessoptimierung einfach gemachtUm Prozesse leichter zu verstehen und daraufhin optimieren zu können, ist die Visualisierung des kompletten Prozesses nahezu unumgänglich. Für die Visualisierung stehen verschiedene Möglichkeiten bereit.
Besonders beliebt ist hierbei die Visualisierung per Wertstrommagnete in Kombination mit einem Whiteboard. Wertstrommagnete ermöglichen eine flexible Darstellung des Prozesses, da die Magnete auf dem Whiteboard beliebig verschiebbar und abnehmbar sind. So kann ein Prozess einfach dargestellt und ebenfalls wieder schnell abgeändert werden. Zusätzlich kann das Whiteboard ebenso mit abwischbaren Stiften beschriftet werden, um Details, Notizen oder Anweisungen hinzuzufügen. Auch die Wertstrommagnete selbst können beschriftet werden. Die Wertstrommagnete existieren in vielen verschiedenen Ausführungen mit Vordruck. Ein solcher Magnet kann in etwa bereits eine aufgedruckte Zeitschiene, eine Datenbox, Pfeile oder andere Symbole wie für Kunden, Lieferanten, Transport oder viele weitere Symbole beinhalten.

Des Weiteren können Prozesse natürlich auch über andere technische Hilfsmittel wie über Flipcharts oder Power Point Präsentationen visualisiert werden. Diese alternativen sind aber um einiges weniger flexibel.

Vorbereitung und Planung

Um einen Prozess visualisieren und anschließend optimieren zu können, ist eine Vorbereitung unumgänglich. In der Phase der Vorbereitung muss zunächst festgelegt, welche Einheiten beteiligt sind und wer die Organisation federführend übernimmt. Eine offene Kommunikation über die Prozessoptimierung sollte stattfinden, damit diese nicht von Beginn an auf Ablehnung stößt. Damit eine Prozessoptimierung stattfinden kann, muss natürlich ein Prozess vorhanden sein, welcher optimiert werden kann. Um solche Prozesse zu finden, wird eine Potenzialanalyse durchgeführt, welche Aufschluss über die zu verbessernde Prozesse gibt. Der Ausgewählte Prozess wird in seiner momentanen Form zum Beispiel mit Wertstrommagnete visualisiert. In der nächsten Phase erfolgt das Redesign. Hierzu werden in diesem Fall die Wertstrommange verschoben und dementsprechend angepasst. Für das Redesign stehen grundsätzlich zwei Methoden zur Wahl. Eine kontinuierliche Verbesserung oder ein komplettes Re-Engineering. Wurde der Prozess optimiert, geht es in der nächsten Phase an die Umsetzung. Dies ist eine weitere schwierige Aufgabe, da Veränderungen größtenteils auf Abstoßung treffen.

Wurde der optimierte Prozess erfolgreich eingeführt, ist aber die Prozessoptimierung noch nicht zu ende. Schließlich können auch noch nachträgliche Änderungen in Form einer Nachbearbeitung den Prozess verbessern.

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