Ab Januar 2025 wird der Empfang von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Trotz dieser bevorstehenden Pflicht sind derzeit nur 45 Prozent der Unternehmen bereit, auf diese moderne Rechnungsform umzustellen. Dies zeigt, dass der Wandel zur digitalen Rechnungsstellung langsamer voranschreitet, als es eigentlich nötig wäre.
E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile
Die E-Rechnung bietet für Unternehmen zahlreiche Vorteile gegenüber der herkömmlichen Papierrechnung. Durch den Wegfall des Ausdrucks, Kopierens und Versands der Rechnungen können Kosten und Ressourcen eingespart werden. Darüber hinaus ermöglicht die digitale Form eine effizientere Bearbeitung und Archivierung der Rechnungen. Rechnungen können digital verarbeitet, genehmigt und bezahlt werden, was den internen Workflows in Unternehmen deutlich erleichtert.
Weniger Papierverbrauch
Aus Sicht der Umwelt ist die E-Rechnung ebenfalls vorteilhaft, da der Papierverbrauch und damit die CO2-Emissionen reduziert werden. Insgesamt bietet die E-Rechnung also sowohl betriebswirtschaftliche als auch ökologische Vorteile, die für eine zügige Umstellung sprechen würden.
Dennoch zögern viele Unternehmen noch mit der Umstellung auf die E-Rechnung. Ein Hauptgrund hierfür sind Bedenken hinsichtlich der IT-Sicherheit und des Datenschutzes. Viele Unternehmen befürchten, dass sensible Finanzdaten bei der Übertragung und Speicherung der elektronischen Rechnungen nicht ausreichend geschützt sein könnten. Zudem erfordert die Einführung der E-Rechnung in vielen Fällen Anpassungen der internen IT-Systeme und Geschäftsprozesse, was mit Investitionen und Aufwand verbunden ist.
Unsicherheit aufgrund fehlender Kenntnisse
Auch mangelnde Kenntnisse und Erfahrungen mit der E-Rechnung in vielen Unternehmen tragen dazu bei, dass der Umstellungsprozess nur schleppend vorankommt. Viele Unternehmer sind unsicher, wie genau die Umstellung in der Praxis umgesetzt werden muss und welche technischen Voraussetzungen dafür erfüllt werden müssen.
Fehlende Unterstützung
Um den Übergang zur verpflichtenden E-Rechnung zu erleichtern, sind verschiedene Unterstützungsangebote und Lösungsansätze erforderlich. Hier sind in erster Linie die Behörden und Verbände gefordert, die Unternehmen bei der Umstellung aktiv zu begleiten.
Zum einen sollten die rechtlichen Rahmenbedingungen für den Einsatz der E-Rechnung klar und verständlich kommuniziert werden. Zudem wäre es hilfreich, wenn Leitfäden und Praxisbeispiele für die Einführung der E-Rechnung bereitgestellt würden. Auch Schulungen und Informationsveranstaltungen könnten dazu beitragen, die Unsicherheiten in den Unternehmen abzubauen.
Darüber hinaus wäre es sinnvoll, wenn Förderprogramme aufgelegt würden, um die finanziellen Hürden für die Umstellung auf die E-Rechnung zu senken. Viele kleine und mittlere Unternehmen scheuen die Investitionen, die mit der Einführung neuer IT-Systeme verbunden sind.
Es bleibt viel zu tun …
Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung markiert einen wichtigen Meilenstein in der Digitalisierung des Rechnungswesens. Allerdings zeigt sich, dass der Umschwung zur digitalen Rechnungsstellung in der Praxis noch auf Widerstände stößt. Um den Übergang zur E-Rechnung zu beschleunigen, sind gezielte Unterstützungsangebote und Lösungsansätze erforderlich. Nur so kann die digitale Transformation im Rechnungswesen erfolgreich vorangetrieben werden.
