Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) stehen vor besonderen Herausforderungen bei der Verwaltung. Dieser Artikel beleuchtet die wichtigsten Bereiche und gibt konkrete Tipps, wie KMU ihre Verwaltung optimieren können, um effizienter zu arbeiten und Kosten zu senken.
Viele Mittelständler beklagen vollkommen zu Recht die weiter ansteigenden Anforderungen an die Aufbewahrung von Unterlagen und viele neue gesetzliche Bestimmungen. Wenn von Entbürokratisierung seitens des Staates keine Rede sein kann, dann sollte der Unternehmer selbst Maßnahmen ergreifen, um die Kosten in Zaum zu halten. Dabei ist die Entschlackung der Verwaltung eine gute Möglichkeit, Kosten zu sparen und noch wettbewerbsfähiger zu werden. Lesen Sie deshalb mehr, was moderne Technik für Ihr Unternehmen tun kann.
Die größten Herausforderungen in der KMU-Verwaltung
KMU stehen vor einer Reihe spezifischer Herausforderungen:
- Begrenzte Ressourcen: Im Vergleich zu Großunternehmen verfügen KMU oft über weniger finanzielle und personelle Ressourcen.
- Mangelnde Spezialisierung: Mitarbeiter müssen häufig mehrere Aufgaben gleichzeitig übernehmen, was zu Ineffizienz und Fehlern führen kann.
- Unklare Prozesse: Fehlende oder unklare Prozesse können zu Chaos und Verzögerungen führen.
- Geringe Automatisierung: Viele administrative Aufgaben werden manuell erledigt, was zeitaufwendig und fehleranfällig ist.
- Fehlende IT-Infrastruktur: Eine unzureichende IT-Infrastruktur kann die Kommunikation und Zusammenarbeit erschweren.
Schlüsselbereiche für die Verwaltungsoptimierung
Die Optimierung der Verwaltung sollte sich auf folgende Schlüsselbereiche konzentrieren:
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Buchhaltung:
- Automatisierung: Nutzung von Buchhaltungssoftware zur Automatisierung von Routineaufgaben wie Rechnungsstellung, Mahnwesen und Bankabstimmungen.
- Cloud-Lösungen: Cloudbasierte Buchhaltungsprogramme ermöglichen ortsunabhängigen Zugriff und erleichtern die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.
- Regelmäßige Kontrollen: Durchführung regelmäßiger Kontrollen zur Vermeidung von Fehlern und zur Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen.
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Personalwesen (HR):
- Digitalisierung: Einsatz von HR-Software zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Gehaltsabrechnungen und Urlaubsanträgen.
- Klare Richtlinien: Erstellung klarer Richtlinien und Prozesse für Einstellung, Onboarding, Leistungsbeurteilung und Weiterbildung.
- Mitarbeiterentwicklung: Investition in die Mitarbeiterentwicklung, um Kompetenzen zu stärken und die Mitarbeiterbindung zu erhöhen.
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IT-Management:
- Sicherheitsmaßnahmen: Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz vor Cyberangriffen und Datenverlust.
- Cloud-Dienste: Nutzung von Cloud-Diensten für Datenspeicherung, E-Mail und Collaboration.
- Regelmäßige Wartung: Regelmäßige Wartung und Aktualisierung der Hard- und Software, um Ausfälle zu vermeiden.
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Dokumentenmanagement:
- Digitalisierung: Digitalisierung von Papierdokumenten und Speicherung in einem zentralen elektronischen Archiv.
- Workflow-Automatisierung: Automatisierung von Dokumentenworkflows wie Genehmigungsprozessen und Vertragsmanagement.
- Zugriffskontrolle: Implementierung von Zugriffskontrollen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf sensible Dokumente zugreifen können.
1. Verwaltung am Beispiel der Lohnsteuernachschau
Das sog. Jahressteuergesetz sieht seit 2013 eine Verschärfung des Prüfungsrechtes des Finanzamtes ausschließlich in Bezug auf mit der Lohnsteuer verbundene Unterlagen vor.
Im Gegensatz zu einer angemeldeten Betriebsprüfung können diese Unterlagen ohne vorherige Ankündigung geprüft werden. Hintergrund dafür sind die Erfahrungen der vergangenen Jahre und auch die Ausbreitung von Lohnuntergrenzen. Mit der unangemeldeten Prüfung soll die Verschleierung zu gering bezahlter Löhne vermieden werden. Obwohl keine Banküberweisungen rückwirkend getätigt werden können, hat sich der Gesetzgeber für diese Verschärfung entschieden. Ihr Unternehmen braucht dabei keine Strafen zu befürchten, wenn Sie sich gesetzeskonform verhalten. Dennoch steigen die Anforderungen an die sofortige Verfügbarkeit der Unterlagen. Deshalb sollten Sie die Erstellung der Lohnabrechnungen und deren Archivierung am besten voll elektronisch vornehmen. Also entweder eine Software beschaffen oder auf einen qualifizierten Dienstleister zurückgreifen. Also keine langen Reihen an DIN A4-Ordnern mehr, zumal die Belege nunmehr 10 Jahre lang aufgehoben werden müssen.
