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Die Grundausstattung fürs Büro – für effektives Arbeiten

Besonders Gründer stehen vor einer langen To-do-Liste, in der Anfangszeit. Diese gilt es abzuarbeiten. Die Einrichtung des Büros ist ein Punkt auf dieser Liste. Sicherlich mag es Dinge geben, die wesentlich wichtiger erscheinen im Vergleich zur Einrichtung und Ausstattung des Büros doch dieser Punkt ist besonders bedeutend und dies hat seine Gründe.

Das Büro " das ist notwendig für den Start


Bei der Erstausstattung des Büros steht jeder Gründer vor der Qual der Wahl: Wie soll das Büro später aussehen und was soll alles ins Büro? In Hinsicht auf die Ausstattung ist es wie mit allen anderen Dingen: Es sind keine Grenzen gesetzt mit Ausnahme des Budgets. Wichtig ist, in der Anfangszeit nicht unnötig viel Geld auszugeben, und daher sollte zuerst festgelegt werden, wie hoch das Budget ist.

Erst dann geht es darum, was benötigt wird, um durchzustarten. Auf der Einkaufsliste gibt es einige Dinge, die grundsätzlich wichtig sind, aber nicht unbedingt für die Anfangsphase des Unternehmens zwingend notwendig sind. Für das erste kann die Anschaffung von diesen Dingen mit ruhigen Gewissen nach hinten geschoben werden. Das Konto wird es sicherlich danken.

Sitzgelegenheiten und weitere Büromöbel


Schreibtisch und Bürostuhl ist essenziell für jedes Büro. Hier solle keineswegs am falschen Ende gespart werden gute Qualität zahlt sich hier aus. Das bedeutet: Hochwertige Stühle, die komfortabel und höhenverstellbar. Finden im Büro auch Kundengespräche, Team-Meetings oder Besprechungen statt, dann sind zusätzliche Sitzgelegenheiten und Tisch notwendig.

Darüber hinaus werden im Büro auch noch andere Möbelstücke benötigt, um die Ausstattung zu komplettieren. Dabei handelt es sich um Basics, wie Regale, Rollcontainer und ein Büroschrank, in dem die wichtigen Unterlagen verstaut werden. Des Weiteren sind Papierkörbe und Aktenvernichter wichtig. Durch Trennwände können in einem großen Raum kleine Unterteilungen entstehen, um die Akustik beim Arbeiten zu verbessern sofern mehrere Mitarbeiter in einem Büro arbeiten.

Technisches Equipment


Abhängig von der Branche, werden bestimmte Geräte, Programme und Maschinen benötigt, damit überhaupt Arbeiten ausgeführt werden können.

Geräte: Je nach Branche ist ein voll ausgestatteter Schreibtisch mit Internetzugang notwendig. Hier besteht die Grundausstattung aus einem Rechner mit Monitor, Tastatur, Maus und Multifunktionsgerät, das druckt, scannt und faxt. Ebenfalls ist ein Telefon notwendig.

Programme: Damit die Hardware überhaupt nutzbar ist, ist eine gewisse Software notwendig, um richtig und effizient arbeiten zu können. Natürlich sind unterschiedliche Programme und Tools für das Unternehmen relevant. Folgende Programme, mit denen die Arbeitsabläufe vereinfacht werden, sind in den meisten Unternehmen zu finden:

Text- und Datenverarbeitung: Hier ist Microsoft Word ein viel genutztes Programm, während Excel sich für die Datenverarbeitung anbietet.

Digitale Buchhaltung: Die Buchhaltung erfolgt heute ausschließlich digital und eine entsprechende Buchhaltungssoftware erleichtert die Arbeit.

ERP-Systeme: Mit diesen sind die Abläufe im Unternehmen in den verschiedenen Bereichen optimierbar.

Team-Messanger: Moderne Unternehmen nutzen diese für die interne Kommunikation zwischen den Mitarbeitern. Das Tool ermöglicht Einzel- sowie Gruppenchats und Videokonferenzen.

Wichtige Materialien


In jedem Büro sind die Büromaterialien unerlässlich, um optimal arbeiten zu können. Diese ist unabhängig von der Branche des Unternehmens. In erster Linie gehören dazu Stifte, Textmarker, Notizblöcke und -Zettel, Büroklammern, Tesafilm, Schere, Locher, Tacker, Druckerpapier und Briefumschläge.

Zudem sollten ausreichend Ordner vorhanden sein, um Akten und Dokumente abzulegen und es griffbereit verstauen zu können. Auch ein Flipchart und ein Whiteboard bzw. Kalender und Planer können sinnvoll sein.

Dem Chaos keine Chance lassen


Um Erfolg zu haben, ist Ordnung ein wesentlicher Teil, denn diese sorgt für Wohlbefinden, was wiederum Motivation gibt und eine effizientere Arbeitsweise mit sich bringt. Denn so muss nicht erst minutenlang nach benötigten Unterlagen gesucht werden.

Daher sollten im Büro ebenfalls Ordnungssystem wie Schubladenboxen, Stehsammler, Dokumentenhalter und Briefablagen vorhanden sein. Selbst ein Ordnungsplan ist sinnvoll, der bestimmte Ordner für bestimmte Unterlagen und Sachen vorgibt, an den sich jeder halten muss.

Ein ansprechendes Ambiente


Egal ob als Gründer oder Unternehmer, der expandiert und ein neues Büro eröffnet: Es wird viel Zeit im Büro verbracht. Daher sollte das Arbeiten so angenehm wie möglich sein und dafür ist es sinnvoll, den Raum optisch aufzupeppen. Am besten funktioniert dies mit Bildern, Skulpturen und auch Pflanzen, die sich positiv auf die Raumatmosphäre und das Wohlbefinden auswirken. Zudem sorgen sie für frische Luft.

Doch nicht nur das Büro sollte ansprechend gestaltet sein, sondern ebenfalls der Eingangsbereich sowie die Flure bzw. der Flur und die Räumlichkeiten, die von den Geschäftspartnern und Kunden zuerst gesehen werden, wenn Sie das Unternehmen betreten. Unbewusst macht sich jeder ein erstes Bild vom Unternehmen, sobald er dieses betritt. Dies ist Grund genug sich ebenfalls über die Gestaltung des Eingangsbereiches Gedanken zu machen.

Eine praktische und sichere Bürogestaltung


In einem Unternehmen sollte die Einrichtung gleich mehrere Zwecke erfüllen: Zum einen muss sie alles bieten, was benötigt wird, um effizient zu arbeiten. Das bedeutet, die Einrichtung muss praktisch sein. Dies bezieht sich ebenfalls auf die Kommunikation der Mitarbeiter innerhalb einer Abteilung. Daher sollte ein Büro so eingerichtet sein, dass die Kollegen sich problemlos austauschen können.

Auch der Komfort ist wichtig, damit jeder Mitarbeiter gut arbeiten kann. Nicht vergessen werden darf die Sicherheit. Daher müssen die Möbel so stehen, dass die Fluchtwege offen sind. Außerdem ist ein Feuermelder ein Muss sowie ein Erste-Hilfe-Set.

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