Welche Rechte hat das Finanzamt bei der Lohnsteuernachschau?
Das Finanzamt darf im Rahmen der Lohnsteuernachschau:
- Geschäftsräume betreten: Die Prüfer dürfen die Geschäftsräume des Arbeitgebers während der üblichen Geschäftszeiten betreten.
- Einsicht in Lohnunterlagen nehmen: Sie haben das Recht, Einsicht in alle lohnsteuerrelevanten Unterlagen zu nehmen, wie z.B. Lohnkonten, Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge und Personalakten.
- Auskünfte verlangen: Die Prüfer dürfen Auskünfte von Arbeitgeber und Arbeitnehmern verlangen, die im Zusammenhang mit der Lohnsteuer stehen.
Was darf das Finanzamt nicht bei der Lohnsteuernachschau?
- Betriebsprüfung durchführen: Die Lohnsteuernachschau ist keine vollwertige Betriebsprüfung. Es dürfen nur Unterlagen und Sachverhalte geprüft werden, die unmittelbar mit der Lohnsteuer zusammenhängen.
- Private Räume durchsuchen: Die Prüfer dürfen nicht ohne richterlichen Beschluss private Räume des Arbeitgebers oder der Arbeitnehmer durchsuchen.
- Erzwingungsmittel einsetzen: Die Prüfer dürfen keine Erzwingungsmittel einsetzen, um Auskünfte oder die Herausgabe von Unterlagen zu erzwingen.
2. Beispiel: Zahlungsmoral der Kunden stärken, Geldflüsse beschleunigen
Viele KMUs vernachlässigen auch das aktive Forderungsmanagement. Oftmals betrachten die Unternehmenslenker nur die Monatswerte oder Quartalsabschlüsse und merken gar nicht, wie ein immer größerer Teil des Kapitals in Forderungen an Kunden gebunden ist oder wie sich die durchschnittlichen Zahlungsziele der Kunden langsam nach hinten verschieben. Dies liegt meistens an zwei Ursachen: Einerseits sehen viele Kunden das Nichtzahlen von Rechnungen als eine kostenfreie Variante des Kredits an. Darüber hinaus sind die im Bürgerlichen Gesetzbuch angesprochenen Verzugszinsen wesentlich billiger als ein Ratenkredit. Deshalb sollte die Rechnungsstellung gut strukturiert ablaufen und – insbesondere wenn es mehrere Filialen gibt – sollte das Vorhandensein offener Saldi auch an die Filialen kommuniziert werden. Ein Zugriff beispielsweise auf in der Cloud gespeicherte Listen mit Kunden, die auf Barzahlung gesetzt wurden, ermöglicht das effektive Verkaufen in den Filialen auch zu Zeiten, zu denen die Unternehmenszentrale nicht besetzt ist.
Für Unternehmen, die sich direkt an Privatkunden wenden, kann sich eine Bonitätsprüfung der Kunden bei Verwendung einer der unsicheren Zahlungsarten Lastschrift oder Kauf auf Rechnung positiv in der Gewinn- und Verlustrechnung bemerkbar machen. Eine Online Verbindung ermöglicht die Entscheidung binnen Sekunden, ob der Kunde für den Rechnungsbetrag „gut“ wäre oder ob man doch lieber eine Anzahlung verlangen sollte.
Besonders bei Unterlagen, die einer langen Aufbewahrungspflicht unterliegen oder die in großer Zahl anfallen und für die Buchhaltung relevant sind, lohnt sich die Optimierung der Verfahren und Arbeitsabläufe. Damit kann die Verwaltung gründlich und nachhaltig entschlackt werden.
Effizientere Verwaltung: Konkrete Tipps zur Umsetzung
- Prozessanalyse: Durchführung einer detaillierten Analyse der bestehenden Verwaltungsprozesse zur Identifizierung von Schwachstellen und Verbesserungspotenzialen.
- Mitarbeitereinbindung: Einbeziehung der Mitarbeiter in den Optimierungsprozess, um von ihrem Wissen und ihren Erfahrungen zu profitieren.
- Schulungen: Durchführung von Schulungen für Mitarbeiter, um sie mit neuen Software-Tools und Prozessen vertraut zu machen.
- Outsourcing: Auslagerung bestimmter Verwaltungsaufgaben wie Buchhaltung oder Lohnabrechnung an externe Dienstleister, um Kosten zu senken und sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren.
Fazit: Investition in effiziente Verwaltung zahlt sich aus
Die Verbesserung der Verwaltung ist für KMU ein entscheidender Faktor für den Erfolg. Durch die Optimierung von Prozessen, die Automatisierung von Aufgaben und die Nutzung moderner Technologien können KMU ihre Effizienz steigern, Kosten senken und sich auf das Kerngeschäft konzentrieren. Eine Investition in eine effiziente Verwaltung ist eine Investition in die Zukunft des Unternehmens.
